Kuidas teha nii, et rahvusvahelise äri juhtimine oleks sama lihtne kui ühe ettevõtte juhtimine?

Allikas: Äri-IT Kevad 2024

Autor: Maarika Helstin, BCS Itera Oy tegevjuht

Rahvusvaheliste ERP-projektide väljakutsed.

Grupiettevõtetel on tavaliselt esindused üle maailma laiali ja sellist äri on keerulisem efektiivselt juhtida. Selleks, et tervikust kiire ülevaade saada ja informeeritud otsuseid teha, on vajalik protsesside ja andmete ühtlustamine. Suureks abiks on siin majandustarkvara (ERP), mida saab kasutada kõikides riikides korraga.

Millest alustada – rahvusvaheline ja samas kohalik

Lühike vastus on see, et tuleb leida majandustarkvara, mis on saadaval riikides, kus tegutsetakse, ja mis on kohandatud iga riigi seadusest tulenevate eripäradega. Näiteks on laia keelevalikuga Business Central saadaval 155 riigis, samuti leiab tarkvara juurutuspartnereid kogu maailmast. Lahendus ise koosneb baasfunktsionaalsustest ja lisaks riikide kohalikest funktsioonidest, nagu näiteks käibemaksu arvestamise reeglid, tarneahela lahendused (nt Telema), integratsioon riigiga jne.

Teiseks tuleb valida juurutuspartner, kellel on oma rahvusvaheliste koostööpartnerite võrgustik ja kogemusi selliste projektide juhtimisega. Hästi toimib see variant, kui üks ettevõte on n-ö peatöövõtja, kes koordineerib koostööd alltöövõtjatega teistest riikidest.

Protsesside ja andmete ühtlustamine ning erisused riigiti

Lisaks tavapärastele tarkvara funktsionaalsustele teeb peaaegu iga ettevõte ja kontsern tarkvarale kohandusi, mis tulenevad protsessidest. Eesmärgiks on see, et protsess oleks maksimaalselt ühtne grupi ettevõtetes. Kohandus on kasutatav kõikide riikide tütarfirmades, täiendusi ei hakata siis tegema igas riigis ühekaupa.

Protsessid võivad siiski erineda ja tihti on nii, et ettevõttel on ühes või teises riigis mõnevõrra erinev roll, näiteks ühes on ladu, teises tootmine jne. Ka e-arvete formaadid võivad erineda ja see nõuab lokaalset lähenemist. Eestis ja Põhjamaades on e-arved tavapärased ja selles suhtes oleme Euroopa liidrid. Läti ja Leedu teevad samuti samme e-arvete kasutuselevõtmise poole, kuid seadusemuudatused ja tehnoloogia arendamine võtavad veel aega. Suur osa muust Euroopast kasutab aga pigem lahendust, kus paber- või PDF-formaadis arve skaneeritakse ja andmed digitaliseeritakse. Elektroonsete arvete eesmärk on aga see, et väljastatud dokument oleks kohe digitaalsel kujul ja jõuaks sellisena ka sihtkohta. Õnneks on suund võetud ELi ühtse standardi PEPPOLi suunas, aga see ei ole veel nii laialt kasutatav, et märkimisväärset kasu tooks.

Turvalisus, kasutajate haldamine ja aruandlus

Kui kõik grupi ettevõtted kasutavad sama programmi, siis võiks nad koondada ühte andmebaasi. Nii oleks programmi ja selle uuendusi efektiivsem hallata. Samuti on kasutajate haldamine tunduvalt lihtsam, kui saab määrata, milline kasutaja mis ettevõtte andmetele ligi pääseb. Kontserni juhid peaksid aga nägema kõikide ettevõtete andmeid. Unustada ei tohiks ka kontserni aruandlust, mis on ühtlustatud protsesside ja ühtse andmebaasiga kindlasti lihtsam.

Juurutuse elluviimine

Lihtsuse mõttes on soovitatav esialgu alustada ERP juurutamisega ühes ettevõttes ja teha hiljem n-ö roll-out teistesse riikidesse. Üllatuste vältimiseks tuleks kõigepealt alustada riikide erivajaduste kaardistamise ja analüüsiga.

Terviku eest vastutajad

Lisaks tehnoloogilistele küsimustele on vaja pöörata tähelepanu projekti organisatoorsetele nüanssidele. Kogu projekt peaks olema keskselt hallatav, mis tähendab, et nii tellija kui ka teostaja poolel on peavastutaja-kasutaja, kes koordineerib koostööd ja kellel on ülevaade kogu grupi lahendusest. Ideaalis peaks olema igas riigis üks peavastutaja-kasutaja, aga nagu öeldud, üks isik vastutab siiski kogu terviku eest.

Protsesside ja andmete ühtlustamine

Eesmärk on lihtsustada kogu grupi juhtimist ja saada operatiivselt ülevaadet finantstulemusest. Selleks on vaja konsolideeritud aruandlust nii firmasiseseks kasutamiseks kui ka riigiaruandlusest tulenevate nõuete täitmiseks. Näiteks Power BI lahendus pakub nii graafilist ülevaadet kui ka tabelite formaadis aruandlust, mille kaudu on lihtne kaevuda andmetes detailsemale tasandile. Eeldus on siiski see, et teatud andmed oleksid kõikides riikides ühtlustatud, näiteks on soovitatav kasutada ühesugust kontoplaani kõikides grupi ettevõtetes. Juhul kui ettevõtete kontoplaanis on erinevusi, saab kontod linkida või liigitada grupi kontoplaani alusel. Samuti tuleks aruandluse kulu- ja tulukohtade liigitus hoida võimalikult sarnasena, näiteks kauba- ja kliendigruppide ja grupi ettevõtete liigitamise ühtlustamise kaudu.

Kultuurilised iseärasused

Oluline nüanss rahvusvaheliste projektide juhtimisel on käitumistavade tundmine ja nendega arvestamine. Mis mõnes riigis on tavapärane käitumine, võib teises olla ebaviisakas ja tekitada nii mittemõistmist. Lihtne näide: kui pikk võiks olla small-talk? Eestlane on üsna konkreetne ja asub põhiteema juurde kiiresti, et mitte aega raisata. Mõne teise kultuuri esindajale võib see tunduda ebaviisaka ja üleolevana. Samuti on otsuste tegemise kiirus ja detailsus erinev, seega on hea kohe projekti alguses otsustusprotsess, detailsus ja otsustajad kokku leppida.

Keeleoskus

Projekti keeleks valitakse reeglina inglise keel, kuna see on laialt levinud ja seda oskavad nii juhid kui ka tähtsamad otsustajad. Siiski tuleb arvestada, et kõik töötajad ei valda inglise keelt ja vajavad juhendamist kohalikus keeles. Siin tulevad appi jälle kohalikud juurutuspartnerid, kes kaasatakse projekti ning kes suudavad pakkuda koolitust ja tuge kohalikus keeles. Lisaks aitavad nad kohalikust seadusest tulenevatele nõuetega.

Olenevalt grupi suurusest võib selline projekt kesta üks-kaks aastat. Pärast põhjalikku eeltööd on ERP juurutamine lihtsam ja tulemus pingutust väärt. Soovitatav on valida koostööpartner, kellel on kogemus rahvusvahelistes projektides ja kes suudab nüanssidele tähelepanu pöörata. Lõpuks peaks kogu grupp toimima nagu üks ettevõte.

Mõned tähtsamad küsimused, millega rahvusvahelistes juurutusprojektides tuleks arvestada:

1. Kas tegemist on tarkvaraga, mis on saadaval kõikides riikides?
2. Kas tarkvara vastab iga riigi seadusandlusest tulenevatele nõuetele?
3. Kas on olemas juurutuspartner, kes suudab projekti üle riikide ühtselt hallata? Kas tal on kohalikke koostööpartnereid?
4. Millised on kohalikud eripärad (nt e-arvete formaadid)?
5. Millised on turvalisuse nõuded?
6. Kas on võimalik koondada kõik ettevõtted ühtsesse andmebaasi?
7. Kes on lahenduse ja projekti peavastutajad?
8. Millises ulatuses on võimalik protsesse grupis ühtlustada?
9. Millised on nõuded andmetele, et saada tulevikus konsolideeritud aruandlust?
10. Kuidas lihtsustada grupisisese dokumentatsiooni ja informatsiooni liikumist?
11. Millised on keelelised nõuded projekti ja ERP puhul?

Dynamics 365 Business Centrali eelised rahvusvaheliste ettevõtete juhtimisel:

1. Saadavus 155 riigis ja lai keelte valik programmis.
2. Lokaliseerimine ehk tarkvara kohandamine kohalike seaduste ja tavadega.
3. Integratsioonid teiste laialt kasutatavate Microsofti programmidega, näiteks Dynamics 365 Salesi, Power BI, Exceli, Teamsi ja Outlookiga.
4. Ülemaailmne juurutuspartnerite võrgustik ja kohalik tugi.
5. Konsolideerimise lahendus.
6. Andmete ühtlustamise võimalus.
7. Grupi ettevõtete vahelise dokumentatsiooni saatmise ja vastuvõtmise lahendus.
8. Võimalus lisada ettevõtted samasse andmebaasi.
9. Saab lihtsalt ja kiiresti ettevõtete vahel liikuda ehk vahetada kuvatavat ettevõtet, kui kasutaja õigused seda lubavad.
10. Turvalisus ja kasutajate õiguste keskne juhtimine terves grupis.
11. Erilahenduste ehk arenduste rakendamine samaaegselt kõikides ettevõtetes.