Ettevõtte kultuurimuudatuse uued tööriistad – nüüdisaegne tehnoloogia

Allikas: Äri-IT Kevad 2021
Autor: Marek Maido, BCS Itera

Ettevõtte kultuur ja tehnoloogia on üksteisega palju tihedamalt läbi põimunud, kui esmapilgul välja paistab. Tehnoloogiast on saanud koguni kultuuri üks tõhusamaid suunajaid.

Ettevõtte kultuur on väga lai mõiste, kohati isegi hoomamatu. Lühidalt kokku võttes tähendab see ühist väärtusruumi, kokkulepitud või kujunenud norme ja viisi, kuidas ühiselt tööd tehakse.

On kinnitust leidnud, et teenuse või too­te kvaliteet sõltub paljuski organisatsiooni kultuurist1. Seetõttu on viimastel kümnen­ditel üha enam räägitud sellest kui juhtimise olulisest instrumendist. Ettevõtte kultuuri mõjutavad kahtlemata rahvuslikud eripärad, traditsioonid ja majanduskeskkond, lisaks annavad tooni ettevõtte suurus, tegevusvald­kond, rahvusvaheli­sus jpm. Palju vähem räägitakse aga teh­noloogiast kui kultuuri kujundamise ja suu­namise vahendist.

Õhtusöök kliendiga ja „uus“ avastus

Oleme BCS Iteras juuruta­nud majandustarkvara juba peaaegu 20 aastat ja enamik meie kliente on Eesti mõistes keskmised või pigem suured ette­võtted, paljud neist rahvusvahelised. Alati on üks tähtis investeeringu tegur saadav kasu, mis võib väljenduda efektiivsuses, tellija klientide lojaalsuse kasvus, suuremas konkurentsivõimes, rahas jne. Aga mul­lu ühel septembriõhtul tabas mind „uus“ avastus – see juhtus õhtusöögilauas, kui kuulasin kliendi tagasisidet uue majandus­tarkvara juurutamise kohta. Tegemist on rahvusvahelise Eesti ettevõttega, kes te­gutseb Ida­Euroopas. Ühel hetkel ütles ta välja mõtte, mida ma pole ise selliselt sõnastanud: „Ilma nüüdisaegse ja ühtse majandustarkvarata ei ole ühtse kultuuri loomine ettevõttes võimalik.“  Nad on loonud oma teenustele kindlad kvaliteedireeglid, mis põhinevad protsessi­del ehk reeglitel ja kokkulepitud tegevustel. Need tagavad tähtaegadest kinnipidamise, kaupade­teenuste kättesaadavuse ja kva­liteedi, õiged andmed, läbipaistva juhti­mise jms. Ilmselgelt on vähegi suuremates organisatsioonides, eriti rahvusvahelistes, peaaegu võimatu ühtlustada protsesse ja seega ka kultuuri ilma ühtse juhtimis­ ja majandustarkvarata.

Lihtne näide. Klient saadab päringu toote või teenuse kohta. Kui kiiresti me vastame tema päringule? Kujutame ette, et ühes ettevõttes on nüüdisaegne kliendisuhte juhtimise lahendus, kus kogu protsess on kirjeldatud ja jälgitav. Teises jääb aga päring klienditeenindaja e­posti või veel hullem, tema mällu. Sellest kujuneb kii­resti ettevõttes norm: kuidas me suhtume kliendi vajadusse; kui kiiresti reageerime ja lõpuks, kui pühendunud me oleme oma missioonile ja eesmärkidele, et pakkuda parimat teenust.

Tänapäeval ei ole suurepärane ette­võtte kultuur enam võimalus, vaid kohustus. See on ette­võtte DNA ehk isikupära koos põhiväärtuste ja eetikaga, toetades nii protsesse, ja vastu­pidi: kokkulepitud protsessid toetavad ettevõtte põhiväär­tusi. Kultuur on vun­dament sellele, mida organisatsioon teeb lõp­liku eesmärgi saavutami­seks kollektiivse meeskonnana. Majandustarkvara ehk ERP (Enterprise Resource Planning, ettevõtte ressursside planeerimine) on organisatsiooni äriteabe selgroog, mis annab juhtidele integreeritud ja tervikliku ülevaate kõigist protsessidest. See koordineerib tõhusalt ettevõtte toi­minguid ja kultuuri toetabki nii peamiselt tehnoloogia. Lisaks annab tehnoloogia töötajatele õiguse teha oma tööd paremi­ni ja tõhusamalt, tõstes moraali ja aidates kaasa ettevõtte kultuurile.

ERP juurutamine kui kultuuri raju muudatus

Üha enam räägitakse ERP juurutusprojekti­ga seoses muudatuste juhtimisest, millest on juttu ka Äri­-IT teistes artiklites. Põhjus ongi selles, et uue lahenduse kasutusel võtmine ei ole lihtsalt tarkvara vahetamine arvu­tis, vaid ühine otsus, et nüüd tehakse uue tehnoloogiaga midagi teisiti ja paremini. Kes rohkem, kes vähem, aga uue tehnoloogiaga murrame organisatsioonis helgema tulevi­ku nimel teatud vanu sisseõpitud tegevusi (tegevusetust) ja käitumisnorme.

Üldiselt ei ole n­ö suur proletaarne kul­tuurirevolutsioon parim võimalik tee, vaid kultuuri muudatus võiks toimuda pigem väärtuspõhiselt ja kaasavalt. Seda peetak­se üheks keerulisemaks protsessiks, sest see hõlmab seotud eesmärke, mitmeid rolle, huve, väärtusi, tavasid, hoiakuid ja eeldusi.

Tehnoloogia puudumine või info jagu­nemine suure hulga eri süsteemide vahel võimaldab paljuski kultuuril areneda juhi­tamatus suunas, kuna igaüks teeb asju nii, nagu heaks arvab. Nüüdisaegse tervikla­henduse juurutamisel aga surutakse paljud normid, tavad, reeglid ja hoiakud kindlasse kanalisse või mudelisse. Näiteks me ei juhi projekti enam nii, nagu üks või teine projek­tijuht paremaks peab, vaid meil on kindlad reeglid, kuidas me planeerime projekti; kus on eelarved; kuidas me jälgime nende täitu­mist, hankeid ehk pakkumisi alltöövõtjatelt, projekti tähtaegasid; mis andmeid ja kuhu me sisestame jne. Tean kogemusest, et sel­line muudatus toob enamikus ehitusettevõ­tetes esimese hooga kaasa suure vastusei­su, sest aastaid ametis olnud projektijuhid on omandanud oma käekirja.

Anna oma ettevõttele võimalus

Tehnoloogia on suurepärane vahend ja sa­mas ka põhjus ettevõtte kultuuri ja käekäiku muuta ning eelkõige juhtida. Eduka lahingu võitmiseks ei ole vaja palju inimesi, vaid head strateegiat, häid vahendeid ja koordi­neeritud liikumist. John Coleman toob HBRis („Six Compo­nents of a Great Corporate Culture“, 2013) kuue peamise suurepärase ettevõtte kul­tuuri komponendi seas välja „Praktika ehk tegevused“. Väärtused on vähe tähtsad, kui need pole protsessides kinnistatud. Kui organisatsioon tunnistab, et inimesed on tema suurim vara, siis peaks ta olema val­mis ka nähtaval viisil neisse investeerima. Väärtused peavad olema kinnistatud igapäevastes tegevusrutiinides ja protses­sides. Tehnoloogia on siin väga heaks abi­liseks.

Viited

1 Organisational Culture and Quality Impro­vement; Dr R Maull, Dr P Brown, Prof R Cliffe; University of Exter 2001. Creating a Culture of Quality by Ashwin Srinivasan and Bryan Kurey; Harvard Business Review 2014