Chat

Uudisvoog:

Tagasi

Muuda kaupade liikumine objektil nüüdisaegsemaks

Allikas: Äri-IT Sügis 2020

Autor: Pille Nurmis, BCS Itera konsultant

Tänapäeva kiire majandus-ja elutempo juures on oluline, et info oleks pidevalt kättesaadav ja ajakohane. See peab jõudma objektilt kontorisse ja majandustarkvarasse võimalikult väikse vaeva ja ajakuluga.

Muuda kaupade liikumine objektil nüüdisaegsemaks

E-arvetest on palju räägitud ja ostuarveid võetakse vastu ning kinnitatakse üha enam ettevõtetes elektrooniliselt. Aga kui tegemist ei ole mitte ainult arvetega, vaid kaupade ja saatelehtedega, kuidas siis olukorda lahendada? Ning kui projekte on palju ja saatelehti peab kinnitama mitu projektijuhti?

 

Saatelehe senine paberelu

Kaup tuuakse objektile, kaasas on saateleht. Paberil.

Kaubad ja tarvikud saab kohe kasutusele võtta, aga mida teha saatelehega? Tavaliselt võtab info liikumine objektilt kontorisse oma aja ning seejärel hakatakse seda veel Excelisse või majandustarkvarasse sisestama. Kui protsessi osaks on veel paberil olev kinnitusring, siis võib info liikumine võtta isegi nädalaid, rääkimata sellest, et mõni dokument ununeb kusagile pikemaks ajaks või läheb hoopis kaotsi.

Ühe kauba ostutehinguga on vahel seotud palju dokumente: saateleht, vastuvõtudokument, arve. Kõiki neid tuleb käsitleda. Paberidokumentidelt info mitmekordsel käsitsi sisestamisel tekivad aga vead lisaks suurele ajakulule.

 

Kuidas mõistliku ajaga kaubadokumente hallata?

Mõistlik on protsesse muuta selliselt, et kasutades ära tarkvara võimalused, oleks kaupade liikumise info kiire ja sisestamine ühekordne.

Võtmesõnaks on e-andmevahetus, mille kaudu vahendatakse infot koostööpartnerite vahel elektrooniliselt. Info kauba kohta sisestatakse üks kord ja edasine liikumine toimub ühest tarkvarast teise liideste abil – selle kaudu liiguvad tellimused, saatelehed, tarne kinnitused ja arved otse ühest tarkvarast teise.

Dynamics 365 Business Centralis on selline lahendus liideste abil loodud.  Ostja juures koostatakse kaupade ostutellimus, kuhu on võimalik märkida projekti number, projektijuht ja kulukohad.

Dokument liigub liidese kaudu operaatori (nt Telema) juurde, kes tõlgib info vastuvõtja tarkvara jaoks sobivaks. Saaja saab andmed kätte, ilma et peaks neid oma süsteemi käsitsi sisestama. Ta kinnitab või komplekteerib tellimuse ning ostjale saabub koos kaubaga elektrooniline saateleht.

Ostutellimuse või kauba vastuvõtmisel saab Dynamics 365 Business Centralis seadistada kinnitusringe, kus vastutav isik, näiteks projektijuht, kinnitab projektiga seotud kauba koguse ning kulud.

Kui ostja on kauba vastuvõtmise kinnitanud, koostatakse tarkvaras ostu tarnekinnitus, mis liigub elektroonilisi kanaleid pidi müüjale. Vastavalt ettevõtte vajadustele ja kokkulepetele müüjaga saadetakse elektrooniline ostuarve kas iga ostutellimuse kohta eraldi või kord kuus koondarvena.

Kuna kõik edasised dokumendid koostatakse esmase ostutellimusel alusel ja need on omavahel seotud, siis jääb ära mitmekordne sisestamine ning kogu info liigub dokumentidega kogu aeg kaasa.

 

e-saateleht

Tuleme alguse juurde tagasi ja vaatame olukorda, kus esimene dokument ei ole mitte ostja koostatud ostutellimus, vaid müüja saateleht, mis tuleb koos kaubaga.

Ühe meie ehitusettevõttest kliendi juures täpselt nii ongi: kogu ahel algab saatelehest, mis saabub müüja juurest Telema kaudu ehitusettevõttesse.

Müüja sisestab saatelehele projekti numbri ja projektijuhi nime, mis kajastuvad saatelehel kokkulepitud väljadel. Saabunud saatelehe alusel koostatakse Business Centralis automaatselt ostutellimus, mis on eeltäidetud ostetud kauba, koguse ning hinnaga, kuid ehitusettevõtte jaoks olulisena on lisaks juures ka projekti number, mille jaoks kaup on ostetud.

Saatelehele lisatud projektijuhi nimi tagab selle, et dokument läheb kohe õige inimese kätte, kelle ülesandeks on kinnitada kauba olemasolu projektil.

Ostja poolel ei ole vaja ostu kohta kaupa sisestada, kõik on elektrooniliselt täidetud ning projektijuhi kinnituse järel saabub müüjalt e-arve, mis on seotud kinnitatud ostutellimusega.

Tänu e-andmevahetusele on info liikumine partnerite vahel automaatne, tagades selle õigsuse ja ajakohasuse.

Äriteenindus

Majandustarkvara poeb panka ehk Gateway liidesed

Eelmine uudis

järgmine uudis

Äriteenindus

Lühidalt konsolideerimisest: Microsoft 365 Business Central teeb elu palju lihtsamaks