Chat

Uudisvoog:

Tagasi

Mitte kas, vaid millal

Allikas: Äri-IT Sügis 2023

Autor: Külli Rebane, BCS Itera ärijuht

…peaks projektidega tegelev ettevõte mõtlema ERP-lahenduse peale.

 

Mitte kas, vaid millal peaks projektidega tegelev ettevõte mõtlema ERP-lahenduse peale.

„Meil on tublid projektijuhid, neil on kõik kontrolli all, nad tunnevad oma klienti ja teavad projekti nüansse-kokkuleppeid… peast.“ „Raamatupidajal ei ole tegelikult keeruline see mõnisada arvet kuus Excelis hallata ja projektidega siduda – ta on seda kogu aeg teinud.“ „Ostujuht on meil töötanud juba 40 aastat, ta teab ilma tarkvaratagi täpselt, millal mis kaubad tellida.“ Kõik tõsi. Saadaksegi hakkama. Aga ainult kuidagiviisi ja mõnda aega.

Väiksemas, mõne projektiga ettevõttes ei olegi projektijuhtimise tarkvara või ERP (Enterprise Resource Planning – keskne majandustarkvara) tähtsatest asjadest esimene, millega tegeleda. Kui aga ostujuht ei saa võtta puhkust, sest on asendamatu, ja raamatupidaja on viimane, kes kontorist arvekuhja tagant lahkuda saab, ning ettevõtte juhil puudub ülevaade projektide või kogu ettevõtte tulemustest, siis võib öelda, et korraliku projektihalduslahenduse peale oleks pidanud hakkama mõtlema juba eile.

Milline on olukord, kus ilma korraliku projektihaldustarkvarata enam hakkama ei saa?

 

1. Igal projektijuhil on oma lahendus ning info ei liigu.

Vaatamata sellele, et viimaste aastate jooksul on väga paljud ettevõtted protsesside ja info digiteerimisega algust teinud, kohtame majandustarkvara juurutajana endiselt rohkelt neid, kus kasutatakse projektide juhtimiseks Excelit. See võib olla hea abivahend väikese projektikese haldamiseks, kuid suurte ja ärikriitiliste projektide andmebaasiks ta ei sobi. On ka näiteid, kus ettevõttes on kasutusel spetsiifilisemad protsessipõhised tarkvarad, kuid tihti iga protsessilõigu jaoks oma. Või palju Exceleid ja muid rakendusi, mis omavahel ei suhtle. Ning kohe ongi tekitatud olukord, kus andmed sisestatakse mitmekordselt, infot on keeruline jagada ning näiliselt paljudele andmetele vaatamata ei ole projektidest tegelikku ülevaadet või on see igaühe jaoks veidi erinev.

Kui projektijuhid ekslevad Excelite rägastikus selle asemel, et keskenduda põhitööle – projektide juhtimisele –, on vaja korralikku projektihaldustarkvara, mis koondab kogu info üheks tervikuks ning tänu millele on see osapooltele kättesaadav reaalajas.

 

2. Andmeid, infot ja osapooli on palju, projektid on keerulised ja mahukad.

Mitte keegi ei suuda hoida kogu infot mälus… välja arvatud arvuti. Kui projekte on rohkem kui üks, need kestavad mitu aastat ning osapooli on palju, ajakava on fikseeritud ning mängus on mitmesugused materjalid-ressursid, siis on vaja masina abi. Ikka selleks, et oluline ei ununeks, töö saaks õigeks ajaks tehtud, materjalid tellitud ning kõik osapooled teaksid, kes, millal ja mida tegema peab.

 

3. On tekkinud terve hulk n-ö asendamatuid inimesi, kelle peas on talletatud kogu oluline ettevõtte info.

Raske uskuda, et need inimesed on ise õnnelikud oma asendamatuse üle – kui saabki puhkusele minna, peab telefon ikka kolleegi kõnele reageerimiseks käepärast olema. Seega on üks eesmärk kindlasti info liigutamine inimese peast ettevõtte ühtsesse andmebaasi. Asendamatud saavad siis kergemalt hingata, info projekti kohta on ühes kohas, kõikidele kättesaadav ning maksimaalselt standardiseeritud – teisisõnu on ettevõtte vastavalt kokkulepitud protsessile hallatud.

 

4. Väärtuslikud spetsialistid tegelevad andmesisestusega.

Olen olnud projektijuhi rollis ja mäletan hästi, kui demotiveeriv oli sellise töö tegemine, millega oleks suurepäraselt toime tulnud ka tarkvara. AI-ajastul ei tohiks enam juhtuda, et meie tööjõuturult tikutulega taga otsitud parimad spetsialistid teevad tööd, mida saaks lihtsa vaevaga automatiseerida. Kõik, mis on võimalik, peaks olema automatiseeritud, nii et töötajad saaksid keskenduda vaid sellele, milles nad on kõige paremad.

 

5. Projektide kohta pole piisavalt infot või saadakse see liiga hilja.

Üllatavalt paljud ettevõtted tegutsevad veel kõhutunde pealt, mis küll vahel ka töötab ja läheb õnneks. Eks põhjus on ka selles, et infot lihtsalt pole või on selle jooksev aruandluseks vormistamine ebamõistlikult mahukas töö. Ent igaüks, kes projektidega tegeleb, teab, et mitte alati ei püsi projektid eelarves ja ajakavas ning kui info probleemide kohta saadakse liiga hilja, et teha korrektuure, siis pole see jätkusuutlik.

Isegi reaalajas infost ei piisa enam! Praegune eeldus ja ootus on tarkvara kogutud andmete põhjal tehtavad ennustused selle kohta, mis projektiga juhtub, ning soovitused ja stsenaariumid soovitud tulemuseni jõudmiseks. Projekti ülevaade ei tohiks olla ainult projektijuhi töölaual, kust seda küsimise peale jagatakse, vaid info peaks olema asjaosalistele soovitud kujul (nt telefoniäpis avatavate mõõdikutena) kättesaadav igal ajahetkel.

 

6. Probleem ressursside planeerimisega.

Projektis tegutsevad inimesed ja sellega võivad olla seotud mitmed tööriistad või masinad. Kui igal projektijuhil on oma arvutis plaan ettevõtte ühiste ressursside kasutamise kohta, juhtub liiga sageli, et sama inimene või seade on kavandatud mitmesse projekti samal ajal, kusjuures pärast seda ootab ta ehk nädalaid jõude. Ühtse projektihalduse korral annab tarkvara juba plaani tegemisel märku sellest, millist ressurssi ma üldse vajan, kas see ressurss on saadaval ja kui pole, siis millal ta vabaneb. Täpsemalt planeeritud ressurss võrdub kindlasti rahalise kokkuhoiuga ning on võtmetegur ajakavas püsimisel.

Mis puudutab materjali, siis kalli, hoiustamisel eritingimusi nõudva või aeguva kauba korral on eriti oluline, et see saabuks just selleks hetkeks, mil seda projektis vaja on. Kui materjal saabub liiga vara, võib see tähendada täiendavat kulu selle hoidmise näol, kui aga tellimusega hiljaks jääda, venib kogu projekt ning järgmisteks sammudeks vajalikud ressursid on võib-olla juba plaanitud järgmise projekti jaoks. Võib ka juhtuda, et näiteks paigaldusmeeskond on teisest maailma otsast kohale sõitnud, kuid mida pole, on paigaldatav seade.

 

7. Andmeturvalisus.

Tänapäeval väga oluline teema! Kui kogu projektibaas asub ettevõtte keldris paiknevas serveris, siis võib mustema stsenaariumi korral juhtuda, et äritegevus katkeb kuudeks, kui serveriga midagi juhtub, näiteks toimub küberrünnak. Või on kogu know-how kasutaja arvutis, mis on õnnetuste ja andmekao eest veel kõige vähem kaitstud. Ühtne baas turvalises serveripargis, mida turvab ja haldab suur meeskond, tagab parema une.

 

8. Plaan kasvada.

Ja last but not least: alguses sai mainitud, et väiksem ettevõte võib hakkama saada ka paberi ja pliiatsiga, aga kui on siiski ambitsioon kasvada, tasuks kohe mõelda võimekale tarkvarale.

 

Kui teema tundub aktuaalne, võta julgelt ühendust BCS Iteraga. Oleme Microsoft Business Centrali platvormil juurutanud aastaid just projektidega tegelevatele ettevõttele terviklahendusi ehk ERPi.

Tootmine

Tootmise ökoloogiline jalajälg ja kuidas seda vähendada Business Centrali abil

Eelmine uudis

järgmine uudis

ERP

ERP trendid 2023―2024

DIGITALISEERIMINE