Kommunikatsioon majandustarkvara juurutusprojektis.
Autor: Kristina Ilves; BCS Itera projektijuht
Inglise helilooja John Powell koondas kommunikatsiooni toimimismehhanismi tabavalt ühte lausesse: “Kommunikatsioon töötab nende heaks, kes selle nimel töötavad.”
Kas on vahet, kuidas seda teha?
Kuulsin hiljuti lugu sellest, kuidas üks inimene pani töökaaslasele võlgu jäänud raha reede õhtul tema prillitoosi ning jättis lauale kirjakese “VAATA PRILLITOOSI!”. Töökaaslane luges ja mõtles: olgu peale, vaatan. Sättiski end laupäeva varahommikul uniselt teleri ette “Prillitoosi” saadet vaatama. Esmaspäeval uuris kolleegilt: “Miks ma pidin seda saadet vaatama? Ei olnud seal ju ühtegi tuttavat?!”
Projektideski tuleb ette naljakaid möödarääkimisi, kuid kahjuks ka pöördumatute tagajärgedega väga haledaid möödapanekuid, kui keegi jätab õigel ajal, õiges kohas õigetele inimestele õige informatsiooni edasi andmata. Kuidas seda vältida? Kas piisab, kui oled hoolas ja järgid sisetunnet või on tarvis midagi enamat? Julgen öelda, et kvaliteetse kommunikatsiooni tagab eelkõige kindla metoodika ja projekti alguses kokku lepitud reeglite järgimine.
BCS Itera joondub majandustarkvara juurutusprojektides Microsoft Dynamics SureStep metoodikast, mida projekti ja selle meeskonna spetsiifikast tulenevalt konteksti kohandatakse. Kommunikatsiooni juhtimine hõlmab meil kommunikatsiooniplaani loomist, edasiandmist, projekti info juhtimist ja hoiustamist.
Teavet projekti kohta tuleb anda projekti algusest kuni lõpuni kõigile seotud osapooltele. Info edasiandmise viis ja vorm peavad seejuures olema kõigile arusaadavad ning piisavalt detailsed.
SureStep metoodikas toetab edukat kommunikatsiooni selge rollijaotuse ja kodukorra kooskõlastamine ning järgimine. Aus, selge ning õigeaegne kommunikatsioon on samaväärselt oluline nii projektimeeskonnas kui kliendi ja kolmandate osapooltega.
Kui projektimeeskonna kommunikatsioon sujub valdavalt hästi, siis unarusse kipume jätma projekti juhtrühma (organisatsiooni juhtkonna esindajate) teavitamist ning regulaarseid kooskäimisi. Seetõttu võib juhtkonnal tekkida vale pilt projekti kulgemisest ja seisust, samuti ei saa nad takistuste kõrvaldamiseks õigeaegselt abikätt ulatada. Tuleb meeles pidada, et kommunikatsiooni eesmärk on eelkõige arusaamatuste ennetamine, mitte tulekahjude kustutamine. Juhtrühma regulaarne kooskäimine kas või lühikesteks staatuse ülevaatamise koosolekuteks on just ennetusmeetmena asendamatu.
Alahinnata ei saa ka kohtumiste ja kokkulepete dokumenteerimist. Juurutusprojektid on enamasti pikad ning neis on tohutul hulgal erinevaid muutujaid. Seetõttu on memode süsteemne koostamine, edastamine, kooskõlastamine ning kõigile osapooltele kättesaadavas kohas säilitamine selguse tagamisel möödapääsmatu.
Rollidest rääkimine tundub mõnikord üleliigne, kui paistab, et kõik on siililegi selge. Olen aga kuulnud elulisi näiteid luhtaläinud projektidest, mida alustati rollijaotust kooskõlastamata. Inimesed tegid küll kõvasti tööd, kuid lõpuks tuli välja, et ootused üksteisele erinesid tublisti inimeste nägemusest oma ülesannetest ja vastutusest. On ju teada fakt, et suur osa abielusidki läheb lõhki valede ootuste tõttu. Ootused abielus jäägu igaühe enda reguleerida, kuid majandustarkvara juurutusprojektides on asjaosalistel võimalik õige kommunikatsiooniga palju paksu pahandust ära hoida. Suhelgem siis üksteisega õigesti, et meie kõigi töö sujuks plaanipäraselt, suhted ja tuju oleksid head ning kuluks vähem aega, raha ja närvirakkusid!