Kinnisvarakontsern Arco Vara on efektiivsust kasvatades võitnud miljoneid kroone.

Autor: Tanel Raig

Kinnisvarakontsern Arco Vara on efektiivsust kasvatades võitnud miljoneid kroone. Koomale tõmmati suureks paisunud organisatsioon ning seejärel arendati majandustarkvara abil välja võimalused, kuidas järelejäänud inimestega teha varasemast veelgi suurem hulk tööd. 2008 aasta suvel toimus Arco Varas juhtkonna vahetus. Uus juhtkond pidi astuma langeva kinnisvaraturuga ühte sammu ja otsima võimalusi kulude kokku tõmbamiseks. Suurim sääst vaatas vastu organisatsiooni kärpimisest – kontorite võrk, inimesed, asukoha riigid – selle pealt oli võimalus kokkuhoida miljoneid kroone. „2008. aastal oli meil 550 inimest ja 6 asukoha riiki. See oli selgelt üle meie jätkusuutlikkuse taseme,” ütleb ASi Arco Vara juhataja Lembit Tampere. 2008 ja 2009. aasta kuluski ettevõtte operatiivse tegevuse koomale tõmbamisele. Seejärel oli aeg asuda efektiivsuse arendamise kallale, et järelejäänud inimestega suuta teha varasemast rohkem.

Tarkvara arendust eelistatakse uuele arvutile

Eelmisel aastal oli Arco Varas väga tihe majandustarkvara arenduste aasta. Lõpule viidi konsolideerimisfunktsionaalsuse loomine, toimus majandustarkvara Microsoft Dynamics NAV (NAV) versiooniuuendus, konverteeriti euro, võeti kasutusele projektijuhtimismoodul ja laomoodul. Tarkvarasse investeerimine on olnud meie teadlik valik, selgitab Arco Vara IT-spetsialist René Oruman. Kui on valida, kas töötaja saab Arco Varas uue sülearvuti või arendada tarkvaralisi lahendusi, mis hõlbustab töötaja tööd, siis Orumani väitel valitakse kindlasti teine variant.

„Meie eesmärk ei ole ju siin käia selleks, et meil oleks tööl mõnna,” lisab Tampere selgituseks „Me oleme siin selleks, et omanikele kasumit ja iseendale preemiat teenida. Kui kasumi ja preemiafondi suurendamiseks on vältimatu uue arvuti ostmine, siis ostame. Kui saame kasumit suurendada aga tarkvarakavalusega, siis teeme seda tarkvarakavalusega.”

Tampere toob näite konsolideerimise funktsionaalsusest. Meil on 30 ettevõtet, keda on vaja üheks ettevõtteks kokku panna, räägib Tampere. Varasemalt oli see üks suur liitmine ja lahutamine Excelis. Kuid börsiettevõttena olid Arco Varal aruannete esitamiseks tähtajad ja vaatamata suurele ning ajamahukale tööle, tuli see neli korda aastas ära teha. „Aga tänases seisus konsolideerida ettevõtet ainult neli korda aastas on juhtimisseisukohalt mõttetu,” leiab Tampere. Täna suudetakse ettevõte konsolideerida suvalisel ajal, kasvõi mitu korda päevas. Kogu tegevus on NAVis. Kui pearaamatupidaja on jõudnud sinna sisestada kõik arved, siis on konsolideerimisaruanne vaid nupule vajutuse kaugusel. Mis aga kõige tähtsam, oleme loobunud keerulistest Excel failidest.

Ehitusprojektid vajavad operatiivsust

Teine suurem arendus, kust otsene efektiivsus vastu vaatab, on projektijuhtimismooduli kasutamine ehituses. Arco Vara ehitusüksuse juht väitis ettevõtte juhtkonnale, et projektidokumentide akteerimine ja sidumine raamatupidamisega on aega- ja tööjõudu nõudev ning vastuvõtlik ka vigadele. Ehituse projektijuhtidel olid kasutusel MS Project ja Excel. Kui raamatupidamisse oli vaja andmeid esitada, siis tuli need projektijuhil tekitada kujul, mida raamatupidaja aktsepteerib. See tähendas, et andmed tuli sisestada mitmesse erinevasse kohta, mis tekitas vigu ja nõudis tööaega. Ka ei võimaldanud taoline töökorraldus operatiivset ülevaadet projekti seisust. Ehituses on raamatupidamine tekkepõhine. Käive tekib, kui tellijalt on aktile allkiri võetud. Kui aga allkirjastatud või allkirja ootavad aktid ei ole otseselt finantstarkvara otsas, siis tekib rahalisse arvestusse lõtk sisse ja ei ole võimalik saada tõest ülevaadet projekti seisust. Seega pole võimalik õigeaegselt reageerida, kui mõne projektiga hakkab viltu minema ja tekkivad kahjud võivad olla suured.

Tampere sõnul oli selge, et tegemist on pideva infovooga, mis juhtimisseisukohast ei olnud asjalikku töötegemist võimaldavalt administreeritud. Päringu peale saadi BCS Iterast vastus, et sobiv projektijuhtimismoodul on NAVis olemas. See projektijuhtmismoodul ettevõttesse ka võeti.

Siiski otsustati projektijuhtidele kõige olulisem asi tellida arendajast eraldi. Projektijuhid NAVi projektijuhtimismooduliga kokku ei puutugi. Nende jaoks on kõige tähtsam veebipõhine lahendus. See on lihtne veebirakendus, kuhu projektijuhid saavad sisestada dokumendid, arved ja aktid ning võtta sealt raporteid. Veebilahendus ekspordib ise need andmed NAVi. Orumani sõnul otsustati see lahendus tellida ühe teise ehitusettevõtte IT-juhi käest, kes on analoogsete veebirakenduste tegemisega varem tegelenud ning kelle tootega Arco Ehituse juht oli varem kokku puutunud ja rahule jäänud. Projektijuhtimismooduli kasutusele võtmisega on oluliselt tõusnud veakindlus, kuna enam ei tule projektijuhtidel andmeid liigutada mitme erineva programmi vahel. Samuti on võidetud ka operatiivsuses ja ehitusüksuse väitel võidakse arendusele kulutatud raha juba ühe ehitusprojektiga kokku hoida, kui õigeaegselt märgatakse, et projektis hakkab midagi viltu minema.

Arco Vara mehed kinnitavad, et investeeringud majandustarkvara arendustesse jätkuvad – ei tahaks, aga elu nõuab. „Juhtimisinfo vajadus,” sõnastab Tampere nõudmise, mille esitab äritegevus. Elu esitab küsimusi, millele on vaja vastuseid. Kui küsimus kipub korduma, siis tahad, et sellele vastamine oleks automatiseeritud. Siis otsimegi lahenduse, mis võimaldab automatiseerida, esitab Tampere majandustarkvara arendamise filossoofia.

Järgmisena plaanitakse NAVis kasutusele võtta personali- ja palgaarvestus ning viia projektijuhtimismoodul kasutusse ka Arco Vara investeeringute valdkonnas. Tampere ja Oruman usuvad, et majandustarkvara võimalustest on endiselt suudetud ära kasutada vaid väike osa.

Tiia Kumm, BCS Itera konsultant

Suurte ettevõtete puhul on tavaline, et ühe aastaga viiakse majandustarkvaras läbi palju arendusi. Arco Vara kontserni kuulub palju erinevaid ettevõtteid oma spetsiifiliste vajadustega, kõik nad arenevad ja soovivad ühel hetkel võtta kasutusele uusi funktsioonaalsusi. Navisioniga on see võimalus olemas.

Vaadates Arco Vara eelmise aasta arenduste hulka, siis tuleb tunnistada, et euro tuli meile kõigile. Heameel on tõdeda, et selle pärast ei loobutud muudest planeeritud arengutest. Versioonivahetus oli juba varem planeeritud ja see sai ka edukalt läbi viidud. Projektilahendus ja laolahendus puudutas ainult kindlaid ettevõtteid.

Kindlasti oleneb uuenduste kasutuselevõtu tempo kliendi soovist ja valmisolekust. Tore, kui ettevõtte juhtkond on uuendustele avatud.

NÕUANNE

Probleeme lahenda esmalt majasiseste jõududega

Arco Varas on võetud kontrolli alla ka majandustarkvaras tekkivate kasutajate probleemide lahendamine. Ka neid on võimalik lahendada rahaliselt efektiivselt.

Kaks aastat tagasi oli ettevõttes olukord, kus iga raamatupidaja sai arendaja jaoks helpdeski ülesande saata. Enam seda võimalust ei ole. Arco Vara IT-spetsialist Rene Oruman on kindel, et jooksvate küsimuste lahendamise pealt on ettevõte igakuiselt oluliselt kokku hoidnud.

Majandustarkvaras tekkivad probleemid ei jää siiski tähelepanuta. Kõik jooksvad küsimused märgitakse üles ja kui need ei sega otseselt põhitöö tegemist, siis ootavad nad kuni ettevõtte sisene „komisjon“ need kord nädalas üle vaatab. Eesmärk on üritada lahendada oma maja sees võimalikult palju küsimusi, räägib Oruman. „Kogemusega saab ise palju asju ära teha,” kinnitab ta.

Küsimused, mida oma maja jõududega ei suudeta lahendada, koondatakse üheks telefonikõneks või pooletunniseks konsultatsiooniks arendajaga. Selle käigus vaadatakse korraga üle näiteks kümme probleemi. Kui need kümme küsimust oleks arendajani jõudnud eraldi, oleks sellest Arco Vara jaoks saanud 10×30 minutit ostetud konsultatsiooniaega.