13 viisi, kuidas veebipõhine majandustarkvara Microsoft Dynamics 365 Business Central teeb elu lihtsaks

Autor: BCS Itera konsultant Virko Prits

Aastal 2018 tegi Microsoft teatavaks, et MS Dynamics NAVi majandustarkvara uueks nimeks saab Dynamics 365 Business Central (365BC) ja kogu arendustegevus suuna­takse eelkõige veebipõhiste ehk pilvelahenduste peale.

Business Centrali veebipõhine kasutus ei ole tegelikult midagi uut, aga seni on see olnud pigem osalise funktsionaalsusega lisavõimalus. Praegusel internetiajastul on Microsoft otsustanud, et on aeg ka 365BC puhul kannapööre teha ja seega on võetud põhiliseks arengusuunaks pilve­ ja veebibrauseripõhiste lahenduste täiustamine. 365bC pilvelahenduse kasutaja vajab vaid tavalist veebibrauserit. Enam pole vaja installida ei 365bC serverit ega klienttarkvara. Senine osalise funktsionaalsusega lisa­võimalus on muutunud hoopis täisfunktsionaalseks töökeskkonnaks.

Majandustarkvara eesmärgid

Enne kui 365BC pilvelahenduse plus­se lähemalt uurida, tuletame meelde, millised on majandustarkvara ehk ERPi (enterprise resource planning) üldised eesmärgid. Mistahes ERP­ lahendus peab täitma järgmised eesmärgid.

1. Ettevõtte ressursside planeeri­mise tarkvara (ERP) põhieesmärk on integreerida kõik osakonnad ja funktsioonid ühtsesse süsteemi, kasutades selleks ühte andmebaasi, nii et tekiks ainult üks ja õige andmekogum. Näiteks kui müügiesindaja ei saa ostu­tehingu kohta terviklikku teavet (sh kliendi krediidiajalugu, varude tase, tarnetähtajad jne), võib juh­tuda, et ta ei jõua kliendile sobiva tähtaja jooksul tehingut kinnita­da. Teisalt, kui ta nõustub telli­muse kinnitamisega ilma vajaliku taustakontrollita, on oht, et telli­must ei ole võimalik täita lubatud kujul ning ettevõte võib kliendist ilma jääda.

2. ERP väliselt sisestatud teave ei ole sageli reaalajas kättesaadav. See tähendab, et andmete üle­kanne toimub ainult teatud aja­vahemiku järel (tund, päev, nädal või kuu). ERP­süsteemi eeliseks on see, et niipea kui andmed süsteemi sisestatakse, muutuvad need kohe kättesaadavaks.

3. ERP­süsteemid on konfigureeri­tud vastavalt ettevõtte äriprotsessile. Kuigi sama tööstusharu ettevõtteil on mitmeid samalaad­seid äriprotsesse, on ERP­süs­teemid konfigureeritud võimali­kult täpselt, et vastata konkreetse ettevõtte vajadustele.

4. Rolli- ja volitusepõhine ligipääs andmetele. Kuigi teave ERP­ süsteemis on kergesti kätte­saadav, määrab tegeliku juurde­pääsu konkreetne tööülesanne. Sageli on vaja võimaldada and­metele ajutist ligipääsu, näiteks puhkuseprioodil.

Kuna Microsoft on otsustanud ERP­ lahen­dustega veebi liikuda, vaatame, mis kasu võiks lõppkasutajal olla 365BC pilvelahen­duste kasutuselevõtmisest.

1. Arvutisse pole vaja midagi BC-põhist enam eraldi installida, piisab tavalisest veebibrauserist. Lõppkasutajad vaba­nevad sellega paljudest tehnilistest mu­redest programmi seadistamisel.

2. Veebipõhisel kasutamisel ei ole vahet, kas kasutajal on Windowsi, Maci või Linuxi arvuti.

3. 365BC pilvelahendusel on väga mugav otsing korraga üle kõikide väljade. Tavaversioonis oli otsing tabelitest või­malik ainult ühe välja piires. lisaks saab veebibrauseritega teha tekstiotsinguid lehel kuvatud tekstides nagu tavalise veebilehe otsingu puhulgi.

4. Pilvelahendust uuendatakse jooksvalt. Microsoft hoolitseb pilvelahendu­se ühilduvuse eest pidevas muutumises olevate arvutite ja nutiseadmetega. 365BC pilvelahendust kasutades ei pea lõppkasutaja muretsema selle pärast, kas tema tarkvara ikka toetab viimaseid uuendusi.

5. Ei ole vaja palgata Windowsi ja SQL-serveri IT-spetsialiste, kes oska­vad eri teenuste ja serveritega arvuti­võrke ehitada ning hallata.

6. Kõik 365BC pilvelahenduse kasutamisega seotud kulud on selgelt näha ja need on kuutasupõhised. Tavalahendu­se korral ei ole kohe näha, kui suure osa IT otse­ või personalikuludest moodustab lahenduse kasutamisega seotud kulud, sest need jagunevad ka teiste IT ­lahenduste haldamise peale. Sageli on ka arvutivõrkude tugimeeskond ööpäeva­ringses valmiduses reageerida tõrgetele.

7. Mobiiltelefonide ajastul on lõpp kasutajale väga mugavaks tehtud uute programmide (ehk äppide) lisamine. 365BC pilvelahenduses on samuti selline võimalus. Tuleb ainult veebist leida sobiv ja paari nupuvajutusega on see lisatud 365BC­le.

8. Äppide kasutuselevõtmine on omakorda tekitanud nende tootjates rohkem huvi oma tootevalikut laiendada ja täiendada. Nõudluse kasvu tõttu lisandub iga päev uusi tasuta ja tasulisi äppe 365BC jaoks, mida kasutajad saa­vad ise proovida (https://appsource.microsoft.com/et/ ).

9. Paljud kasutajad on sobitanud BC­d erilahenduste abil täpsemalt oma spet­siifiliste äriprotsessidega. Ühest kül­jest vastab seega tervik kasutaja vaja­dustele paremini, aga teisalt, tehnilise poole pealt teeb see BC servertarkvara versiooni vahetused väga töö mahukaks ja kulukaks. 365BC pilvelahenduse versioonivahetused aga toimuvad lisa programmide uuesti peale laadimise teel, mistõttu ei ole enam vaja kogu erilahenduse koodi ümber kirjuta­da. Mainitud pilvelahenduse uuendamise teeb Microsoft ise tasuta ja kohandatud eri lahenduste sobivuse teeb selgeks arenduspartner uuenduste info alusel.

10. Kodukontoris töötamiseks pole vaja eraldi VPN-i (virtuaalset privaatvõrku) ja turvaspetsialisti, kes ligipääsu haldamisega tegeleks. 365BC pilve lahendus võimaldab ligipääsu tsentraalselt seadistada nii pilve­põhistele veebiteenustele kui ka tava­listele tarkvaradele, mida nimetatakse hübriid autentimiseks. Kasutajatel pole vaja pidevalt eri tarkvaradesse sisse lo­gida ja süsteemi administraatorid ei pea enam keerukaid skeeme leiutama, taga­maks kasutajapõhist ligipääsu ühe või teise tootja tarkvarale.

11. 365BC pilvelahendus kuulub Office365 perekonda, olemas on tasuta ühilduvus Exceli ja Wordiga. Väga positiivset vastukaja on leidnud 365bC veebipõhistele kasutajatele lisatud või­malus andmeid redigeerida otse Excelis. Siin ei kopeerita andmeid mitte Excelis­se ja tagasi copy-paste ­meetodil, vaid kasutajatele on lisatud nupp „redigeeri excelis“. Täpselt nii lihtne see ongi.

12. Integratsioon Outlookiga on täiesti uuel tasemel valmis kujul olemas. Ka­sutajal endal on võimalik sisse lülitada kontaktide sünkroonimise funktsioon. Kontaktide andmeid uuendatakse nii Outlookis kui 365BC­s vastavalt tehtud valikutele.

13. 365BC pilvelahenduses saab kasutada globaalseid masinõppe ja tehisintellekti funktsionaalsusi. Iga uus asi tahab harjumist, aga muudatu­sed arenevas keskkonnas on möödapääs­matud. vastutasuks uute lahenduste õp­pimisele kulutatud energia eest pakub BC mitmeid plusse, mis tasuvad ennast kind­lasti ära.