Chat

Kliendilood:

Tagasi

Tarkvara uuendamine sujub paremini, kui töötajad protsessi kaasata

Kaur_Tammai_Ari_It20 TEGEVUSAASTA JOOKSUL ON AUTOFIRMAS UNITED MOTORS AS LÄBI VIIDUD KOLM PÕHJALIKUMAT TARKVARAVAHETUST. IGAÜKS NEIST ON ANDNUD OMA VITSAD NING ÕPPETUNNID, SÕNAB ETTEVÕTTE IT-JUHT KAUR TAMMAI. VIIMANE JUURUTUS TOIMUS TÄNAVU, KUI UNITED MOTORS VÕTTIS ESIMESENA EESTIS KASUTUSELE MICROSOFT DYNAMICS NAV-I (HILJEM NAV) AUTOETTEVÕTETE JAOKS LOODUD TARKVARA ELVA DMS (HILJEM DMS).

Vajadus uue tarkvara järele oli meil tegelikult juba ammu, kuid vahepealne masu võttis hoo maha,“ tunnistab Tammai. Pärast mõningast kosumist plaaniti 2012. aasta sügisel väiksemaid tarkvaramuudatusi, ent asja käigus selgus, et süsteemi ülesehitus jääks kuidagi kandiline ning poleks töötajate jaoks eriti mugav. Kuna raamatupidamise seisukohalt oli oluline uuele versioonile üle minna uuest aastast, jäi juhtkonnale veidi aega mõelda ning mõisteti, et andmebaas ei peaks niikuinii enam kuigi pikalt suurenenud mahtudele vastu ning pole mõtet vana süsteemi putitada. „Meie endise tarkvara andmebaasi suurus oli litsentsiga piiratud, kuid samas ei saanud enam nii vanale tarkvarale uut litsentsi. Ühesõnaga nokk-kinni-sabalahti olukord. Samas oli andmebaas saavutanud kriitilise piiri, mis suurenes nagu lumepall mäkke lükates iga sammuga, kujutades veerema hakates järjest suuremat ohtu,“ kirjeldab Tammai.

United Motors AS-i kuulub viis esindust: suuremad on Tallinna ja Peetri keskus, järgmised Tartu ja Pärnu ning kõige pisem Kohtla-Järve oma. Olenemata sellest peab aga tarkvaraküsimustes arvestama ühtmoodi iga esindusega, seda enam, et need on erinevad nii suuruselt, käibelt kui ka sisemiselt struktuurilt. Näiteks kui Tallinnas ja Peetris on teeninduse ja varuosade osakond lahku löödud, siis Tartus, Pärnus ja Kohtla-Järvel on need kaks ühte sulandunud. See aga loob IT- juhi sõnul omakorda kõigile tarkvaraprojektidele omad raamid.

 

RASKE ON TÖÖTADA KOHALIKU TEHNILISE TOETA

Tegevuse alguses 20 aastat tagasi oli ettevõtte tarkvaraks Saksa omanike ettekirjutatud lääne kommertsringkondades tuntud lao- ja järelmüügiprogramm, mis põhines IBM AS/400 süsteemil ja mille spetsialiste oli Eestis väga vähe. Siin pakuti enamalt jaolt tuge vaid IBM-i riistvarale. Tarkvarakoolitust oli tollal võimalik saada Helsingist, Moskvast või Saksamaalt, kuid need olid kolm-neli korda kallimad tavalistest IT-koolitustest ning võõrkeelsed, pealegi oleks kohale sõitmine tähendanud omakorda lisakulusid. Seetõttu pidid eestlased ise kõik selgeks saama.  „Ega tarkvaral ju polnudki midagi viga, aga meie jaoks oli nõrkuseks tehnilise toe puudumine ning ka komponentidest kokkupandud programm tekitas aeg-ajalt küsimusi ja probleeme,“ ütleb Tammai.

Teise aasta lõpus otsustati United Motors AS viia üle Navisioni tarkvarale ning siit algas ka partnerlus BCS Iteraga. „Meie koostöö on kestnud seega juba üle 10 aasta – selle aja jooksul on muutunud nemad kui kunagise suurfirma allstruktuur kui ka meie, kes me enne Euroopa Liiduga liitumist olime pigem täisimportööri staatuses. Importöörina ei saanud me aga ise valida tarkvara, vaid meile kirjutati ette teatud toode, mida Eestis pakkus just BCS Itera. Valida oleks saanud ka programmi, mille toetus tuli Moskvast, kuid olgem ausad – meile oli see AS/400-ga läbikäidud tee. Teadsime, kui raske on, kui tuge pole kohapeal ning eriti siis, kui abilised asuvad väljaspool Euroopat. Lisaks oli programm venekeelne, meie aga soovisime ingliskeelset töökeelt.“

Eelmise aastani venitati niisiis ingliskeelse NAV-i eelmise kümnendi süsteemiga. Vahetuse osas kaaluti kahte võimalust: algusest lõpuni kõiki ettevõtte vajadusi kattev ning igati funktsioneeriv tarkvara versus hästi liidestatud eri firmade komponentidest koosnev süsteem. „Viimasega on aga alati oht, et liidestus siiski ei tööta kõigi komponentide vahel ideaalselt või hakkab streikima uuenduste puhul. See toob kaasa IT-firmade vastastikused süüdistamised, vigade leidmine võtab aega, stressi lähevad nii juhtkond kui ka töötajad ning kokkuvõttes peab oma ettevõtte IT-inimene tundma neid kõiki komponente, et analüüsida, kelle viga see siis päriselt on. Ent võimatu on olla ekspertidest parem. Otsustasime, et jätame võimaliku ping-pongi ära ning valime partneri, kes on mänguväljal ainus.“

 

KUI IDEAALSET VALMIS ASJA POLE, TULEB SEE ISE LUUA

Kui eelmine tarkvara oli vertikaallahendus Saksamaa firma baasil, siis nüüd kasutab United Motors Läti ettevõtte loodud vertikaallahendust DMS, mis põhineb NAV 2013-l. Kuna selles aga eelseadistusi BMW, KIA ega Fiati jaoks polnud, tuli hakata neid ise looma. „Kui toiduainete jaemüügis on probleemiks riknemine, siis meil varuosadega seda muret pole. Muu jaekaubandus on massipõhine, meil on aga iga BMW unikaalne toode – puudub standardvarustuses seeriatootmine, igal toodetaval sõidukil peab olema tellija, kelle soove arvestades tellitakse tehasest just sellist värvitooni ja sellise varustusega auto, mis pannakse kokku tema jaoks. Vabu sõidukeid tellib lattu meil impordijuht, kes analüüsib tarbijate käitumist ja eelistusi ning komplekteerib selle alusel näidisautod salongidesse. Midagi ei toimu umbes või stamptootena,“ kõneleb Tammai. Edasi hakkab iga sisseostetud sõiduk inforegistris oma elu elama: selle juurde märgitakse, mis ja millal tehtud on. Kui kingsepale jääb kätte tšekikonts, kust on näha, mis jalavarjuga mingil kuupäeval tehti, siis United Motorsil on selle jaoks terve infosüsteem üles ehitatud.

Kuna tegelikkuses kasutatakse siiski kolme komponendi ehk NAV-i, DMS-i ja eriarenduste liitmisel loodud tarkvara, ei ole ka vead jäänud tulemata: „NAV-is ja DMS-is on omad vead ning kui neile liita meie täiendustes olevad võimalikud apsud, võib nende väljaselgitamine ja tagaajamine olla IT-meestele paras pähkel. Samas on meie eelis see, et saame suhelda ühe partneriga, kes ise peab sidet teistega, nii et jääb ära kliendi jooksutamine mitme IT-“rma vahet. Muidugi oleks olnud mõnus võtta kasutusele 100% valmis ja läbitestitud asi, aga meil polnud seda võimalust ning nüüd peame tundma pilootprojekti valusid. Samas need, kes pärast meid sama programmi soovivad kasutada, saavad kindlasti lihtsamini hakkama.

 

KUNAGI EI OLE KÕIK 100% RAHUL

Selleks, et uuest tarkvarast parim võtta, kutsus United Motors oma töötajad kokku ja selgitas neile, kuidas toimub tarkvaraarendus ja -juurutus; mida see endast kujutab ning mis selle käigus reaalselt tehakse. Ikka selleks, et IT-st kaugemal seisvad inimesed mõistaksid, et iga pisikese muudatuse tegemine ei pruugigi olla nii lihtne ja kiire. „Võin isikliku kogemuse põhjal öelda, et väga oluline on hea baaskoolitus kõigile töötajatele, kes igapäevaselt programmiga tööle hakkavad. Ja enne selle töölerakendamist peaks andma inimestele võimaluse testida ja läbi mängida nii standard- kui ka erakordseid olukordi. Eks enamik lükkab heal meelel seda nn praktikafaasi edasi ja edasi, ent neile tuleb anda võimalus ja seda pidevalt meelde tuletada, sest arvamus on oluline enne programmi live’i jõudmist. Pärast ei saa enam viies potis suppi keetma hakata, sest kui kuupäev on kukkunud ning lennuk õhus, ei ole võimalik seda enam nii lihtsalt remontida ja testida!“ selgitab Tammai.

United Motors peab oluliseks anda igale kasutajale lisaks koolitusele ka nii elektroonse kui trükitud manuaali, mida oleks esimestel päevadel hea kasutada, kui näiteks kliendid leti taga ootavad ning tugiisik samal ajal telefonile kohe ei vasta. Manuaal on kasulik ka uutele töötajatele, kelle jaoks on loodud muide ka testkeskkond, kus nad saavad õpitut julgelt katsetada.

Kui veel 2008. aastal töötas United Motorsis üle 200 inimese, siis tänaseks on esindustes kokku veidi üle 100 töötaja, kellest 70–80 kasutab nüüd igapäevaselt NAV DMS tarkvara. Neilt inimestelt tagasiside saamine süsteemi funktsionaalsuse kohta on ettevõttele väga oluline. Kuna tarkvaralitsentsid ei ole odavad ning erisoovil tehtud arendused on samuti kallid, tekivad sageli juhtkonna ja igapäevaste kasutajate arusaamade vahel käärid.

„See on psühholoogiline: kui kauba hind on kõrge, peab see meie meelest olema võimekas, vastupidav ning kõike katma. Kui kalli toote juures tekivad pisemadki tõrked, põhjustab see suurt nurinat. Samas nähakse juhtkonna poolelt rahanumbreid, mida ei taheta väga lahkelt välja käia, kuigi töötaja koha pealt võiks mitmed asjad teha lihtsamaks ja paremaks. Ehk üks pool tahaks kulusid kokku hoida, teine aga mugavaid lisafunktsioone. Elu on näidanud, et võimatu on leida punkti, kus kõik on 100% rahul,“ selgitab Tammai ja lisab, et ükski ettevõte ei pääse töötajate arvamustest ja soovitustest, kuid edasine sõltub inimestest, firmast ja sisekliimast.

 

EXCEL OLI, ON JA JÄÄB!

Praegu toimib NAV-is ja DMS-vertikaalil ettevõtte järelmüük, raamatupidamine, ladu, hoolduspõhine kliendikäitumise analüüs ja muu analüütika. Teatud asjad ei toimi veel nii nagu vaja, kuid selle kallal töötatakse. Tammai nendib, et eestlased on maksimalistid, kuid samas nad mõistavad: et iga asi võtab aega, et väga heaks saada. „Näiteks meie automüük toimib veel eraldi platvormil. Funktsionaalselt on see väga hea, nii et oleme kahevahel: kas hakata seda uuendama või tõsta funktsionaalsus üle DMS-i,“ räägib Tammai. „Aga kui ka automüügi üle toome, on ikkagi mõned asjad, mis olid, on ja jäävad – näiteks Excel ei kao meie firmast kuhugi. Excel suudab kõikvõimalikud infokillud nii-öelda infokuubiku abil nii fantastiliselt kokku panna, et me ei näe mõtet seda ühegi teise tarkvaraga hetkel asendada.“

 

comments powered by Disqus