Muudatuste juhtimine – majandustarkvara juurutusprojektid
Autor: Taavi Silm, BCS Itera projektijuht
ERP edukas juurutamine tähendab tegelikult suuremal või väiksemal määral organisatsiooni muutmist. Selles artiklis annan mõned näpunäited, millega peaks arvestama, et ERP juurutamine oleks ka päriselt edukas.
Kuigi majandustarkvara põhineb tehnoloogial, ei ole eduka tarkavarajuurutuse lõplik eesmärk mitte ainult uusima ja modernseima tarkvaraplatvormi kasutuselevõtt, vaid ka ajale jalgu jäänud tavade ning protsesside muutmine või täiendamine. Sellepärast on ülimalt oluline, et töötajaid kaasatakse nii varakult, kui vähegi võimalik.
Majandustarkvara vahetus on üks suurimaid igapäevatöö muudatusi, mida ettevõtte töötajad kogevad. Tihti on suurimaks probleemiks muudatustega kaasnev hirm, mis võib viia tugeva vastuseisu või isegi vastutöötamiseni. Sellisel juhul ei ole tegemist mitte inimeste sobimatuse või pahatahtlikkusega, vaid täiesti tavalise käitumisega. Olukorda selgitab natuke lihtsustatud kujul Kübler-Rossi muudatuste kõver. See kirjeldab üldiselt muudatustele reageerimise ahelat, mis kehtib üldjuhul ükskõik millise muudatuse puhul.
Kuidas sellisel juhul käituda?
- Selgita muudatuste kasulikkust, maanda hirmud. Tihtipeale kaasneb esimesele teatele muudatusest šokk ning kaitsesse tõmbumine. Tavaliselt ei võeta eriti hästi vastu infot, et tööle tuleb hakata teistmoodi. See võib omakorda kaasa tuua ebaoluliste protsesside nõudmise uues ERP tarkvaras. Selle etapi parimaks ületamiseks on vaja aidata võtmetöötajatel aru saada, miks on muudatusi vaja ning millist kasu nad sellest saavad. Kõige parem on selles etapis ära kuulata mured ning juurutuspartneri abil leida neile lahendused või vastused. Kindlasti peaks võtmetöötajaid muudatustest teavitama üks ühele vestlusel, et väljendada nende olulisust.
- Selgita ja vasta küsimustele. Teine etapp, mis on kõveral võrreldav eitusega, tekib seoses juurutusega kaasnevate muudatuste ebamäärasusega. See etapp on juurutusprojektis kõige otsustavam. Sõltuvalt ettevõtte suurusest ning töötajatest, võib selle etapi tähelepanuta jätmine lõppeda inimeste lahkumise või projekti läbikukkumisega vastutöötamise tõttu. Ainus, mis seda vältida aitab, on
valmisolek kõigiks vastuväideteks ja süüdistusteks, mida on võimalik või võimatu ette näha. Vastuseta küsimused võivad kiirelt viia kogu projekti läbikukkumiseni. Selles etapis on väga oluline, et juurutatav tarkvara oleks loogiline ning partner usaldusväärne. - Planeeri lisaaega. Piisava selgituse ja ettevalmistusaja järel hakkavad inimesed mõtlema, kuidas paratamatut edasi lükata või muuta nii, et sellest suuremal määral kasu saada. See on juurutamisel esimene periood, millel on positiivne tulem projekti eesmärgile. Kuigi võibolla veel osaliselt vastumeelselt, on inimesed juba muudatusteks valmis ning sellesse etappi on õige planeerida analüüsi töötoad ning esmased koolitused. Seejuures on kõige olulisem, et võtmekasutajatel oleks teiste tööde kõrvalt planeeritud piisavalt aega, et sisuliselt panustada. Ülioluline on kõik ideed ära kuulata ja üles märkida, et edaspidi mitte tagasi langeda eelnevatesse etappidesse.
- Panusta koolitustele. Kuigi peale esimest produktiivset etappi võib projekti juhtkond leida põhjuse ennast esimese mõõna ületamise eest õnnitleda, ei ole tegelikult asjad veel kaugeltki hästi. Töötajad on küll eesootavaga leppinud, kuid on teadvustanud väga hästi sedagi, et peavad hakkama õppima. Koolitustele pööratakse juurutusprojektis tihti väga vähe tähelepanu. Tegelikult on koolitus kõige
olulisem etapp – kui selle pealt liigselt kokku hoida, tekib oht, et lahendust hakatakse valesti kasutama, mis omakorda võib kaasa tuua suuremate probleemide kaskaadi. - Selgita veel kord. Kui inimesed on juurutuse käigus saanud vastused kõigile küsimustele ning oskavad süsteemi kasutada, toimub leppimine. Selles etapis näevad võtmekasutajad lõpuks seda, mida on neile varem selgitatud. Ning kui selles etapis veel kord rõhutada kõiki põhjusi, milleks muudatusi oli vaja, on väga võimalik, et öeldakse välja ka need mõtted töö parandamiseks, millest eelmistes etappides igaks juhuks vaikiti.
Kindlasti ei tasu juhil juurutusprojekti edenedes etappidega kaasnevaid märke eirata. Kõik ülaltoodud käitumise kirjeldused on inimeste normaalne reaktsioon. Ning kuigi hea toode aitab võimalikke riske maandada, siis hea ja kogenud juurutuspartner on kindlasti abiks nende etappide läbimisel.