BPMN 2.0™ ehk üks pilt ütleb rohkem kui tuhat sõna
Autor: Virko Prits, BCS Itera konsultant
Ärikeskkond on üha rahvusvahelisem ning uue info hulk nii suur, et vajaliku leidmine sellest kõigest on mahukas töö. Kuidas jõuda oma sõnumiga partnerini? See on mõnigi kord lausa elutähtis küsimus.
Sõnumi koostamine, edastamine ja tõlgendamine on lai valdkond. Turunduskommunikatsioonis on see teema eriti keeruline ja loominguline: kuidas viia oma sõnum potentsiaalse kliendini (kes ei ole reklaamist huvitatud) nõnda, et ta sellest ka õigesti aru saaks. Selles artiklis piirdume n-ö lihtsa olukorraga, kus osapooled on kõik vastastikku äriliselt (vahel isegi eluliselt) huvitatud nii sõnumi edastamisest, kättesaamisest kui ka selle ühtemoodi mõistmisest.
Sõnum olgu võimalikult lühike, sest inimesel pole aega lugeda sissejuhatavat juhendit. Põhiosa ajast võiks minna ikka tegutsemisele, mitte tegutsemisjuhendiga tutvumisele. Sõnum peaks olema nii lühike kui võimalik ja nii pikk kui vajalik. Liiga lühikese tekstiga reegel jätab palju tõlgendusvõimalusi ja kui reegleid on rohkelt, hakkavad need varem või hiljem üksteisele tõlgendustes vastu rääkima või irduma reaalsusest.
Kuna ühel sõnal võib olla mitu tähendust ja sõnumi tekst koosneb paljudest sõnadest, siis võime tulemuseks saada hulga konkureerivaid tõlgendusversioone samale tekstile. Seega võib nii liiga lühikese kui ka liiga pika tekstiga jõuda korraliku möödarääkimiseni.
Kui sõnumi tekst peaks kirjeldama äriprotsessi, siis on see tõsine proovikivi nii sõnumi koostajale kui ka lugejale. Arvestades äriprotsesside pidevat muutumist ei ole igapäevaseks kasutamiseks sobilike äriprotsesside kirjeldamine ja ajakohasena hoidmine üksnes tekstina tänapäeval enam jätkusuutlik ega ka mõttekas.
Mis asi on BPMN 2.0?
Akronüüm BPMN tuleneb inglise keelest – Business Process Model Notation. Tegemist on kokkulepitud piktogrammide süsteemiga äriprotsessi mudelite koostamiseks, mille detailne graafiline kujutusviis ja sisuline tähendus on väga täpselt selle keele spetsifikatsioonis kirjeldatud ja piiriüleselt kokku lepitud.
Äriprotsessi mudeli koostamise lõppeesmärk ei ole mitte dokumendi loomine, vaid selle dokumendi alusel toimuv kommunikatsioon, mis peaks olema võimalikult lihtne ja üheselt mõistetav. Protsessi kirjeldamine tekstina on ka täiesti võimalik, aga kasutatav sõnavara ei ole unifitseeritud. Lisaks on sõnumi kirjapanek ja lugemine palju aeglasem ja mahukam kui kokkulepitud tingmärkidega diagramm. Üks pilt räägib rohkem kui tuhat sõna.
BPMN 2.0 eesmärgiks on äriprotsessi mudelite koostamine ja kokkuleppimine seda protsessi kujutavate tingmärkide ehk piktogrammide tähistuses ja tähenduses – see on neutraalne keel, mis ei sõltu tootest ega tootjast.
BPMN 2.0 eesmärgiks ei ole pakkuda äriprotsesside loomise, optimeerimise või muutmise metoodikat. Tegemist ei ole kõiki selle valdkonna probleeme lahendava universaalse imeravimiga. Näiteks infosüsteemi arhitektuuri kirjeldamiseks on kasutusel unifitseeritud modelleerimiskeel UML (Unified Modeling Language). Viidatud kahel keelel on siiski üks ühine näitaja, nimelt haldab mõlema keele standardit rahvusvaheline mittetulundusühing Object Management Group (www.bpmn.org).
Tänapäeval ei saa me enamasti äriprotsesse isoleeritult ellu viia. Ühes ettevõttes on samasse äriprotsessi kaasatud mitmeid rolle täitvad inimesed. Äriprotsessid on seotud teiste ettevõtetega ja koostöö võib sageli olla ka rahvusvaheline. Lisaks tuleb ette olukordi, kus on vaja asendada kolleegi, koostada juhendmaterjali uutele töötajatele või on tegemist väga harvade äriprotsessidega (evakuatsioon, inventuur vms).
Järgmine oluline aspekt, miks visuaalne kiire infovahetus on vajalik, ilmneb siis, kui suheldakse telefonitsi. Diagramm toetab ühtse arusaama tekkimist. Kasuks tuleb see ka siis, kui ühe või teise protsessi juurde tuleb tagasi pöörduda pikema ajavahemiku järel, näiteks kahe-kolme kuu möödudes. BPMN teeb sel juhul palju lihtsamaks protsessi mõistmise, analüüsimise ja parenduste kavandamise.
Mis selles BPMN 2.0 voodiagrammis siis nii erilist on?
Kas see on lihtsalt üks järjekordne basseinirajaga värviline voodiagramm? Jah ja ei. Just selles peitubki selle üks tugevusi, et see on intuitiivselt mõistetav kõigile, kes on varem mistahes voodiagrammidega kokku puutunud. Samas eristab seda teistest omataolistest täpsete spetsifikatsioonide olemasolu.
Standardi spetsifikatsiooni haldab piiriülene organisatsioon OMG ja see on vabalt kättesaadav kõigile soovijatele. Spetsialistide tasandil on väga täpselt kokku lepitud, kuidas mida tähistatakse – see annab kindluse, et mudelil kujutatud piktogrammi tähendus ei varieeru koostaja suvast tingituna, vaid lähtub täpselt standardi spetsifikatsioonist.
Eristuvaks plussiks on mudelite hierarhiline kujutamine. Protsess või selle osa on alati loetav ühelt ekraani kuvalt (või A4 formaadilt). See teeb mudeli loetavuse lihtsaks ja protsessi mõistmise kiireks. Lisaks võimaldab selline lähenemine hoida ajakohasena kuitahes keeruka protsessi, mille alamosad on pidevas muutumises, nii et iga alamprotsessi muudatus ei tähenda kohe kogu suure protsessi mudeli muutmist.
BPMN 2.0 keel võimaldab kirjeldada ka kokkupuudet protsessi väliste osapooltega, kelle sisemine protsess detailides ei oma tähtsust või pole teada. Sõnumi voogu, sündmusi jm saab kirjeldada vajalikus detailsuses. Voogude juhtimiseks kasutatakse protsessi sündmuspõhiseid sütikuid (trigereid). Nende abil saab edasi anda tegevuste ajalist määratlust lisaks nende järgnevuse voole või käivitada tegevusi sõltuvalt ajavahemikust.
Äriprotsessi mudelite koostamine selle keele abil on jõudnud paljude ülikoolide äri- ja IT-suuna õppekavasse. Seega on sel rahvusvahelisele standardile tugineval keelel tugev potentsiaal muutuda kauaoodatud ühiseks keeleks, mida saab üksteise kiiremaks ja paremaks mõistmiseks kasutada nii äris kui ka IT-s.
Ja veel: kuna BPMN standardit haldava organisatsiooni liikmeks on ülikoolid, äriühingud, konsultandid ja ka suured tarkvaratootjad, siis ei ole selle keele kasutamisel kartust sattuda sõltuvusse ühest tootest või tootjast.
Head visualiseerimist kõigile!