Kuidas tagada edu majandustarkvara juurutamisel kaubanduses? 5 nõuannet

Autorid: Marilin Prants, BCS Itera projektijuht ja Kätlin Piiskop, BCS Itera ärijuht

Kaupmehed teavad, et möödunud aasta on sundinud veel viimaseidki ettevõtteid uue reaalsusega kohanema. Toome välja soovitused, mis puudutavad tähtsamaid lõike majandustarkvara (ERP) juurutamises, et äri ei jääks konkurentidest maha.

Koolitused alguses ja lõpus

Projekti alguses on kõige mõistlikum anda osalejatele ülevaade lahenduse standardvõimalustest, et töötoas räägiksid kõik ühte keelt ja saaksid samamoodi aru mõistetest. Esmane koolitus on vajalik selleks, et meeskond näeks praegust äri versus tuleviku äri uues lahenduses.

Projekti käivitamise faasis ehk pärast lahenduse lõplikku valmimist on ametikohapõhiste protsesside selgitamise aeg. Nendel koolitustel õpitakse juba õigete andmete, seadistuste ja kokkulepete järgi lahendust kasutama. Koolitused tagavad suurema efektiivsuse, täpsuse ja kiiruse hilisemas töös.

Praktiline nõuanne nr 1 – KOOLITA

Koolituse mahtu planeerides arvesta õppimiskiirusega, mida su meeskond on seni üles näidanud. Tihti on see inimeseti väga erinev, nii et hea on ära jagada rollid, kus mahajääjaid toetab kõrvalt mõni ärksam kolleeg, kes saab näidisülesanded kiiremini valmis. Nii püsib koolitus plaanitud raamides. Osalema peaksid just need inimesed, kes hakkavad järgmises, töötubade etapis lahendust ise seadistama. Samamoodi oodatakse, et käivitamise faasis koolitaksid nad omakorda lõppkasutajaid. Ettevalmistamisel tuleb kasuks, kui koostatakse protsessijuhendid, mis aitavad läbi mõelda ja teha kogu töölõigu. Juhendid küll muutuvad, sest nii lahendus, äri kui ka inimesed arenevad ajas, nii et meeskonnas on vaja kokku leppida, kuidas neid ajakohastatakse.

Valmidus protsesse kohandada

Iga projekti käigus tuleb ette vastuseisu – tihti soovitakse matkida väljakujunenud protsesse. Ükski ettevõte aga ei juuruta uut lahendust sel eesmärgil, et tulemuseks oleksid üks-ühele vanad lahendused. Sihiks on ikka suurem efektiivsus, optimeeritus, kiirus ja äritegevuse arendamine äritarkvara lahenduse kaasabil. Seda on võimalik saavutada siis, kui projektitiim on üksmeelselt avatud, valmis muudatusteks ning mõistab, miks ettevõte otsustas ühe või teise projekti kasuks.

Soovitame kohe pärast standardlahenduse võimaluste ülevaatust (koolitusi) alustada töötubadega, kus ei keskenduta niivõrd praeguse äri ülesehitusele, vaid tuleviku nõuetele ja kokkulepetele, kuidas lahendus tagab protsessid ja millisel määral (alati ei peagi olema esimeses etapis 100% soovunelmad kaetud, vaid ainult ärikriitilised rahaliselt mõõdetavad lõigud).

Praktiline nõuanne nr 2 – MUUDATUSTE JUHTIMINE

Projektimeeskonna positiivse meelestatuse ja ühtsustunde tekitamiseks ning eesmärkide selgemaks kommunikeerimiseks on otstarbekas korraldada töötuba. On selge, et projekti läbiviimise ajal töökoormus kasvab, tuleb muuta harjumusi, õppida uusi asju jne. Seega võiks mõelda meeskonna motivatsiooniskeemi täiendamisele, mis kompenseeriks ületunde, suuremat vaimset koormust jm stressi tekitavaid tegureid.

Meeskonna komplekteerimine ja ülesannete selgus

Kui ettevõte on otsustanud juurutada uue äritarkvaralahenduse, valib ta endale üldjuhul appi partneri, kellel on vastav kogemus ja teadmised. See omakorda ei tähenda, et partner tegeleb juurutamisega kliendi eest või üksinda. Kliendi meeskonna komplekteerimine on vähemalt sama tähtis, mistõttu on vaja kohe alguses teadvustada, millised on meeskonnaliikmete rollid ning vastutusalad. On teatud tüüpi tegevusi, mida partner ei saa võtta oma vastutusalasse (nt kaupade info) ja vastupidi (nt tehnilised nõuded).

Praktiline nõuanne nr 3 – MEESKOND

Võib juhtuda, et esimest korda ettevõtte ajaloos luuakse sellised ametikohad nagu ERP projektijuht ja peakasutaja. Mõnikord on tegu ka ühe inimesega kahel toolil. Suurema mastaabiga ettevõtetes on sellist lisakoormust andvatele ametikohtadele vaja leida mitu inimest, kes jõuavad põhitöö kõrvalt seda raskust kanda.

Samas ei pruugi alati ülesannete jaotus õnnestuda. Kahe rolli ülesannete täpsemaks eristamiseks on võimalik teha paaritunnine koolitus, mis loob selgema jaotuse ja tagab parema koostöö nii projekti juhtijate kui ka lõppkasutajate tasemel.

Kui majast on keeruline leida töötajat, kes saaks või suudaks neid rolle kanda, siis võib palgata (tähtajalise lepinguga) spetsialisti. Ja veel: pärast juurutusprojekti lõppu pole majasisese peakasutaja ülesanded sugugi lõppenud, vaid tihtipeale on järgmistes etappides või igapäevase toe mõttes kõige kiirem lahendus pöörduda just tema poole.

E-kanalid on olevik, milleta ei ole tulevikku

Ärikliendi iseteenindus (e-pood)

Hulgimüügi puhul on põhiosa klientidest ärikliendid ja müügikanaliks pole tavapäraselt erakliendile suunatud veebipood, vaid lisafunktsionaalsuse nõuetega iseteenindus- või tellimiskeskkond, kus on vajalik müügiajalugu, lepingupõhised hinnad, arved jms info olemas.

E-dokumendid ja paberivaba tarneprotsess

Kui iseteenindus/tellimiskeskkond on paindlik ja kiire, siis kauba väljasaatmine laost, arveldamine, transport ning tagasisidestamine peab toimima sama laitmatult nagu automaatne taustaprotsess ehk reaalajas e-dokumentidena. Operaatorid on selle jaoks teinud ka lahendused, mis liidestatakse ERP-süsteemiga.

Tooteinfo rikastamine ja kogu kaubainfo hankijate käest (PIM-lahendused)

Väga paljudes ettevõtetes on toote- ja kaubakategooria juhtimise protsessis veel palju andmetega tegelevat tööjõudu, aga aina enam liigutakse andmete tarbimise suunas, mitte ei tegeleta nende tekitamisega. Hulgimüügifirmadel on vaja importida hankijatelt saadud kaubainfo oma lahendusse võimalikult kiiresti ja veavabalt ning kasutada seda kohe müügiprotsessis – iga kokkuhoitud minut on tähtis.

Praktiline nõuanne nr 4 – E-LAHENDUSED

Terviklahendust pakkuvatel partneritel on pikaaegne koostöökogemus teiste partneritega, kes on oma lahenduse eksperdid (nt veebipood). Kliendi jaoks on töökorralduslikult üks peatöövõtja, kes omakorda koondab eri lahenduste projekte ja osapooli, kellel on ülevaade ja tervikpilt juurutuse hetkeseisust. Nii on maandatud mitmed riskid ja klient saab paremini keskenduda peamisele äritegevusele.

Jätkuprojektid ja pikaajaline koostöö partneri(te)ga

Väga mõistlik on tükeldada terviklahenduse projekt prioriteetsuse alusel etappideks. Partner annab siin kindlasti väärt nõu, kuidas seda teha ning millised on lahutamatud ja eraldatavad projekti osad. Tänu sellele saab ettevõte ka aega harjumise ja korraliku eeltöö jaoks.

Praktiline nõuanne nr 5 – STRUKTUREERIMINE

Terviklahendusse kuuluvad projekti tüübid (ERP, veeb, palk, EDI – Electronic Data Interchange, elektrooniline andmevahetus, ärianalüütika ja nendevahelised liidesed) tuleks kohe alguses eristada, märkides arusaadavalt, milline lahendus sõltub teise valmimisest või andmetest. Selline struktuur on vajalik sõltuvuste tuvastamiseks protsessitestides ja võimaldab järjestada töid etappide planeerimise jaoks ning tuvastada, kas mõni töö on vaja ümber tõsta.