Miks Dynamics NAV on parim hulgi- ja laoettevõttele? Laopidamise erinevad viisid

Autor: Leho Hermann; BCS Itera müügijuht

On loomulik võtta iseenesestmõistetavana, et kui ettevõttes tegeletakse kaupadega, siis tähendab see seda, et kuidagi on nende haldamine mingis tarkvaras ka ära korraldatud. Ehk müüja teab, mida ta müüa saab; ostja teab, mida ostma peab ning laomees teab, millist kaupa lattu võtta ja millist välja anda.

Tegelikkuses võib selle iseenesestmõistetavuse taga olla väga keerulisi süsteeme, mille keerukusaste oleneb eelkõige sellest, mis tüüpi ettevõtlusega on tegemist ning kui palju soovitakse kaupu süsteemselt jälgida või laoga seotud tegevusi digitaliseerida ning automatiseerida.

Järgnevalt tutvustame mõningaid Dynamics NAVi võimalusi, kuidas on võimalik ladu pidada. NAV eristab inglise keeles kahte mõistet – inventory ja warehouse management. Eesti keeles tähendavad mõlemad „ladu“, aga reaalselt peituvad nende mõistete taga erinevad funktsionaalsed võimalused – lihtne laoarvestus, kus kaubad on arvele võetud vs detailsem laoarvestus, millega kaasnevad laos riiulitesüsteemid, erinevad tsoonid, laoinimeste tegevused (ladustamised, noppimised, komplekteerimised, markeerimised).

Tihti hakatakse laotarkvara poole vaatama siis, kui laos on segadus ja sellest soovitakse vabaneda. Kindel soovitus enne ükskõik millise tarkvara juurutuse algust laos – kindlusta, et ladu oleks organiseeritud, töötaks võimalikult efektiivselt ning oleks täpne. Laotarkvara juurutamine nõuab seda niikuinii ja ilma korrastamiseta ei ole ka uus IT-lahendus mingi võluvits, miks kõik korda teeks. Pigem annab see soovitusi, kuidas midagi kõik paremini korda teha.

Järgnevad tasemed on ära toodud liikudes lihtsamast keerukamate poole.

Tase 1 – protsessi katavad ära ostu- ja müügidokumendid viisil, kus kaup võetakse lattu arvele ning laost välja läheb müügidokumendiga. Tarkvara mõttes puudub meil ülevaade, kus lao nurgas see kaup asub. Ehk lattu tulles pannakse see kuhugi vabale pinnale maha ning kui tehakse müük, siis minnakse lattu, otsitakse see sealt üles ja antakse kliendile üle.

Küll on NAVis võimalik defineerida erinevaid virtuaalseid ladusid, mis võivad kaupade ülesleidmist suurema laopinna pealt lihtsustada. Näiteks defineerida suurem laoala – „ukse juures“, „taga otsas“, „õues“ vms.

Seda varianti on mõttekas kasutada siis, kui kaupu pole palju, laopind on väike või siis kaubad on kubatuurilt nii suured, et nende ülesleidmine pole probleem.

Tase 2 – lisab kõige lihtsamale variandile NAVi mõistes aluse aadressi ehk füüsilise asukoha laos. See tähendab seda, et NAV nõuab ostutellimusega lattu võtmisel kauba asukoha märkimist. Samamoodi kauba müümisel on vaja märkida, et millisest asukohast või aadressilt kaup võetud on.

See annab Tase 1-ga võrreldes selle eelise, et kui tegu on nt. suurema laopinnaga ning kaubad on väikesed, siis saab nad lihtsamini ja kiiremini üles leitud, kui on teada ka kindel asukoht ehk laotöö on kiirem.

Tase 3 – võrreldes eelmise tasemega lisandub laotöösse 2 uut dokumenti – ostutellimusest moodustatakse laomehe jaoks varude ehk kaupade ladustamisleht, mille alusel hakkab laotöötaja oma tegevusi tegema. Sarnane loogika kehtib ka müügiprotsessi kohta, kus müügitellimusest luuakse varude noppeleht ning selle alusel minnakse laost kaupa tooma.

Oluline on märkida, et laotöötajale saab ladustamis- või noppelehed genereerida ainult tellimusepõhiselt ehk kui näiteks sama kaupa on mitmel müügitellimusel, siis seda nopet ei saa kokku panna, vaid tuleb teha 2 käiku lattu.

Tase 3 sobib eelkõige pigem väiksema või keskmise laoga ettevõtetele, kellel on eraldi laoinimene palgal ning kaubakäive on piisavalt suur, et on vaja ette anda ladustamise ja noppimise töökäske.

Antud protsessiskeemi ja ka järgnevate puhul võib olla mõttekas hakata mõtlema paberivaba lao lahenduse peale e et laotöötaja ei peaks töökäskusid saama paberkujul, vaid et need jõuaksid ostu- või müügijuhi käest otse pihuarvutisse või nutiseadmesse. NAVil on olemas eraldi äppid nii nutitelefonide kui ka tahvelarvutite jaoks ja ilma midagi ekstra tegemata on need võimalik laos kasutusele võtta.

Alates Tase 4-st on vajalik NAVi litsentside mõistes keerukam laohalduse moodul, mis NAVi puhul sisaldub Extended e laiendatud paketis ja Business Centrali puhul Essential e baaspaketis.

Antud juhul lisab see juurde ühe olulise võimaluse suurematele ettevõtetele – kui on vaja korraga vastu võtta või välja saata palju tellimusi. Kui Tase 3 puhul loodi ladustamise või noppeleht vastu konkreetset ostu- või müügidokumenti, siis Tase 4 puhul veel ei luua ladustamisdokumente, vaid lihtsalt koondatakse vajalik info mitmete ostu- ja müügidokumentide pealt võimaldamaks kiiret kaupade arvele võtmist või äramüümist. Lao aadresse sellisel juhul kaupadele ei omistata. Selleks on järgmine – viies tase.

Võrdlusena Tase 1 puhul tuleb enamasti ühe autoga üks minule mõeldud tellimus, aga Tase 4 puhul võib ühe autoga tulla mulle nt. 20 tellimust. Sel juhul Siis ütlen NAVile, et võta need 20 tellimust ja võta nad lattu vastu. Kuhu aadressile panen, pole antud skeemi puhul oluline. Või kui tehakse pikki ostutellimusi ja tarnija tarnib meile korraga mitme ostutellimuse kaupa.

Kuna aga kaupade aadressid pole olulised, siis sellist skeemi kasutatakse suure käibega ja väiksema kaubanomenklatuuri puhul.

Nagu eelnevalt mainitud, siis Tase 5 lisab eelnevale juurde ka kaupade asukoha-aadressid. Kui tuleb ka ühe autoga mitu ostutellimust, siis need on võimalik kõik paari nupuvajutusega vastu võtta ning suunata kindlatele aadressidele ladustamisele.

Tase 6 võib nimetada kesklao võimekusega laohalduseks, kuhu on vajadusel kaasatud kõik eelneva keerukusastmega tasemed ning neile lisaks veel täiendavad võimalused. Kindlasti kasutavad seda lähenemist suured hulgimüüjad, logistikafirmad ning tootmisettevõtted.

Ladu või laod on jaotatud erinevateks tsoonideks, mille piires on kindlad reeglid, et mida kaubaga antud tsoonis teha võib ja mitte. Nt. vastuvõtutsoonis olevaid kaupu saab edasi viia ainult ladustamistsooni või et aktiivtsoonis on võimalik kaupu ka komplekteerida.