Integratsioonid kaubanduses: kuidas panna infojõgi kiiremini voolama? ERP lahendusest Amazonini.
Autor: Kätlin Piiskop; BCS Itera ärijuht
Efektiivne koostöö oma partnerite ja klientidega on kaubandusettevõtte edus võtmetähtsusega ning liigne ajakulu tähendab alati kaotatud raha. Sellepärast on oluline mitte piirata end vaid ühe majandustarkvara (ERP) võimalustega, vaid panna kogu vajalik info liikuma erinevate tarkvarade vahel.
1. Partnersüsteem
Topelttööd pole vaja teha! Ühekordsest andmesisestusest võidavad kõik osapooled – andmed liiguvad tehnoloogiavõimalusi ära kasutades operatiivsemalt ning tekkivate vigade arv on minimeeritud. Inimese töö ei suuda iial võistelda erinevate integratsioonide pakutava kiiruse ja kvaliteediga. Näiteks ettevõttel ei pea alati olema oma ladu, kui ta ostab teenust partnerilt. Klientidele peegeldatakse tarnija laoseise ja juba müügi vormistamise hetkel ühes ettevõttes vajab teise ettevõtte ladu vastavat infot tellimuse komplekteerimiseks. Samuti vajab transpordi korraldaja täpset ülevaadet, et otsustada, milline auto tuleb välja saata (nt kui suur ja külmikuga või mitte). Ahela lõpus on klient, kes tahab saada tagasisidet, milline on tellimuse staatus, kas see on juba teele pandud.
Kirjeldatud protsessis on mitmeid lõike, kus info võib seisma jääda, kui see sõltub inimeste poolt andmete edastamisest ja vastuvõtmisest. Kõike eelnevat on aga võimalik erinevate integratsioonidega automatiseerida. Kiire ühendus mõne müügikanaliga – nt Amazoni ja e-bay`ga – pakub kaupmehele lisamüügi võimalust. Amazoniga käib kaasas küllalt keerukas kulu-, hinnastamise, tarne- ja boonuste süsteem, mille puhul automatiseeritud liides annab äärmiselt suure eelise. Kui kaupu on väga palju, siis integratsioonid võimaldavad infot kiirelt edastada vastavasse müügikanalisse ning saada sealt infot ka tagasi kuni müügitehingu lõpuni. Üheks näiteks on veel ühtne hinnastuspoliitika. Seda juhul, kui on vaja edastada kõik minimaalsed hinnad, millest allapoole jääb tehing katki, kuid mis annab müügikanalile vabad käed, et ise arvestada tootegrupipõhiseid allahindlusi ja kampaaniaid. Samuti saab tehingute info alusel genereerida kõikvõimalikke vahendustasusid jne. Võimalused on piiramatud.inkassoliidese puhul jälgib süsteem ise maksmata arvete seisu ning saadab info õigel ajal inkassofirmale tegelemiseks. Seega tegeleb võlgnevustega sellele spetsialiseerunud ettevõte ja see ei ole töötaja lisakohustus (raamatupidaja ei pea Excelis arvestust pidama või müügi inimesed klientidele 10 korda helistama).
Ja on veel üks väga suurt efekti andev liidestus, millest ettevõtted palju võidavad – tootehalduskeskkonna (PIM = Product infomation management) integratsioon ERP-iga. See on ettevõtte enda loodud keskkond, kuhu hankijad ise sisestavad tooteinfot ning ühe „nupu-vajutusega“ toimub uute kaubakaartide loomine ja olemas olevate uuendamine. Ühe BCS itera kliendi juures sooritati selline import 60 000 kaubakaardile kahe minutiga.
2. Lahenduste koostöö
Selel tagamine hoiab kliendisuhteid! Vähemalt sama ärikriitilised on ka hästi läbi mõeldud liidestused kliendile suunatud lahenduste ja rakendustega. Kõikvõimalikud kliendiportaalid ja iseteenindus-keskkonnad on reeglina ERP välised keskkonnad, mille haldamine ei tohiks tekitada topelttööd või halvimal juhul kuvada ERP-ist erinevat infot. Kaasajal kasutatakse juba palju erinevaid mobiilseid lahendusi (äpid) – operatiivne info on eelduseks, et kliendid seda üldse kasutama hakkaks. Veebipoe ja ERP vaheline liides tagab sellise kahesuunalise andmete liikluse, et kaupade info oleks identne mõlemas kohas ning isegi hinnakujunduse ja kampaaniate juhtimisel ei pea keegi tegema rumalat tööd, hoidmaks kahte süsteemi identsetena. Klient peab juba tellimust tehes saama tagasisidet, nägema ka maksete vastuvõttu ning tema ootus on hiljemalt järgmisel päeval kaup kätte saada. Lahendus peab seda kõike toetama ja see süsteem püsib elus vaid siis, kui kiire infovahetusega ei ole probleeme. Ärikliendi puhul peab lahendus kindlasti võimaldama arvega müüki, mis eeldab krediidikontrolli online päringuid. Samuti on oluline kauba tarnekiirus – selleks tuleb tagada adekvaatne info kulleritele ja veokorraldajatele, info ei saa jääda seisma. Kokkuvõtteks võib öelda, et andmetest ei ole väga suurt kasu, kui need ei liigu ühest süsteemist teise või jäävad mõnda protsessilõiku seisma. Inimeste tehtud topeltsisestused tekitavad alati palju vigu ning ajakadu on liiga suur, et kaupmees seda tänapäeva ärikeskkonnas lubada saaks. Erinevate lahenduste integreerimise võimalused on piiramatud ning me alati soovitame kaaluda automatiseerimist, et vältida inimeste käsitsitööd. Tööprotsesside audit võimaldab kaardistada, millised on protsesside ajakulukamad lõigud ning millised on automatiseerimise võimalused ja nendest saadavad võidud. Seda saab teha iga ettevõte iseseisvalt või kogemustega partnerit kaasates.
Edu integreerimisel!
Tööprotsesside audit võimaldab kaardistada, millised on protsesside ajakulukamad lõigud ning millised on automatiseerimise võimalused ja nendest saadavad võidud.