Andmete visualiseerimine ehk disain
Autor: Mihkel Nugis, BCS Itera ärianalüüsi konsultant-arendaja
Milline on pilkupüüdev juhtimislaud? Kiire ülevaate saamiseks suurest andmehulgast on kõige parem esitada infot graafiliste kujunditena, näiteks graafiku, diagrammi ja piktogrammina või lihtsalt suure ja värvilise numbrina. Kui kogume sellised visuaalid kokku ühele lehele või ekraanile, saame juhtimislaua.
Ärianalüüsi puhul on juhtimislaua ülesanne tuua välja esmatähtis info nii, et vaatajale on kohe selge, millega on tegu: mis läheb hästi ja mis mitte; kas eesmärgid on täidetavad või tuleb hakata rohkem pingutama.
Juhtimislauana aruande koostamine ei tohiks kellelegi tänapäeval üle jõu käia. Kättesaadavad on mitmed programmid/äpid, mille abil saab andmetest luua visuaalselt pilkupüüdvaid aruandeid või numbrilaudu. Nimetamist väärivad kõigile tuttav Excel, Microsofti pilvepõhine andmetöötluse teenus Power BI, maailmas laialt levinud visualiseerimisrakendused Tableu ja QlikSense jpt.
Siin on 15 põhimõtet ja soovitust, mida silmas pidada, kui hakkate juhtimislauda disainima.
1. Eesmärgipärasus
Tehke endale selgeks, kellele on juhtimislaud mõeldud ja millist eesmärki see kannab.
- Strateegilised juhtimislauad esitavad ettevõtte pikemajaliste eesmärkide täitumist jälgivaid mõõdikuid. Näiteks mõõdetakse turuosa kasvu või investeeringute tasuvust. Selliste aruannete tarbijateks on eelkõige ettevõtte tippjuhid ja omanikud.
- Taktikalised juhtimislauad aitavad mõõta mingi konkreetsete ülesande täitmist, näiteks müügikampaania kasumlikkust või kliendirahuolu indeksi muutust. Selliseid aruandeid ja juhtimislaudu vajavad kõige enam keskastmejuhid (müügijuhid, personalijuhid jt).
- Operatiivsed juhtimislauad esitavad reaalajas numbreid, näiteks laopinna täituvus, tootmisliinide koormus, müügitellimuste täitmine. Sellised juhtimislauad aitavad vastu võtta kiireid otsuseid, et tagada protsesside tõrgeteta toimimine.
- Analüütilised juhtimislauad sisaldavad rohkem numbrilisi andmeid ja võimaldavad neid vaadelda süvitsi. Selliste numbrilaudade puhul kasutatakse ka mitmeid filtreid. Andmed pärinevad pikemaajalisest perioodist, tuues seega välja trende ja perioodide vahelisi muutusi. Kasutajateks võivad olla näiteks finantsistid ja ärianalüütikud.
2. Ühe pilguga haaratav
Nagu juba mainitud, on juhtimislaua eesmärk anda kogu info edasi ühel ekraanil. Nii ei tohi visuaalsed elemendid jääda ekraaniserva taha või varju. Vältida tuleks vajadust ekraani kerimisribade järele paremal või all serval. Probleem on siin selles, et pole teada, millise ekraaniresolutsiooniga seadet kasutatakse. Kui juhtimislaud peab olema kasutatav näiteks mobiilirakendusena, seab see disainile erilised tingimused ja sel juhul ei saa vältida ekraani kerimist. Enamik visualiseerimisrakendusi oskab vaadet teatud ulatuses skaleerida. Juhtimislauda tehes tuleks kindlasti kontrollida, kuidas see väiksematel ekraanidel välja näeb. Võib juhtuda, et teksti font muutub loetamatuks.
Visuaalide paigutamisel juhtimislauale on hea teada, et meie kultuuriruumis pöörab vaataja esmalt pilgu lehe ülemisse vasakusse nurka, seejärel liigub see paremale ja sealt edasi alla. Kõige tähtsam info olgu seega ülal vasakul. Alumine parempoolne nurk saab tõenäoliselt kõige vähem tähelepanu – sinna võib asetada sellist infot, mis aitab selgitada andmeid, või näiteks linke teistele aruannetele.
3. Lihtne kujundus
Visuaalid peavad olema lihtsa kujundusega. Tuleb vältida ruumilist 3D-efekti, varje ja muid sarnaseid kujundusvõtteid, mis on küll ehk põnevad vaadata, kuid ei anna info edastamisele midagi juurde.
Teksti font peab olema ühesugune kogu aruande ulatuses, suurustega ja fondi paksusega saab mängida.
4. Joondatud elemendid
Visuaalide asetamisel juhtimislauale üksteise kõrvale tuleb jälgida, et need oleksid korrektselt joondatud (servad kohakuti). Isegi paari pikseli (ekraanipunkti) suurune erinevus häirib silma ja jätab mulje lohakast viimistlusest. See omakorda tekitab umbusku aruande õigsuse suhtes.
5. Järjepidevus ja kooskõla
Visuaalide ja numbrite kujutamisel tuleb kasutada ühtset stiili. Kui ühes visuaalis tähendab roheline kindlat kategooriat, siis peab see säilima ka kõigis teistes visuaalides samana.
6. Tähtsaima eristamine
Tihti aitab juhtimislaua eesmärki visualiseerida paar-kolm mõõdikut ja teised elemendid täiendavad kogu pilti lisainformatsiooniga. Vaatajal jääb paremini meelde see, mis eristub, nii et tähtsamaid mõõdikuid tuleb eriliselt rõhutada (näiteks suurem fondiga või värviga).
7. Selgus ja arusaadavus
Juhtimislaud ei tohi olla infoga üleküllastatud. Siin kehtib 5 sekundi reegel: vaataja peab selle aja jooksul aru saama, mida juhtimislaud kujutab. Terminid peavad olema ühemõtteliselt ja arusaadavad, vältida tuleks lühendeid.
8. Graafiku telg nullist
Tavaliselt on graafikul horisontaalteljel kategooriad ja vertikaalsel numbriline info. Arvtelje skaala alguspunktiks peab olema 0, muidu moondub kategooriate omavahelise suhte võrdlus.
9. Numbri lühivorming
Numbrid tuleb esitada ümardatuna. Juhtimislaual ei juhita tavaliselt kedagi rahaliste väärtuste sendikohad. Vahel on tähtsad ainult tuhanded või isegi miljonid.
10. Kontekst
Numbrite sisuline tähtsus avaldub võrdluses näiteks eelarvega, eelmise aasta sama perioodiga või turu keskmisega. Kui visuaal kujutab numbrilist väärtust, siis varustage see lisainfoga, mis toob välja muutuse ja selle, kas see on positiivse või negatiivse iseloomuga.
11. Õiged värvid
Mõned soovivad, et info esitamisel oleks kasutusel ainult kolm värvi: must, punane ja roheline. See on muidugi vaieldav, kas kolmest piisab, aga liialdada siin kindlasti ei maksa. Soovitaksin jääda kuue kuni 8 põhitooni juurde ja kasutada nende erinevaid heledusastmeid.
Sellistel värvidel nagu punane, kollane ja roheline on oma mõju. Vaataja tajub punast ohuvärvina, roheline esindab positiivset ja kollane on neutraalne.
12. Juhtimislaud ei ole aruanne
Aruandena kujutame ette tabelit, kus ridadele ja veergudele on laotatud numbrid. Sellistel klassikalistel aruannetel on oma koht äri analüüsimisel. Juhtimislaua eesmärk ei ole aga edasi anda numbritega täidetud tabeleid. Tooge välja ainult mõned kõige tähtsamad näitajad. Aruanded on järgmine samm, kui juhtimislaualt saadud vihjete põhjal tekib vajadus täpsema info järele.
13. Näita muutusi
Juhtimislaual välja toodud mõõdikud võivad esmapilgul näida positiivsena antud kontekstis. Näiteks paistab, et müügikasum on eelmise aastaga võrreldes kasvanud, aga kui vaadata viimaste kuude trendi, siis selgub, et kasumi kasv kahaneb ja võib peagi miinusesse minna. Varustage seega visuaalil kujutatud mõõdikud trendigraafikutega seal, kus see on oluline.
14. Väldi müra
Juhtimislaual ei pea näitama, milliseid trikke ja võtteid me oskame sellega teha. Ikoonid, bännerid, taustapildid ja muud dekoratiivsed elemendid ei tohi vaataja tähelepanu endale tõmmata või muul moel info saamist segada.
15. Vali õige graafik
Graafiku või diagrammi valik sõltub sellest, mis lugu aruandel on jutustada. Mõne visuaali ülesandeks on informeerida ja sel juhul sobib lihtne numbrikaart, mis kujutab arvväärtust selgelt loetavana. Mõne puhul peab visuaal võimaldama võrdlust ja siis on hea kasutada näiteks tulp- või lintdiagramme. Joongraafikud sobivad siis, kui soovime esitada ajas muutuva suuruse dünaamikat. Kui tahame välja tuua ühe mõõdiku osa koguväärtuses, siis võib kasutada sektor- või rõngasdiagrammi. Kuid ärge kasutage siin üle viie kategooria, muidu on silmal raske neid võrdlemiseks haarata.