Äritarkvara loogika peab trumpama ettevõtteprotsessid üle
Kui efektiivseid vee- ja soojalahendusi pakkuv Filter tänavu Business Centrali majandustarkvarale üle läks, oldi valmis kõige hullemaks. Lisaks tavapärasele uue programmi juurutamise keerukusele ei olnud tulenevalt koroonakriisist kodukontorites võimalik ka juhtgrupi tuge saada. Aga Filtri inimesed said uuele programmile üleminekuga suurepäraselt hakkama! See pole juhus, et nii läks.
majandustarkvara taust
Lahendus katab ettevõtte kogu tarneahela: finantsi, eelarvestamise, konsolideerimise, ostu, müügi, lao (sh laoaarvestuse), hoolduse ja projektid. Olulisemad põhjused lahenduse kasuks otsustamisel olid Microsofti keskkond ja integreeritus väärtusahelaga, kogu tarneahelat kattev terviklahendus ja lahenduse innovaatilisus. Lisaks võetakse kasutusele ka ärianalüüsi lahendus PowerBI.
BCS Itera on Filer ASis juurutanud Microsoft Dynamics 365 Business Centrali lahenduse.
Business Centrali majandustarkvara võeti Filtris kasutusele 2020. a 4. mail, kui COVID-19-ga seotud eriolukord oli veel täies jõus. Tarkvaravahetuse eestvedajad püüdsid aidata töötajaid nii palju kui võimalik kaugjuhtimise teel, ent põhiosas tuli igaühel siiski omal käel hakkama saada.
Pärast esimest kaht nädalat – õnnestumise seisukohalt väga kriitilist perioodi – võis juhtgrupi liige, Filtri kontroller Juta Mickfeldt tõdeda: „Raske uskuda, ent näib, et keerulises olukorras käituvad inimesed palju efektiivsemalt. Tavaolukorras, kus kõik oleksid suure pildi nägemise asemel detailidele keskendunud, poleks vist asjad nii hästi välja tulnud.“
Mõistagi tuli juhtgrupil esmalt palju küsimusi lahendada, sest paljud probleemid ilmnesid alles pärast seda, kui tarkvara reaalselt kasutusele võeti. Aga kõige tähtsamaga saadi hästi hakkama: uus tarkvara toimis kohe esimesest päevast alates ja töötajad hakkasid üha rohkem huvi tundma, kuidas uue tarkvara võimalusi veel paremini ära kasutada.
LASE VANAST LAHTI!
Põhjalikkus on midagi, mis iseloomustab Filtri tööstiili. Enne Business Centrali kasuks otsustamist oli sobivat tarkvara otsitud juba kolm aastat. Business Central valiti hea funktsionaalsuse tõttu, aga ka seepärast, et see integreerub mitmete Microsofti teiste lahendustega, mis Filtris kasutusel. Jäävad ära täiendavad liidestused ja andmetõsted ning tekib ühtne ökosüsteem.
Ettevõtte IKT juht Markko Toppi toob välja, et majandustarkvara hõlmab kõiki äriprotsesse, mis välistab mitmed eri lahendused. „Ka võimalus programmi lihtsal viisil isikupärastada on meile tähtis – iga kasutaja töölaual on vaid need nupud, mis on tõesti vajalikud. Ning kui rääkida Cortana tehisintellektist, siis see pole enam ulmeline maailm. Microsoft on toonud selle meiesuguste, globaalses mõistes väiksemate ettevõteteni. Tänu sellele kõigele näen sel programmil suurt potentsiaali.“
Uuele tarkvarale ülemineku ettevalmistused võtsid aega umbes aasta. Kõigepealt diagnostika, protsesside analüüs ja siis juba süüvimine sellesse, kuidas tarkvara aitab igas lõigus asju paremaks muuta.
Juurutamiseks loodi ettevõttes juhtgrupp, kelle ülesandeks sai ühelt poolt selgitada töötajaile, miks tuli vanast tarkvarast loobuda, teisalt aga korraldada väljaõpe ning olla toeks uue tarkvara kasutamisel. Ühtlasi peab juhtgrupp väga oluliseks teatud sisemiste otsuste langetamist, ilma milleta head tulemust ei saa.
Esiteks otsustati, millised andmed ja mis järjekorras üldse uude programmi üle tõsta. Esmapilgul paistis juhtgrupi otsus karm: kogu senine müügiajalugu jäi vanasse andmebaasi ning 4. maist alates sisestati uued andmed juba Business Centrali keskkonda. Ainult nii oli võimalik tagada, et uues keskkonnas on puhtad ja korrektsed andmed, mida saab tulevikus analüüside ja prognooside aluseks võtta.
Funktsionaalsusega oli sama – alustati miinimumtasemega (pakkumised, müük, arved), ei grammigi rohkem. Seejuures järgiti põhimõtet, mille sõnastas Markko Toppi: „Äritarkvara loogika peab trumpama ettevõtte protsessid üle.“ See tähendab, et järgiti tarkvara loogikat, mitte aga harjumuspärast vana süsteemi.
Juhtgrupi liige Juta Mickfeldt selgitab: „Tagantjärele oli see tark otsus, et rõhutasime pidevalt oma inimestele: olge hästi avatud selle suhtes, mida teile uue tarkvaraga seoses räägitakse ja näidatakse. Vastasel juhul hakkame alateadlikult vana süsteemi uuesti üles ehitama.“ Ta lisas, et alternatiivi pole: kui jäädakse vanade harjumuste juurde, hakatakse taas üles ehitama ideaalmudelit, mis baseerub varasemal kasutusmetoodikal.“
Sama kinnitab ka ettevõtte juhatuse liige Antti Toppi: „On ebaloogiline arvata, et me teame asju siin ettevõttes kümnekesi paremini kui tarkvara arendaja. Tegelikult on ju kõik ettevõtted ühesugused: sul on toode, mida sa kliendile müüd. Toode ei pruugi alati olla füüsiliselt käegakatsutav, vaid see võib olla ka looming. “
Inimlikult mõistab ta väga hästi põhjust, miks uue tarkvara puhul hakatakse protsesse vanamoodi üles ehitama – tekib hirm häid töötajaid kaotada. „Aga see risk tuleb juhil võtta. Pärast muudatuste vajalikkuse selgitamist töötajaile tuleb minna jõuliselt edasi. Isegi juhul, kui kaotad uuele tarkvarale ülemineku käigus ühe või kaks töötajat. Palju olulisem on, et ettevõte saaks õige tööriista, mille abil luua efektiivsed protsessid,“ lisab ta.
EESMÄRGIK S AINULT VÄÄRTUSLIK TÖÖ
Põhjus, miks Filter aja- ja rahamahuka tarkvarauuenduse protsessi ette võttis, oli lihtne. Eelmine tarkvara oli aegunud ja muutunud pigem mehaaniliseks infopangaks. Lisaks oli see mitme aastakümne jooksul hakanud oma elu elama: igaüks sisestas andmeid veidi erinevalt. Protsesside tõhustamisel ja analüüsimisel tarkvarast suurt kasu ei olnud. Aga ettevõte, kes aitab teistel ettevõtetel just efektiivsust tõsta, ei saa ise ebaefektiivselt toimida. „Me ei saa suure ettevõttena toimetada nagu kolme mehe firma,“ tõdeb Antti Toppi.
Kui protsessid käivad nagu kellavärk, pole ettevõte mitte ainult tõhusam, vaid ka atraktiivsem nii praegustele kui ka tulevastele töötajatele. Tõepoolest, millist tippinseneri rahuldab olukord, kus lattu tulevad dokumendid peab paberkujul toimetama hoone kolmandale korrusele logistikutele ja sealt edasi teisele korrusele, kus müügimehed kontrollivad tehingud üle. Mõnda aega tagasi Filtris asjad just nõnda käisidki. Kõige selle asemel aga peaks üks tippspetsialist olema hoopis klientide juures, et aidata neil efektiivsust tõsta.
„Uue majandustarkvara kasutamisel on eesmärk viia Exceli tabelite täitmine miinimumini, ühtlustada ettevõtte süsteemid ning automatiseerida tulu mittetoovad tegevused,“ räägib Juta Mickfeldt. „Just need küsimused peaks tänapäeval olema iga ettevõtte sisekaemuse koht. Ellujäämiseks on vaja ettevõtte ärimudelit pidevalt muuta, see on aga võimalik ainult siis, kui sisemised süsteemid on paigas.“
VEERAND SAJANDIGA RAHVUSVAHELISEKS KONTSERNIKS
Filter on ise sellise mõtteviisi elavaks näiteks. Firma start jääb aastasse 1992. EBRD ja Maailmapanga esimeste toetuste abil tehti korda paljude linnade ja asulate joogiveesüsteemid. Seejärel asuti uuendama asulate ja tööstusettevõtete katlamaju.
Nüüdseks juba enam kui veerand sajandit tegutsenud Filter on kasvanud märkamatult suureks rahvusvaheliseks kontserniks, millel on tütarettevõtted Lätis, Leedus, Venemaal, Valgevenes ja Bulgaarias.
Vee ja soojamajandusega seotud komponentide müügi kõrval on kasvanud järjest insenerimõtte tähtsus. Filtri inseneride väljatöötatud terviklahendused hoiavad kõvasti kokku ettevõtete ja asulate vee- ja küttekulusid ning võimaldavad säästlikult energiat toota. Järjest vähem näeb Eestis tööstust, kus aur pahiseb torustikust otse atmosfääri või voolab kanalisatsiooni kondensaat, mida on kalli rahaga üles köetud. Just selliste paljude väikeste investeeringutega saavutataksegi tööstusettevõtteis ning asulate kütte- ja veemajanduses tootlikkuse kasv.
Mõned lahendused on ka päris põnevad, näiteks katlamajade-kasvuhoonete kompleksid, kus tekkiv süsihappegaas ja soojus kasutatakse ära kasvuhooneis. Tomatid on tänulikud, sest neid kasvab koguni 40% rohkem!
AINUL AADNE FIRMAKULTUUR
See, et Filtris uue tarkvara rakendamine üsna valutult õnnestus, pole juhus. Firmakultuur on üks oluline tegur, mis sellele kaasa aitas.
Ettevõttes ei ole ühte konkreetset juhti, kes otsustaks ainuisikuliselt asjade üle. Kõik, kes soovivad, on oodatud ühes või teises juhtgrupis osalema, ükskõik mis taseme töötajaga on tegemist. Nii et kui mõnel töötajal on soovi ja potentsiaali, on ta väga teretulnud kaasa rääkima igapäevases ettevõtte arengus.
Aga mitte igaüks ei pääse Filtrisse tööle – selleks tuleb läbida päris tihe filter. „Me otsime tegelikult inimesi, kes ei ajaks oma ametijuhendis näpuga järge,“ räägib Juta Mickfeldt. „Mitte et me tahaks oma töötajatest viimast välja pigistada – ei, oluline on, et inimesed suudaksid konstruktiivselt mõelda ja oleksid valmis muutusteks. On ju ilmselge, et ühes arenevas ettevõttes tööülesanded pidevalt muutuvad.“
Filtri juhtide eesmärk on hoida meeskonda, kes hingab ja mõtleb samamoodi, saab töökultuurist samamoodi aru ning kellel on ühesugused väärtushoiakud. Näiteks kui mingi funktsionaalsus on võimalik asendada digilahendusega, siis võetakse see kasutusele. Kõik see algab aga selliste inimeste leidmisest, kellel „lööb õigel hetkel silm särama“. „Me ei otsi inimestele tööd juurde, vaid me tahame, et iga töötaja teeks ainult mõtestatud tööd, mille abil luua võimalikult suurt väärtust. Ühesõnaga, me otsime Filtrisse inimesi, kelle puhul me ei saaks palga eest vaid kahte kätt, vaid ka ende mõistuse ja südame.“
Tänu sellistele motiveeritud töötajatele on juba ka Filter ASi tütarettevõtetes Business Centrali tarkvarale üleminek täies hoos.