Seitsme lahenduse vahelt valiti Dynamics NAV
Ise ei maksa asja keeruliseks ajada
Autor: Gerli Ramler
Tootmisettevõttes Interconnect Product Assembly AS (IPA) käib majandustarkvara väljavahetamine. Ettevõtte juhatuse esinaine Koidu Kask märgib, et seni läheb kõik libedalt, kuni inimesed ise asju liiga keeruliseks ei aja.
„Meie programmi versiooni aeg hakkas otsa saama ja me pidime otsustama, kas jätkata sama teenusepakkujaga,“ räägib ta. Elektromehaaniliste lahenduste tootja IPA kasutab kogu äriprotsessi hõlmavat majandustarkvara (ERP) alates 2005. aastast. „Senise tarkvara nõrkus on selles, et selle juurutamisel olime tootmisettevõttena Eestis esimene kasutaja ning kahjuks selleks ka jäime. Väga keeruline on saada head tuge, kui IT-firmal puudub kogemustepagas. Lisaks oli tarkvara jäik, mõeldud pigem suurele korporatsioonile. Meie strateegiline suund pole kasvada 500 või 1000 töötajani, vaid areneda keerulisemate ja väärtust andvate toodete suunal, mis ei eelda palju tööjõudu, vaid pigem teadmisi ja oskusi.“
Nii pidi IPA juhtkond 2011. aastal valima seitsme teenusepakkuja vahel. Kõigile anti selge lähteülesande: pakkuda majandustarkvara, mida saab edasi arendada ning mille klienditugi asuks Eestis, samuti peab teenusepakkujal olema vähemalt üks kogemus Eesti tootmisettevõttega. Kaks suurt ettevõtet jäid kõrvale kõrge hinna tõttu. Sõelale jäid senine partner ning neli uut firmat, ent neist kukkusid kaks välja, sest ei vastanud tingimustele.
Finaali jõudsid Microsofti majandustarkvarad NAV ja AX. „AX tundus liiga sarnane olemasolevale ehk veidi paindumatu. BCS Itera kasuks rääkis esitlus, mis oli kiire, professionaalne ning vastas kõigile meie küsimustele,“ meenutab Koidu Kask. „Muidugi on müügijutt üks ja reaalsus teine asi. Selleks et programm töötaks nii, nagu meie tahame, peab tegema mitmeid arendusi ja seadistusi, milleks kulub ohtralt nii meie kui partneri aega ning ressursse.“
Kaasa töötajad
Projekt peab olema tugevalt juhitud. IPA valis arendusmeeskonda igast ettevõtte tegevusvaldkonnast kaks võtmeisikut, et oleks olemas asendajad, kui keegi parasjagu koosolekul osaleda ei saa. Praegu on läbitud analüüsi- ja disainifaas ning jõutud arendusfaasi. Live’i minek on plaanis selle aasta esimesel poolel. „Oluline on kaasata võimalikult palju inimesi, kes peavad aru saama, et nemad hakkavad uues programmis tööd tegema. Mina kui ettevõtte juht võin otsustada, aga lähtuda tuleb sellest, mis on mugavam töötajale. Ei tohi eksida igapäevatöö nüanssides, sest reeglina on võimalik leida igale asjale võrdlus või standard,“ selgitab Kask. „Äriprotsess on olemuselt lihtne: on kliendi vajadus, mis tuleb täita!“
Selleks on IPAs üritatud koostöö osakondade vahel maksimumini viia, millele aitab kaasa tulemustasusüsteem ning üldnäidikute vaatlemine. Ühest programmist leitav ühtemoodi info lihtsustab inimestevahelist suhtlust oluliselt.
Majandustarkvara puhul on kaski hinnangul oluline, et ettevõtte äriprotsess on samm-sammult jälgitav – üksi järgnev tööetapp ei saa enne käima minna, kui eelmine on tehtud. „Kui kõik infoväljad on täidetud korrektse infoga, saab hõlpsalt jälgida materjale, tooteid, nende liikumist, ostu- ja müügiandmeid ning kuluarvestust. Saame vaadelda kasumlikkust ka projektide lõikes ning ennetada tekkivaid hälbeid kohe, mitte alles aastaaruannet nähes,“ kirjeldab Kask. Ta lisab, et kui tulemused ei vasta soovitule, saab parandada tootmisprotsessi, vahetada kallima materjali soodsama vastu või tõsta hinda. „Meie otsustamiskiirus on suurem, kui analüüsid on pidevalt olemas. Oleme siiski kasumit teeniv ettevõte.“
Korraliku süsteemita ei tee midagi
IPA oli lähteülesandes väga detailselt kirjeldanud oma äriprotsesse ning seda, milliseid tegevusi ja raporteid soovitakse. Lähteülesandest sai lepingu lisa.
„Lootsime uue programmiga kõrvalda kõik probleemid ja luua n-ö ideaalkeskkonna, kuid pidime mõnest asjast loobuma. Mõistsime, et kõike korraga ei saa ning projekt pole suur ainult meie jaoks, vaid ka arendajale,“ nendib Kask. „Panime protsessid tähtsuse järjekorda ning loodame, et saame järgmistes faasides ka ideaaltarkvara välja arendatud.“
Esimesest faasist jäi välja palga- ja personalimoodul, transpordilogistikast info vedajate hinnapakkumiste kohta ja veel mitmed funktsionaalsused. Kuid samas arendatakse NAVis välja müügipakkumiste arvestamise ja kvaliteedimoodul. „Lisaks NAVi pakutavale toote hinnainfole on meil vaja täpsemalt teada, kuidas hind tekib ja kas see on kasumis – seome sellega materjalide ostupakkumised ning laseme süsteemil arvutada soovitusliku müügihinna. See kergendab tulevikus oluliselt meie tööd. Näiteks ilma kvaliteedikontrollita on tootmisettevõtte töö täiesti mõeldamatu. Meie jaoks oli üllatus, et NAVis need puuduvad.“
„Võib-olla tundub, et oleme liiga nõudlikud, aga kui juurutamine ette võtta, tuleb luua korralik ja toimiv tööriist. Kui öeldakse, et süsteem on super ja sellega võidate nii ajas kui rahas, siis soovime teha kõik, et see ka reaalelus nii välja näeks,“ nendib Kask.
Veidi murelikuks teeb teda teadmine, et juurutatakse alles möödunud aasta lõpul turule tulnud NAV 2013 versiooni. „Eelmise programmiga tegime selle vea, et olime teenusepakkuja esimene ja ainus tootmisettevõte. Seekord oleme jälle esimene! Aga see arendab mõlemat osapoolt ning ma usun, et pikemas perspektiivis tasub see kindlasti ära, kas või juba seetõttu, et saame programmi versiooni kauem kasutada.“
IPA ei investeeri mitte lihtsalt tarkvarasse, vaid ka riistvaraga seotud programmidesse, arvutiparki ja kontoritarkvarasse. „See on suur protsess, kuid mõttekam on teha kõik vahetused ja arendused korraga, et ajakulu oleks väiksem. Teisalt tundub, et Microsoft uuendab oma tarkvara liigagi tihti, sundides sellega ettevõtteid pidevalt IT-ga tegelema. Aga IT ei ole meie põhitöö ning kui kõik töötab laitmatult, pole ju põhjust midagi välja vahetada ainult uuema versiooni turule tuleku pärast.“