Dynamics NAV-i lahenduse omaniku dilemma – kumb valida, versioonivahetus või uus juurutus?

Autorid:  Kristina Ilves, BCS Itera projektijuht; Kätlin Ehrlich, BCS Itera ärijuht

Ajakohasel ning ettevõtte vajadustele vastaval majandustarkvaral on äri arengus ja edus päris suur roll. Tarkvara uuendamiseks tuleb otsustada, mil moel värskenduskuur läbi viia. Kirjutavad Kristina Ilves ja Kätlin Ehrlich.

Microsoft Dynamics NAV-i lahenduse puhul on võimalusi laias laastus kaks: versioonivahetus või uus juurutus.

Versioonivahetus tuleks valida siis, kui olemasolev lahendus katab kõik ettevõtte vajadused ning äriprotsessides pole tarvis märkimisväärseid muudatusi teha. Sellisel puhul tahetakse värskele versioonile üle minna peamiselt selleks, et võtta kasutusele uus tehnoloogiline platvorm või täiendavad funktsionaalsused.

Kui olemasolev lahendus vajab suuremaid muudatusi, tasub kaaluda selle uuesti juurutamist, mis hõlmaks ka äriprotsesside optimeerimist ja muutmist, näiteks tasub üle vaadata, mis on tegevuste eesmärgid. Nii on võimalik välistada tegevused, mille kohta öeldakse: „Me ei tea, miks me seda teeme, aga kogu aeg on nii tehtud.“ Sama kehtib ka juhul, kui ettevõtte äriprotsessides on juba varem toimunud olulised muudatused, kuid ERP-lahendus ei ole samas tempos kaasa arenenud.

Sel juhul on parima tulemuse saavutamiseks vaja teha põhjalikumad ümberkorraldused – keskenduda ärikriitilisematele vajadustele ning sellest lähtuvalt ERP-süsteemis protsessid uuesti üles ehitada. Iga värskema tarkvaraversiooniga kaasnevad laiemad võimalused, uus tehnoloogiline platvorm on sel juhul lisaboonus. Uue juurutuse käigus analüüsitakse põhjalikult muudatuste vajadusi ja nende täitmise võimalusi tehnika viimase sõna valguses.

Mõned olulised teemad, millele enne valiku langetamist tähelepanu pöörata:

• Arendused – kas uues versioonis on alternatiivne funktsionaalsus standardlahenduses olemas?
• Protsessid – kas mõne osakonna tööd on tarvis optimeerida või teisiti korraldada?
• NAV-i aruanded – kas kõiki aruandeid on vaja või saab osa asendada ärianalüüsi lahendusega?

Kindlasti tuleb enne investeeringu tegemist põhjalikult analüüsida, mis on äri jaoks hetkel ja tulevikus kõige õigem valik. Samuti tuleb mõelda, millised võivad vajadused olla 3–5 aasta pärast ning kuhu soovitakse areneda.

Versioonivahetuse ja uue juurutuse olulisemaid erinevusi illustreerib järgmine joonis.

Kombineeritud lahendus

Siiski pole elus alati kõik must-valge. Sama kehtib ka IT-maailmas. Reaalne olukord võib vajada kombineeritud lähenemisi. Piltlikult öeldes võib versioonivahetuse käigus majakarbi püsti laduda ning vana lahenduse ja kogu andmeajalooga uuele versioonile üle minna. Vaheseinte ümberpaigutamine ja teised vajalikud sisetööd tehakse jätkuprojektide ehk minijuurutuste raames.

Ent kombineeritud lahenduse puhul peab arvestama suurte riskidega, mis on seotud kliendipõhiste arenduste sobivuse ning terviku haldamisega. Kõik varem tehtud arendused ei ole võib-olla enam olla vajalikud, kuid nende toimimine on omavahel seotud. Samuti ei pruugi kombineeritud lähenemise puhul vajalik investeering olla väiksem.

Suuremad ettevõtted ja lahendused

Tihti on ka nii, et olemasolev lahendus toimib hästi ning on aja jooksul hoitud vastavuses äri muutustega. Siis tundub, et kõige parem on teha lihtsalt versioonivahetus ning minna samade protsessidega uuele platvormile. Tegelikult tuleb arvestada lahenduse arhitektuuri muutuste ulatust ning olla valmis selleks, et kõiki kliendipõhiseid arendusi ei saa teatud vanematest tarkvaraversioonidest üks-ühele uude üle tuua ning sisuliselt on siiski tarvis teha uus juurutus. NAV2016 versioonis põhineb arenduste tegemine täiesti uuel lähenemisel, mis võimaldab tulevikus väiksema investeeringuga iga versiooniuuendusega kaasas käia.

Igal juhul nõuab väärt tulemuse saavutamine nii versioonivahetuse, uue juurutuse kui nende võimaliku kombinatsiooni korral omanikult omajagu aega ja pühendumist!

Kokkuvõtteks võib öelda, et versioonivahetuse projekt on parim valik ärimudelile, mis ei vaja muutmist, vaid tehnoloogia arengust tulenevat lahenduse värskendamist. Lahenduse uuesti juurutamisele peaksid mõtlema ettevõtted, kes tahavad oma äri korrastada, teistmoodi teha või suurel määral laieneda. Ettevõte ei pea tarkvara uuendamise otsust üksi tegema, vajaduste analüüsimiseks tasub kaasata kogemustega tarkvarapartner.