Chat

Uudisvoog:

Tagasi

Juhtide roll äritarkvara juurutamisel ehk millist maja me ehitame?

Autor: Marek Maido; BCS Itera turundusjuht

Kes ehitab maja ja kes on omanik?

Hiljuti antud teemal ettekannet tehes tõin suurettevõtte juhtidele võrdluse, et äritarkvara (ERP) juurutamine on paljuski nagu maja ehitamine. Mõtet edasi arendades esitasin kaks küsimust. Esiteks, kes ehitab maja – kas arhitekt, ehitaja või keegi kolmas? Vastus on ilmselge – omanik ehk tellija? Teine küsimus on veidi keerulisem, kes on omanik? Ma julgen väita, et omanik, mis tahes projektis on see kes ühelt poolt tellib aga veel olulisem, see kes võtab tehtu vastu ja heaks kiidab. Mis tahes projektis on kõige hullem olukord, kus üks tellib ja teine võtab vastu, kuna reeglina on nende kahe vahel terve „kosmos“.

Kahjuks juhtub sageli, et ERP juurutuse puhul surutakse tellija rolli IT juht, aga vastu võtab lahenduse ettevõtte tegevjuht, kes päeva lõpuks imestab, et kuidas me „siia“ jõudsime. Sellest tulenevalt on ülimalt oluline mõista, et ERP projekti juures on alati tellijaks ning omanikuks ettevõtte juht-juhid ja seega nende rolli kogu projekti juures on raske ülehinnata.

 

IT- või ettevõtte suurim juhtimisprojekt?

Nuta või naera aga jätkuvalt on palju juhte, kelle jaoks on ähmane, mis asi see majandustarkvara on? Räägitakse raamatupidamise- ja kassatarkvarast või midagi kolmandat. Selguse mõttes kordan üle, et majandustarkvara on kõiki ettevõtte protsesse, valdkondi, osakondasid kattev ja siduv äritarkvara, mis võimaldab maksimaalselt automatiseerida protsesse, muutes need kiiremaks, efektiivsemaks, vähendab tegevustele tehtavaid kulutusi ning ressursikasutust, muutes need kasumlikumaks ning kiiremaks.

Mis veel enam, majandustarkvaraga juhime me ettevõtte protsesse, töötajaid, tooteid, teenuseid, tarnijaid, partnereid jne. Kokkuvõttes võib väita, et me räägime ettevõtte juhtimislahendusest. Seega on ERP juhtimise instrument ja projekt puhtalt juhtimisprojekt mitte IT projekt, mida tihti ettevõtte juhid tavatsevad mõelda.

Juhi roll

Ettevõtte juht peaks olema see kes alustab ERP projekti või vähemalt on aktiivne kaasarääkija ja mõtleja. Kindlasti tuleb signaale ja ettepanekuid ka teistelt, kuid oluline on juhi isiklik initsiatiiv ja eestvedamine. Pole harvad juhused, kus partneri juurde tuleb finants-, lao- või IT juht, kuid ettevõtte juht on passiivne või isegi vastu kogu projektile. Vähim, mis antud juhul juhtub on see, et mõlema poole inimesed kulutavad palju aega ja energiat ilma põhjuseta. Seega tasub alati kaasata kohe ka juhid-omanikud. Hullem on olukord, kus juht annab ressursid ja investeerib, kuid enne kui asi valmis protsessi ei süvene. Lotovõit on see, kui kõik on nii nagu vaja, hullem aga see, kui siis hakatakse juhtide tasemel mõtlema.

Kas pilvelõhkuja või eramaja? ERP maailmas nimetatakse seda skoobiks ehk lahenduse ulatuseks. Selle jaoks on vaja vastata kahele olulisele küsimusele ja anda vastused detailselt. Miks me vajame uut lahendust? Mida me vajame selleks, et lahendada „miks“ küsimus?

Eelnev on ülioluline, et hangitav lahendus vastaks lõpuks ka ootustele. NB! Eesmärk ei saa olla pilvelõhkuja, vaid vajadus majutada luksuslikult tuhat inimest ühe hektari peale.

Palju me raha kulutame?

Ma ei ole Eestis veel kohanud olukorda, kus 50 000 – 200 000 EUR eelarvega projekte kinnitaks IT juht. Alati on selleks kas ettevõtte juhatus ja vahest ka nõukogu. Eestis on ütlus, et kes maksab see tellib ka muusika. Nii on ka ERP projektides – tellija, maksja ja vastuvõtja on juhatus, kes oskab ka juhtimise-, ärivajaduste-, majandusnäitajate ja paljude muude põhjal hinnata projekti ROI´d ning seada sellega projektile vajaliku eelarve. Selleks on ka oluline, et päevast üks oleks juhtkond mõtte ja jõuga kaasas.

Meeskond?

Lühidalt ja lihtsalt – juht peaks panema ERP juurutuse meeskonda need kes soovivad muutuseid, mitte kes nende vastu töötavad. See võib olla keeruline olukorras, kus võtmeisik-osakonnajuhataja on vastu, kuid lahendus tuleb leida – mida varem, seda parem! Vastasel juhul on nii ettevõtte sees kui ka suhtesse partneriga sisse kodeeritud pinged ja konfliktid.

Mida põrgut?!

Loodetavasti ei pea keegi midagi sarnast projekti lõpus ütlema. Käesolevas ajakirjas on artikkel kommunikatsiooni olulisusest projektis. Lisaksin siia juhtkonna kriitilise rolli antud küsimuses. Kahjuks ei ole antud teema katmiseks piisavalt lehepinda, kuid annan mõned olulised märksõnad.

Dokumentatsioon ehk kõik peab olema kirjas. ERP projektis osaleb mõlemalt poolelt kokku teinekord paarkümmend inimest, kes kõik annavad oma sisendi, teevad ettepanekuid, võtavad vastu otsuseid jne. Ilma kõike eelnevat pidevalt fikseerimata tekkib väga kiiresti kaos ning üsna pea vaieldakse teineteisega laua taga, kes mida millal ütles ning kogu projekti fookus kaob ning selle asemel vaadatakse selja taha mitte ette.

Erinevatel partneritel on erinevad standardid, kuid näiteks BCS Iteras kasutame ja nõuame me metoodikast tulenevalt järgenvaid juurutusdokumente nagu kohtumiste memod (iga kohtumise järel), staatusaruanded (min 1x kuus), juhtrühmaaruanded, diagnostika-, analüüsi- ja disainidokumendid.

Siin on oluline tähele panna, et juhid PEAVAD neid lugema. On juhtunud, et juhid vaatavad sisuliselt jagatud dokumentidele otsa siis, kui pilvelõhkuja asemel on nina ees väike tare-tareke. NB! Reeglina on lepingutes kokkulepe, et kõik dokumendid on automaatselt osapoolte vahel kinnitatud, kui teatud aja jooksul muudatusettepanekuid ei tule.

Töögrupid ehk rääkige üksteisega. Nagu dokumentatsiooniga nii ka töögruppidega on partneritel erinevad standardid. BCS Iteras toimuvad järjepidevad nn in-house töögrupid kui ka perioodilised kohtumised kliendiga – projekti-; staatus- ja juhtrühma koosolekud. Siin ma jooniks alla just juhtrühma kohtumisi, kus peavad osalema ettevõtte juhid ehk tellija-vastuvõtja. See tagab selle, et juhid on jooksvalt samas infoväljas nii projekti käigu-, riskide-, probleemide-, eelarve kui ka ajakava osas.

Isegi kui tundub, et pole midagi rääkida, siis ei ole halba ka lihtsalt kohtuda 30 minutit ja rääkida ilmast. Tõe huvides peab ütlema, et seda pole kunagi juhtunud, et poleks midagi rääkida.

Juht kui IT töötaja

Vist ei ole vaja kedagi veenda, et sõltumata valdkonnast, ilma internetita ja IT lahendusteta seisaks me äri päeva pealt. Tehnoloogia areng ja IT lahendused nagu majandustarkavara, ärianalüüs, robotid ja masinõpe on need mis dikteerivad meie äride lähituleviku. Juht, kes ei tunne huvi tehnoloogia vastu ei tunne ka huvi oma äri tuleviku suhtes. Seega peaks meie kõikide soontes voolama veidi IT´d.

 

comments powered by Disqus

Juhtimine

Kommunikatsioon majandustarkvara juurutusprojektis.

Autor: Marek Maido; BCS Itera turundusjuht Kes ehitab maja ja kes on omanik? Hiljuti antud teemal ettekannet tehes tõin suurettevõtte juhtidele võrdluse, et äritarkvara (ERP) juurutamine on paljuski nagu maja ehitamine. Mõtet edasi arendades esitasin kaks küsimust. Esiteks, kes ehitab maja – kas arhitekt, ehitaja või keegi kolmas? Vastus on ilmselge – omanik ehk tellija? […]

Eelmine uudis

Kaubandus ja laondus

Is outdated technology destroying your retail business? 9 red flags to look out for

Autor: Marek Maido; BCS Itera turundusjuht Kes ehitab maja ja kes on omanik? Hiljuti antud teemal ettekannet tehes tõin suurettevõtte juhtidele võrdluse, et äritarkvara (ERP) juurutamine on paljuski nagu maja ehitamine. Mõtet edasi arendades esitasin kaks küsimust. Esiteks, kes ehitab maja – kas arhitekt, ehitaja või keegi kolmas? Vastus on ilmselge – omanik ehk tellija? […]

järgmine uudis