Ehituse alltöövõtjad ja nüüdisaegne majandustarkvara. Kuidas mitte Excelisse ära uppuda?

Autor: Külli Rebane, BCS Itera ärijuht

Tänapäeval ei peaks ükski projektijuht raiskama kallist aega mõttetule andmete sisestamisele, vaid keskenduma hoopis projekti juhtimisele – planeerimisele ja kontrollile. Mugavad tehnoloogilised võimalused on selleks olemas.

EXCEL POLE MAJANDUSTARKVARA

Kaubad ja laoseisud – pikk põhjalik Excel. Inimesed ja nende ajaplaan – teine Excel. Projektide eelarved – samuti Excel (ja igal projektijuhil ning võimalik, et iga projekti kohta isiklik). Tööde aktid – Excel nende üleandmiseks ja vastuvõtmiseks, lisaks suuremate peatöövõtjate Excelid. Müügiprojektide haldus – kena ja värviline Excel. Müügipakkumised – Excel või mitu. Lisaks veel hulgaliselt abiinfoga Exceleid.

Nüüd peaks olema see koht, kus Excelite rägastikus eksleja ärkab üles, hirmuhigi otsa ees, ja mõtleb kergendustundega oma ettevõttes kasutatavale integreeritud terviklahendusele. Kuid paljudele on see sigrimigri endiselt tänapäev. Ilmselt väiksema äri puhul, kui kliente ja projekte on loetud arv, toimib selline tükeldatud töövahend hädapärast. Suurema ettevõtte puhul on aga sel juhul andmete hoidmise ja haldamise risk ebamõistlikult kõrge ning ajakulu liialt suur.

See olukord võib kõrvalseisjale tunduda ülimalt lihtne lahendada, paraku aga näeme igapäevaselt, kui armsad ja mugavad need aegade jooksul hoolega üles ehitatud keerulised Excelid on ja kui raske on nendest loobuda. Viidates just mugavusele ja harjumusest tulenevale töökiirusele, lepitaksegi veidi vähem läbipaistva infoga ning loodetakse, et andmed on korrektsed ja püsivad. Sageli juhtub ka see, et üksiku protsessilõigu omanikule tundub, et tervikut pole vaja ja Excelis saab kõik kiirelt tehtud – ta ei tajugi, kui palju peavad teised tegema käsitsitööd andmete kättesaamiseks-kontrollimiseks ning oma töölõigu tegemiseks.

VÄLDI KATASTROOFI

Ettevõtte seisukohalt on selline lahendus pehmelt öeldes katastroof päris mitmel põhjusel.

Esiteks seisab kogu teadmiste baas ja äriinfo savijalgadel, valmis igal hetkel kokku kukkuma; kindlasti on andmetes vigu ning üht-teist ka puudu või ühest Excelist teise kandmata. Lisaks on vägagi reaalne oht, et andmeid ühel päeval enam ei ole.

Teiseks ei ole võimalik struktureerimata ja puudulike andmete põhjal teha korralikke analüüse ning õigeid ja õigeaegseid  otsuseid. Info on reeglina projektijuhtide peas ja juhil ei jää muud üle kui otsustada nende perioodiliste kokkuvõtete, oma kogemuse ja kõhutunde pealt.  Kuna operatiivset infot ei ole, võib otsustega jääda hiljaks.

Kolmandaks kujuneb neljas-viies tarkvaras hallatav projekt sageli hektiliseks ka projektijuhile endale, kui selgub näiteks ootamatult, et materjale on vaja objektile homseks või vastupidi, täna saabunud kaupa pole kuhugi järgmiseks kolmeks kuuks paigutada. Või kui kolm juhti on veel planeerinud parima spetsialisti oma projektile samaks ajaks või kui kuu lõpus aktsepteeritud arveid kokku liites selgub, et neid on rohkem, kui lepingus kokku lepitud.

Neljandaks on väga keeruline saada ettevõttesse uusi noori ja innovaatilisi tegijaid, kes oleks valmis tegutsema ilma ägedate tänapäevaste töövahendita.

TERVIKLIK MAJANDUSTRAKVARA

Milline on lahendus, mida nähes ei pea kasutaja, juht, kliendid ja tarnijad sügavalt ohkama?

Andmed peaksid olema kas ühes kohas või kui see pole võimalik, siis vähemalt integreeritud ehk liikuma ühest süsteemist teise ilma kasutaja sekkumiseta ja reaalajas. Ühtne baas annab hea võimaluse projekte standardiseerida ja struktureerida, mis omakorda loob parema pinnase hilisemaks kvaliteetseks analüüsiks.

EHITUS

Parimal juhul algab ehitusprotsess ühes terviklikus tarkvaras juba alates esmasest müügiplaanist: millistele klientidele soovime oma teenust ja lahendusi pakkuda; millises mahus ja millisel perioodil me seda teeme. Müügimehel on korraga ees nii müügiplaan kui ka lepingud selleks, et teada, milliseid lubadusi ta saab kliendile anda. Pakkumise käigus koostatakse juba eelarve, mis on projekti aluseks, ja planeeritakse vajadusel ressursid. Kui kliendi kinnitus on olemas, luuakse pakkumisest kohe projekt ning kõik kokkulepped, mis müügis tehtud (sh hinnad, kaubad, teenused jms), liiguvad projektiga kaasa. Jällegi – päris mitu liigutust käsitsitööd vähem.

MÜÜK ja OST

Kui müügifaasis polnud vaja veel ressursse broneerida, jätkub projektijuhi töö pärast lepingute sõlmimist vajalike inimeste ning töövahendite, plaanide ning materjalide ostuplaani loomisega. Inimeste ja tööriistade optimaalsel planeerimisel aitavad graafilised plaanurid. Kaupade puhul saab tarkvara optimeerida kallite materjalide või seadmete tellimise aega. Lisaks inimestele ja tellitavatele materjalidele on ehituses terve hulk tööriistu, mille üle on võimalik tarkvara abil arvestust pidada (mis objektil ja mis ajani need kasutusel on). Vahemärkusena väike meeldetuletus, et kasutame endiselt terviklahendust, kus kõik andmed on omavahel seotud.

TÖÖDE PLANEERIMINE ja AKTEERIMINE

Kui mõned tööd on tehtud, registreerivad asjaosalised ise aja- ja materjalikulu ning ülevaate kasutatud tööriistadest kohe, n-ö põllult lahkumata, projekti juurde. Nende andmete põhjal koostab tarkvara aktid ja arved ning nende väljastamine klientidele toimub kiiresti, õigel ajal ja vigadeta. Projektijuhi elu on lihtsam, aga kergem on ka raamatupidamisel, sest kogu info on kohe kajastatud ka finantsülevaates.

Juhul kui ettevõte jääb hiljem valminud objekti hooldama, annab hooldusmoodul hea võimaluse probleemide ennetamiseks soovituste ja teatud sammude näol.

Projektijuhi roll võib ilmselt ühtse terviklahenduse puhul veidi muutuda. Kui enne lasus tal vastutus andmed sisestada ja neid ajakohasena hoida, siis nüüd liigub andmesisestus otse töö teostajatele ning projektijuht on pigem planeerija, kontrollija ja kinnitaja.

Kuna info tekib ja liigub reaalajas, on ettevõttel projektidest ülevaade, sealhulgas väga täpne kulude arvestus sõna otseses mõttes igal ajahetkel. Kusjuures hälvetega on võimalik tegeleda kohe, mitte kuu lõpus andmeid kokku kogudes.

Kui lisada siia veel inimlikku eksimist vähendav kontrolli- ja hoiatussüsteem ja graafilised töölauad, kus joonistuvad välja hälbed, võiks praeguste tükeldatud lahenduste kasutajatel tekkida unistus uuest tarkvarast. Tänapäeva digimaailmas ei tohiks ükski inimene teha mõttetut tööd lihtsalt sellepärast, et töövahendid eeldavad seda.