Muutused BCS Itera Palk-Personal tootes
Autor: BCS Itera tootejuht Silja Kärbis
Mõeldes klientide rahulolule ja vaadates tulevikku oleme täiustamas BCS Itera Palk ja Personal lahendust Dynamics NAV´le. Tegemist on tervikliklahendusega, mis annab võimaluse erinevatel osapooltel hallata lihtsalt ja detailselt personaliinfot. Valminud on mitmeid täiendusi sõltuvalt, kas klientide soovidest ja vajadustest või seaduse muudatustest.
Klientidelt oleme saanud tagasisidet, et kõige rohkem tuntakse puudust lahenduses koolitusinfo haldamisest. Kasutajad on saanud siiani koolitusinfot sisestada aga antud võimalus ei ole katnud kõikide klientide vajadusi ning seetõttu arendasime koolitusmooduli, kus on võimalik pidada detailsemat arvestust koolitusinfost, pidada eelarvet koolituskulude kohta ja võtta koolitustest aruandlust – töötaja koolitused töötaja kaardil, koolituste loend, koolitus eelarve loend, koolitus eelarve võrdlus koolitustega jne.
Perekeskne personalilahendus
Selleks, et puudumisi saaks siduda töötajate lastega lisasime eraldi loendi „Töötajate lapsed“. Loend võimaldab võta paremini aruandlust töötajate laste kohta. Näiteks kui aasta lõpus on vaja teada mitmele lapsele jõuluvana peab tooma jõulude ajal jõulupakid või kui mitu last läheb 1. septembril esimesse klassi.
Tööandjal on võimalik igakuiselt esitada info „Riigieelarvest puhkusetasu ja keskmise töötasu hüvitise taotlemiseks“ sotsiaalkindlustsametile, et sotsiaalkindlustusamet hüvitataks töötajatele makstud lapsepuhkuse, töövõimetuspensionäri lisapuhkuse, isapuhkuse, puudega lapse vanema lapsepuhkuse ja lapse toitmise vaheaegade eest makstud tasud. Siiani on programmi kasutajad pidanud andmed kokku koguma käsitsi. Käsitöö vähendamise eesmärgil oleme arendanud programmi andmiku „Riigieelarvest puhkusetasu ja keskmise töötasu hüvitise taotlemiseks“, kuhu kogutakse andmed kokku automaatselt.
Aitab tagada igapäevast muretut äri
Korras ja õigeaegselt uuendatud töötajate dokumendid tagavad muretu ettevõtte tegevuse toimimise. Antud lahendust on eriti oluline ettevõtetele, kus peab jälgima, et töötajate dokumendid (sertifikaadid, juhiload, elamisload, koolitused, tõendid jne) ei aeguks. Seoses vajadusega hallata paremini töötajate dokumentide aegumise infot, oleme teinud eraldi loendi „Töötajate dokumendid“. Loendi erilahendus on, et kui töötaja dokument aegub, siis loendis kuvatakse dokument punases kirjas. Siiamaani on olnud võimalik informatsiooni töötajate dokumentide kohta sisestada töötaja kaardile, kuhu oli võimalik lisada ainult teatud liiki dokumente (pass, ID-kaart või juhiluba) ja teise võimalusena oli teha eraldi loend töötajate erinevatest dokumentidest.
Hoiab silma peal töötaja arengul
Üheks oluliseks osaks töötajate ja juhtide jaoks on arenguvestlused ning seetõttu oleme arendamas arenguvestluse moodulit. Arenguvestluse moodul koosneb mitmetest erinevatest osadest – oskused, kompetentsid, haridusinfo, tulemuskaart, eelnev töökogemus. Oskuste, haridusinfo ja eelneva töökogemuse kohta on võimalik sisestada andmeid loenditesse, kompetentside puhul on võimalus saata kompetentside küsimustikud kaastöötajatele hindamiseks. Kogu eelnevalt kirjeldatud info kuvatakse kokku arenguvestluse kaardile, kust juht võib vajaliku info võtta juba edasiste vestluste, hinnangute ja tegevuste aluseks. Arenguvestluse kaart on seotud veel koolitusmooduliga, selleks et oleks lihtsam planeerida töötajate koolitusi.
Töötaja tervis
Peale töötajate arengu jälgimise on eriti oluline jälgida töötajate tervist. Valminud on töötervishoiu moodul, kus hallatakse infot töötaja tervisekontrollide, ohutegurite, tööõnnetuste, kutsehaiguste, töökeskkonna kohta. Lisaks on võimalik saata töötajatele teavitusi kui töötaja peab minema tervisekontrolli.
Üks ja lihtne töövahend juhile ning töötajale
Selleks, et juhid ja töötajad omaksid terviklikku ülevaadet töötajate kohta oleme välja töötamas töötaja ja juhi portaali, kuhu kuvatakse kogu info töötajate kohta. Esimeses etapis olema valmis saanud töötaja ja juhi portaali osa, kus kuvatakse kõikide töötajate andmeid ja puudumisi. Millised andmed töötaja ja juhi portaalis kuvatakse on kasutajal võimalik eelnevalt seadistada. Töötaja portaali üheks osaks oleme planeerinud arendada puhkuseavaldused ja võimaluse töötajal sisestada töötunde NAV mobiili äppi kaudu.
Uute talentide jahtimine
Üha suurem väljakutse on leida õigeid inimesi, õigel ajal. Nii nagu enamus ettevõtetel on potentsiaalsetest klientidest pipeline, nii on ka juba mitmetel võimalikest töötajatest. Oleme oma arenduskavasse võtnud värbamismooduli arendamise, et oleks lihtsam hallata infot tööle kandideerivate inimeste kohta.
Muudatused palgalahenduses
Samuti oleme teinud muudatusi BCS Itera Palk lahenduses. Varasemalt on mõningate arvestuste puhul olnud vaja teha käsitööd siis nüüdseks oleme lahendusse arendanud automaatikat tööajaarvestuse kohta, muudatus puudutab ennekõike tunnitasu arvestust ja haigushüvitise arvestust.
Tunnitasu arvestuse tegime muudatuse, et töötatud tunde on nüüdsest võimalik palgaaarvestuse aluseks saata tööajatabelist päevade kaupa, mis omakorda võimaldab pidada arvestust kui töötaja tunnitasu muutub kuu keskel, siis seaotakse tunnitasu registreeritud päevapõhiste töötundidega.
Makstavate haigushüvitise päevade arvestus toimub nüüdsest automaatselt. Puudumise registreerimisel on võimalik siduda jätku töövõimetuslehte esialgse töövõimetuslehega.
Muudatus, mis puudutab kogu BCS Itera Palk-Personal lahendust on, et nüüdsest on võimalik kasutajatel kirjeldada ettevõtte struktuuri neljatasandiliselt. Näitlik neljatasameline struktuur – osakond (tase 1), divisjon (tase 2), üksus (tase 3) ja allüksus (tase 4). Mitmetasemises struktuuris määratletakse ära erinevate tasemete omavahelised seosed ja ametikohtade asetsemine ettevõtte struktuuris horisontaalselt ja vertikaalselt. Määratakse ära töötaja positsioon ettevõttes, tema vastutused, töösuhted, kohustused ja õigused. Kasutaja saab määrata mitme tasemilist strutkuuri kasutusele võetakse ja tasemete nimetused. Kõikidele aruannetele lisasime võimaluse võtta andmeid vastavalt mitme tasemelise struktuuri ettevõtte kasutusele võtab.
Meie eesmärgiks on luua keskkond, kus on võimalik hallata kogu infot personali kohta, kuna iga ettevõtte kalleim vara on töötajad. Kui töötajad on rahul ja õnnelikud läheb ka ettevõttel hästi.