Kuhu kaob tööaeg ehk tööjõukulu kapitaliseerimisest

Autor: Helen Sagadi; BCS Itera konsultant

Investeerimisprojektide läbi viimisel kasutavad ettevõtted töötajate oskusi ja teadmisi, mida on võimalik projekti jooksul loodavasse põhivarasse arvestada ehk kapitaliseerida.

Olgu tegu kas väikesemamahulise või mastaapse projektiga, on selle üheks edukuse mõõdikuks eelarves püsimine. Kui ettevõte on eesmärgiks võtnud mõne tootearenduse, ehitusprojekti või muu investeeringu, mis kaasab tööjõudu, tasub projekti eelarvesse prognoosida ka tule-vased tööjõukulud. See võimaldab projekti lõppedes hinnata selle tasuvust ning teha järeldusi tulevaste investeeringute jaoks.

Projekti kestel seisab ettevõte silmitsi mitmete väljakutsetega

• kuidas jagada projektid töötajate vahel?
• millised tööjõukulud tuleks projektis põhivarasse arvestada ja millised mitte?
• kuidas tagada, et töötajad oleksid motiveeritud tööajatabelit täitma?
• kuidas hoida andmed reaalajas ja kõigile osapooltele kättesaadavana?
• kuidas tagada projekti sujuv dokumentatsioon ning probleemideta auditeerimine?

Reeglid paika

Investeeringu kulutuste kapitaliseerimine tähendab üldiselt seda, et tehtud tööjõukulude kuludesse kandmise asemel kantakse need loodava vara soetusmaksumusse. Suuremate projektide puhul, mille tulemuseks on pikaajalised varad, annab selline varade väärtuse tõstmine kasu mitmeid aastaid.

Ja kuigi varade kasutamine toob kaasa nö tasu varade kasutamise eest elik amortisatsiooni, võimaldab kapitaliseerimine jagada kulutused ühtlasemalt pikemale perioodile. Nii et ka väiksemad ettevõtted, nagu näiteks alustavad start-up’id, kelle jaoks võib ühekordne suur kulutus käia üle jõu, saaksid tulu ning jaksaksid kasvada.

Kulude kapitaliseerimise osas tuleks ettevõttel kokku leppida tingimused, milliste projektide puhul ja kui suures ulatuses kulusid kapitaliseeritakse. Kui ettevõte on otsustanud kaasata investeeringuid väljastpoolt oma ettevõtet, tasub arvestada, et igal toetuse andjal on omad nõudmised ja reeglid, kuidas toetust raamatupidamises kajastada.

Enamasti ei finantseerita kogu investeeringut ainult toetuste abil, vaid ettevõtjal peavad olema vahendid ja võimekus ka ise panustada. Mõningate projektide puhul võivad toetused jaotuda ka liigiti, näiteks võivad tööjõukulude puhul olla ka puhkusetasud abikõlblikud või mitte.

Ettevõtte majandustarkvara peab toetama projektipõhist arvestust ja olema piisavalt paindlik, et võimaldada projektidele jaotusi määrata. Digitaliseeri tööajatabelite pidamine ja esitaminetööjõukulude aluseks on töötajate poolt reaalselt projektile kantud tunnid. Kui projektis osalejad tegelevad 100-protsendiliselt oma tööajast ühe projektiga, siis on tööjõukulusid lihtne projektile kanda. Kui aga projektijuhil on käsil mitu projekti ning ühes projektis osalejaid on palju, siis võib kulude haldamine olla ajamahukas töö. Rääkimata sellest, et tööjõukuludest on keeruline kiiret ülevaadet saada.

Projekti kulu eraldamiseks muudest kuludest tasub kasutusele võtta tööajatabelid. Lisaks projektile kulutatud tööajale aitab tunnipõhise arvestuse pidamine muuta töötunnid efektiivsemaks. Tööajatabelite täitmist saab soodustada tarkvaralahendustega, kus kasutajale kuvatakse eeltäidetud andmetega tööajatabel, milles on näidatud ainult tema osalusega projekte.

Töötaja esitatud tööajatabeli andmed peaksid automaatselt jõudma finantsosakonda ehk olema ühes süsteemis raamatupidamisega. Samuti on oluline, et töötajal oleks kogu info projekti kohta ühes kohas ning ka raamatupidamine saaks selle lihtsalt kätte.

Kulude kapitaliseerimine ja kajastamine

Tööajatabelites esitatud andmete põhjal arvutatakse iga konkreetse projekti töötasud. Takistuseks ei tohiks olla töötasu liik või arvestusmeetod, tarkvara peab toetama seda, et andmed oleksid korrektsed ja käsitsitöö minimeeritud. Osakondade vaheline kiire infovahetus tagab selle, et muudatusi saab juhtida kiirelt ja efektiivselt.

Soovitused

• tööta välja investeeringute kulude kapitaliseerimise reeglid ja kommunikeeri neid osapooltele;
• digitaliseeri tööajatabelite esitamine;
• integreeri projekti finantsandmed raamatupidamisega ühtsesse süsteemi.

Projektide puhul tööaja kapitaliseerimise võimalused Business Centralis

• töötaja planeerimine projektidele;
• tööajatabeli tundide põhjal töötasu jagamine projektidele;
• projektile seadistatud ülesannete mallid;
• sisestatud töötundide alusel jaotatud kulude kajastamine projektis;
• tööajatabelite esitamine ja kinnitamine.