Kuidas vähendada uue majandustarkvara kasutusele võtmise valu ja vastuseisu?
Autor: Kristina Ilves, BCS Itera kvaliteedi- ja metodoloogiajuht
Uue majandustarkvara juurutamisel on värske pilt, mis ekraanilt vastu vaatab, kõige väiksem asi. Loobuda tuleb vanadest harjumustest ja tihti muuta kogu ettevõtte äriprotsesse. Kuidas seda kõike valutumalt teha? Kõige lühem vastus on: õppida, õppida, õppida!
Uue majandustarkvara juurutamine ettevõttes pole igapäevane ja isegi mitte iga-aastane tegevus. Paljudele võib see olla elus esmakordne kogemus. Sellega silmitsi seismine toob kaasa nii põnevust kui ka hirmu ning värske tuulehoona kindlasti uut lootust, kuid ka teadmatusest tingitud kimbatust.
Juurutuspartnerina oleme aastakümnete jooksul lähedalt näinud mitmesugustest mõtetest-tunnetest-muudatustest tulenevaid ahelreaktsioone ja neist palju õppinud. Lisaks juurutamisele anname me ju inimestele julgust ja kindlust ning koolitame neid, et nad uues olukorras hästi toime tuleksid.
ERP-lahenduse väljavahetamine tähendab seda, et enamik töötajaid peab igapäevatöös midagi teistmoodi tegema hakkama. Pilt, mis ekraanilt vastu vaatab, on täitsa teistsugune ja lihasmälu saab tihti mööda näppe. Kuid see pole veel kaugeltki kõik! Juurutuse ajal võetakse äriprotsessid pulkadeks lahti, tuvastatakse vana lahenduse kitsaskohad, leitakse uue võidukohad, aga ei pigistata silma kinni ka uuega kaasnevate raskuste ees. Jõutakse tõdemuseni, et elu ja äri on aastatega palju muutunud, mistõttu mõnedki tööharjumused on ajast ja arust. Nii panevadki ettevõtte võtmeisikud koostöös partneriga paika, mis peab ekraanilt vastu vaatava pildi taga n-ö karu kõhus ja äriprotsessides muutuma. Ikka selleks, et eesmärk, miks uue lahenduse juurutamise teekond ette võeti, täituks.
Koolituse tähtsusest
Oleme Äri-IT veergudel kirjutanud metoodika ehk korrapärase lähenemise tähtsusest majandustarkvara juurutamisel. Selle hulka kuuluvad ka koolitused juurutuse etappides. Koolitustel on erinev sisu, vorm ja sihtrühmad, samuti kindel ajastus projekti kontekstis, et teadmised saaksid omandatud õiges järjekorras ja õigeaegselt.
Kui jätta kõrvale võimalus õppida BCS Itera seminaride, veebinaride ja trükimaterjalide või personaalsete esitluste ja lahenduse testimise abil, planeeritakse juurutusprojekti mitmeid koolitusi. Üksnes kasutaja ootustel ja eeldustel põhinev arusaam sellest, kuidas uues lahenduses saab äri aetud ja igapäevatöö tehtud, toob enamasti kaasa arusaamatused. Kindel viis nende vähendamiseks või lausa vältimiseks on õigeaegne informeeritus ning selge pildi loomine õppimise kaudu.
Kõigepealt kaardistatakse koolitusvajadus ja koostatakse koolitusplaan, mida täiendatakse projekti käigus ning kooskõlastatakse asjaosalistega.
Koolitus algab analüüsietapis
Enne vajaduste kaardistamise töötubasid tutvustab konsultant projektis osalejatele tarkvara standardfunktsionaalsust ja -protsesside kulgu. Koolituse eesmärk on anda põhimõtteline arusaamine sellest. Osalejad saavad tänu sellele analüüsi- ja disainietapi protsessis aktiivselt kaasa lüüa ning sellest maksimumi võtta. Kui see koolitus ära jätta, pole tellija meeskonnal projekti jätkamiseks vajalikke eelteadmisi.
Järgneb koolitus disainietapis
Enne ärivajadustele lahenduste pakkumist ja kooskõlastamist saavad projektis osalejad uues lahenduses käe valgeks. Selleks viiakse läbi:
- baaskoolitus, kus käsitletakse tarkvara tööpõhimõtteid ja kasutamisloogikat;
- tellija kontekstis oluliste rõhuasetustega protsessikoolitus, kus käsitletakse ka põhiseadistusi.
Koolituseks kasutatakse osaliselt eelseadistatud ja hädavajalike andmetega varustatud tarkvara. Kõik teevad näidisülesanded ise läbi. Eesmärk on jõuda arusaamiseni, mis osa standardlahendusest on kasutajate protsessiga sobiv ja kohe valmis kasutamiseks ning millele peab eelnema täiendav seadistamine või kohandamine, misjärel tuleb uus koolitus. Need teadmised aitavad võtmeisikutel optimaalseima valiku leidmiseks otsustada, missuguseid protsesse on tarvis ja mõistlik muuta.
Käivitamise etapis kõige mahukam koolitus
Nagu juba mainitud, ei muutu uue majandustarkvara juurutamisel ainult pilt, vaid sageli tehakse korrektuure ka äriprotsessides. Protsessipõhised kõigile lõppkasutajatele mõeldud koolitused viib läbi lahenduse peakasutaja ja/või konsultant enne lahenduse kasutusele võtmist. Olenevalt kokkuleppest koostab peakasutaja või konsultant abimaterjaliks protsessijuhendid. Koolituste ajaks peab kõik n-ö külaliste vastuvõtuks valmis olema. Tuba on puhas, lina laual ja piduroog valmis ehk vajalikud seadistused, testimised ja andmeülekanded on tehtud. Lisaks baasteadmiste omandamisele või täiendamisele saavad osalejad valmis lahenduses oma käega läbi teha igapäevase elurikkuse põhjal koostatud ülesanded.
Kui kasutajad on nimetatud koolitustel aktiivselt osalenud, kuid oskusi siiski napib ja kindlust pole, siis soovitame võtta plaani täiendavad koolitused. Elu on näidanud, et pigem olgu õppustel raske – siis on tõenäoline, et lahing osutub kergemaks.