Planeerimisvõime sõltub taristuettevõtte vara haldamisest
Autorid: Indrek Pill, BCS Itera projektijuht
Siiri Tann, BCS Itera konsultant
Mitu inimest peab samasse tabelisse andmeid sisestama, aga kuna seda saab korraga teha vaid üks, peavad teised ootama. Info sisestamine ning halvimal juhul infokao analüüs ja info taastamine on ajakulukas, nii et tähtajad viibivad ning tekivad ajalised ja finantsilised kahjud. Tuleb tuttav ette? BCS Itera varahalduslahendus (NAVHT) aitab selliseid probleeme ennetada. Tutvustavad Indrek Pill ja Siiri Tann.
Mitmed taristu ettevõtted kasutavad ikka veel vara haldamiseks Excelit ja Wordi. Harv ei ole olukord, kus ühest arvutist kirjutatakse info paberile ning sisestatakse siis teise arvutisse. Sellised töövõtted röövivad töötajalt aega. Ettevõtte edukaks ja konkurentsivõimeliseks toimimiseks on hädavajalik planeerida töid ja eelarveid, seada prioriteete, hooldada vara õigeaegselt ning varuda aega ja raha ootamatusteks. Siin tulebki appi NAVHT.
NAVHT tagab taristu ettevõtetele parema ülevaate varadest. Lahenduse eesmärk on hallata efektiivsemalt varasid ning nendega seotud näite, puudusi, töid, plaane ja eelarveid.
Joonisel 1 on näide, kuidas saada kiire ülevaade varade eelarvest, prognoosist, eelarvejäägist ja täitumisest. See võimaldab teha täpsemaid tulevikuprognoose ning aitab kaasa täpsemale kuluarvestusele ja efektiivsemale tööle.
Joonis 1. Eelarve prognoos ja täitumine
Vara eelarve võib koosneda varaga seotud tööde eelarvetest.
Nt jaamade eelarve koosneb kahest komponendist:
- eelarvelised ehk planeeritud tööd,
- eelarvevälised ehk planeerimata tööd.Juhil on vaja teada, kui palju on eelarves planeeritud, planeerimata ja avariilisi töid. Selleks saab eelarvet analüüsida tööliikide kaupa. Joonisel 2 on näide, kuidas alajaamade eelarve koosneb eri liiki tööde eelarvetest. Tabelite asemel võib kiirülevaate saamiseks kuvada infot graafiliselt (joonis 3).
Joonis 2. Alajaamade eelarved aastate ja tööde lõikes
Joonis 3. Alajaamade eelarve aastate ja lõpetatud tööde lõikes (graafiliselt)
Vara kaart
Lisaks mugavusele, mida NAVHT juhile pakub, on programm väga kasutajasõbralik ka teistele töötajatele – seda on kerge tundma õppida ja sellega on võimalik kiiresti töötada.
Töötaja saab luua vara kaarte vastavalt vara tasemetele, nt jaam, mille alla kuuluvad seadmed, mille all on alamseadmed jne. Kaardile sisestatakse jaama/seadme/alamseadme info, nt nimi, aadress, vastutav kasutaja, asendaja, seotud seadmed, ajaloo kanded jpm. Sealt saab igal hetkel infot varaga seotud planeeritud ja planeerimata kulude, eelarve ning eelarvejäägi kohta (joonis 4). Varale saab lisada faile, teatisi ja linke ning kuvada selle asukohta geoinfosüsteemis (GIS-is).
Joonis 4. Jaama kaart
|
NAVHT eelised Exceli ees · Ettevõttes kasutatav info on ühtses andmebaasis. · Andmeid saab töödelda mitu inimest korraga. · Varakogumeid, varasid ja nende komponente on lihtne omavahel siduda. · Varade sidumine finantsinfoga, tööplaanide, tööde ja eelarvetega. · Varasid on võimalik kuvada GIS-s. · Varadega seotud infot on võimalik kuvada kiiresti graafilistes analüüsivaadetes. · Garantii haldus on hõlpsalt hallatav ja osaliselt automatiseeritav. · Varale on võimalik lisada faile, linke ja kommentaare. · On võimalik seadistada varade staatust ja kinnitusringe. · On võimalik saada meeldetuletusi e-mailile või mobiilile. · Ligipääs infole arvutist, tahvelarvutist või nutitelefonist. |
Üks huvitav funktsioon on garantii haldus, mis võimaldab saada ülevaate iga seadme garantiist. Vara kaardile on kerge lisada vara tootmise kuupäev, garantii algus ja kestus. Garantii lõpukuupäeva arvutab NAVHT ise. Kui mõne seadme garantii hakkab lõppema, saadab süsteem meeldetuletuse e-mailile.
Vara kaardil kuvatakse ka NAV-i põhivaramoodulist tulev põhivara info (soetusmaksumus ja -kuupäev, kulumi lõpukuupäev ning jääk). Raamatupidamise jaoks ei ole suurem detailsus vajalik. Paraku ei ole otsustajate ja eelarve koostajate, nt keskastmejuhtide jaoks põhivaramooduli info sageli piisav, seetõttu peakski põhivaraarvestus ja varahaldus olema eri moodulites.
Põhjalik ja mitmekesine varahalduslahendus
NAVHT on mahukas moodul ning siin on kirjeldatud vaid väike osa kogu lahendusest. Varahalduslahendus võimaldab info ühekordset sisestust, ühtset andmebaasi ning kiiret infovahetust. Igal hetkel on võimalik saada ülevaade varadest, nendega toimuvatest operatsioonidest ning teha selle info alusel otsuseid. Vara haldamine võib tunduda juhile keeruline, kuid Dynamics NAV-i lahendus muudab selle tunduvalt lihtsamaks, ülevaatlikumaks ja eelkõige efektiivsemaks.
Kokkuvõte
NAVHT on põhjalik varahalduslahendus, mis võimaldab jälgida eelarveid nii suures plaanis (varakogumite lõikes) kui ka väga detailselt (varade ja tööde lõikes). Mitmed analüüsivõimalused tagavad kiire ülevaate andmetest, mis omakorda võimaldab teha kiireid otsuseid ning täpsemalt planeerida. Täpselt prognoositud tööplaan ja eelarve aga tagavad ettevõtte kuluefektiivse toimimise.