Kuidas projektettevõttes olla efektiivne

Autorid: Harti Piiskop, Ruslan Dadelov, Külli Rebane

Valdkonnast sõltumata on projektettevõtete peamiseks väljakutseks kaupade ja inimressursside süsteemne haldus. Majandustarkvara juurutamine projektide ressursside haldamiseks on lihtne, kui selle käigus lepitakse kokku ka uued töövood ning projektipõhise info sisestamise detailsus. Ühtlustatud äriprotsessid ja struktureeritud info võimaldavad projektimeeskonnal ja juhtkonnal näha reaalajas projektide tasuvust, omahinda ja müügimarginaale ning teha pädevaid müügipakkumisi.

Projektlahendusi pakkuvate ettevõtete väljakutsed

Kaasaegsed majandustarkvarad on väga võimekad haldama mistahes projekte ja nende keerukust. – Kuid projektettevõtete peamiseks väljakutseks ei ole majandustarkvara võimekus, vaid optimaalselt kokku lepitud info sisestamise töövoog ja hilisem info kasutamise oskus müügietapis.

Kui äri läheb hästi, on töötajatel raske aru saada, miks tuleb majandustarkvarasse projektipõhist infot sisestada rohkem, kui parasjagu hädavajalik. Lühiajalistele projektidele, mis püsivad eelarves ja ajakavas, pole keerukas teha otseste tulude ja kulude ülevaadet. – Pikemaajaliste ja keerukamate projektide puhul on oluline, et finantsinfo projektide otseste tulude ja kulude kohta on kättesaadav kõigile meeskonna liikmetele ühtses andmebaasis.

Lisaks otsestele kuludele on projektlahendusi pakkuvas ettevõttes vajalik näha ka üldkulude jaotust projektide lõikes. Arenevas äris võib sageli näha majandusarvestuse pidamist erinevates Excelites või teistes süsteemides ning dubleerivad meetodeid üldkulude allokeerimise ning projektide tasuvuse arvutamisel. Kui finantsinfo on killustatud mitme erineva süsteemi vahel, on ettevõtte tervikpilt projektide tasuvusest lünklik. Erinevad otseste tulude ja kulude ning üldkulude jagamise käsitlused moonutavad aruandlust ja muudavad tuleviku prognooside või müügipakkumiste tegemise spekulatiivseks.

Projektettevõttes, kes müüb töötajate ressurssi teenusena välja, on oluline tagada võimalikult täpne tööjõukulude jaotus erinevate projektide vahel. Sõltumata sellest, kas töötajale makstakse fikseeritud kuutasu, tunnipalka või tulemustasu, on sageli tarvis kajastada ühe isiku palgakulud ja tööaeg mitme erineva projekti vahel. Kui ettevõte kasutab mitut erinevat süsteemi tööaja ja palgakulude arvestuseks, võib tööjõukulude ja tööaja jagamine erinevate projektide lõikes muutuda omaette väljakutseks. Mida suurem osa palga- ja tööajaarvestuse infost on kajastatud Dynamics NAVis, seda täpsemini on võimalik tööjõukulusid ja tööaega projektimoodulis erinevate projektide vahel jagada.

Ostuarvete struktureeritud sisestamine majandustarkvarasse on oluline,  kui projektide raames müüakse lisaks teenusele ka kaupu. – Tekkepõhiselt kajastatud kaup loob selguse ostetud ja müüdud ühikutest, täpse laoarvestuse ning võimaldab jälgida projektipõhist kaubamüügi tulusust. Ettevõttes on oluline, et iga projektijuht ei haldaks oma projekti ostusid erinevalt, vaid see toimuks kokkulepitud protsesside ja reeglite raames majandustarkvaras.

Lahendused

Projektide tasuvusarvestuse probleemide lahendamiseks tuleks ettevõttes esmajärjekorras kokku leppida struktureeritud ostu-, müügi-, lao-, hoolduse-, ja finantsprotsessid ning ühtlustada info sisestamine. Ettevõte, kelle ambitsiooniks on kasvada, peab kasvatama ka projektide finantsinfo haldamise võimekust. Liiga vähe infot või liiga vähese detailsusega info ning projektipõhise tasuvusarvestuse puudumine viivad ettevõtte pikas perspektiivis valede otsusteni.

Projektlahenduste ettevõttes on lisaks juhtkonnale ka info tarbijateks otsesed projektide meeskonnaliikmed või projektijuhid. Nende töö tulemuslikkusele on oluline, kuidas ja millist infot majandustarkvara projektide kohta kuvab. Kokku lepitud ühetaolised info sisestamise põhimõtted ja protsessid võimaldavad NAVis hästi analüüsida, millised projektid on toonud tulu ja millised ressursid loovad projektides suurimat väärtust või kui tasuv on olnud projekti raames kauba müük. –

Projektide valmidusastme reaalajas jälgimiseks peavad äriprotsessid toetama projektidega seotud tulude ning kulude tekkepõhist kajastamist majandustarkvaras. – Detailsed sisendandmed võimaldavad mõõta kõiki projekte reaalajas nende tasuvuse ja kulutatud aja efektiivsuse lõikes. Tekib ülevaade tööjõu hõivatusest, kliendi poolt arveldatud ressurssidest ning projekti valmidusest reaalajas.

Projektettevõte, kes kaalub majandustarkvara ning töövoogude uuendamist, peab kindlasti arvestama ka lahenduse mugavusega. Kaasaegne tehnoloogia võimaldab info sisestamist majandustarkvarasse ka mobiilsete rakenduste abil. Niisugused rakendused on eriti käepärased töötajatele, kellel on igapäevane vajadus tööobjektilt lahkumata näiteks oma töötunde erinevate projektide vahel registreerida.

Kaubamüügiarvestuse saab seadistada täpsemaks ja hõlpsamaks NAVi funktsiooniga, mis annab projektidest ja nendega seotud kaupadest ülevaate. Reaalsete kaubavajaduste sisestamise võimalus parandab kaupade tellimise täpsust projektide lõikes. Kokkulepitud käsitlus kindlustab, et kaupa ei tellita lattu liiga vara ega liiga hilja ning tellimusi tehakse vaid kindlatelt partneritelt. Majandustarkvara võimaldab ka keskselt koondada projektijuhtide tellimusi kaubale, mille hind sõltub tellitavast kogusest.

Kokkulepitud äriprotsessid, projektide info struktuursus ning täpsete andmetega andmebaas aitab kaasa uue analüütilise taseme tekkimisele. Sel juhul on juba eos võimalik vältida finantsilisi või mahulisi hälbeid ja juhtida teadlikumalt projekti konkreetset töölõiku. Kui projektide informatsioon on 24/7 kättesaadav ühest allikast, paraneb ettevõttesisene kommunikatsioon ja vaidlused andmete üle on välistatud.

Lisaks eelnevale aitab NAV projektimoodul hoida silma peal kõikide projektide ning pakkumiste staatustel. Projektijuhtidele, kellel on tarvis hallata paljusid käimasolevaid müügiprojekte ning jõuda õigeaegselt klientide soovidele reageerida, on eelnimetatud funktsioon suureks abiks.

Projektettevõtete väljakutsed:

• projektide arvestus erinevates süsteemides
• erinevad tasuvusarvutused projektide lõikes
• ebatäpne üldkulude jaotus
• lünklik aruandlus
• ühtse andmebaasi puudumine
• ebapiisav ülevaade projektide valmidusastmest
• spekulatiivsed prognoosid ja valed müügiotsused

Läbimõeldud äriprotsesside ja majandustarkvaraga saavutatavad kasud:

• ühtne andmebaas reaalajas 24/7 kättesaadava infoga
• ülevaade projektide valmidusastmest
• võimalus juhtida erineva staatusega projekte ja müügipakkumisi
• õigeaegne reageerimine hälvetele
• ülevaade projektide tasuvusest
• projektide suurenev kasumlikkus
• efektiivsem projektide juhtimine
• täpsemad müügipakkumised