Chat

Kliendilood:

Tagasi

Rahva Raamat: investeeritud raha parandab efektiivsust ja vähendab igapäevast tööjõukulu

Äri IT Kevad 2012

Eesti suurima raamatumüüja Rahva Raamatu kogemus näitab, et kui majandustarkvara puhul ei rahulduta standardpaketiga, vaid suudetakse see peenhäälestada ettevõtte vajadustele vastavaks, siis on tarkvarast suur abi äri arengu toetamisel.

Rahva Raamatu tee peenhäälestuseni kulges aga üle kivide ja kändude. Põhjuseid, miks nii juhtus, oli mitmeid, kuid algatuseks tuleb mõista raamatuäri keerulist ja nüanssiderohket köögipoolt.

„Meie äris tuleb arvestada sellega, et toodete, tarnijate, edasimüüjate ja jaeklientide arv on väga suur. Näiteks Rahva Raamatu (Baltikumi!) suurimas, Viru keskuse raamatupoes, on eri tooteid ( raamatud, plaadid, mängud, kontoritarbed jne) kokku umbes 35 000 ning koostööpartnereid, kellega igakuiselt arveldame, umbes tuhatkond. Lisaks oma kauplustele on meie varustada ka Selveri, Prisma ja Rimi raamatuletid ning paarsada raamatukogu ja väikekauplust üle Eesti,“ andis Rahva Raamatu juhatuse liige Gertti Kogermann aimu äri mastaapsusest.

Rahva Raamatul tuleb arvestada ka sellega, et paralleelselt toimib kaks ärimudelit: lisaks tavapärasele realisatsiooni põhimõttel käivale ärile, kus kaup on kirjastaja oma, see müüakse ära ning seejärel arveldatakse, toimib ka väljaostumudel, mil ostetakse kirjastaja tiraažist  teatud arv eksemplare soodsa hinnaga ära. „See aga tähendab, et üks ja sama toode on meil käes mitme sisseostuhinnaga,“ selgitas Kogermann.

Raamatuäri kui mitme tundmatuga võrrand

Selleks et võrrandisse veelgi tundmatuid lisada, tuleb arvestada fakti, et iga konkreetse raamatu läbimüügi planeerimine on pehmelt öeldes keeruline. „On mõned üksikud erandid, kus võib suhteliselt kindlalt oodata keskmisest suuremat müügiedu, nagu näiteks Harry Potteri järgmine osa või kohaliku staari Vahur Kersna raamat. Aga ka nende puhul ei suuda keegi täpselt planeerida, kas müüakse 9000, 33 000 või 3500 eksemplari. Nii et määramatus on suur ning seetõttu nii sisseostu kui müüki keeruline planeerida,“ tõdes Kogermann.

Planeerimise ja varude juhtimise juures tulebki mängu majandustarkvara, mille eesmärk peaks Kogermanni sõnul olema ettevõttele uue väärtuse loomine, mitte lihtsalt igapäevatöö sujuvuse tagamine. Rahva Raamatu jaoks oli oluline pöördepunkt 2006. aasta, mil ettevõtte toonane omanik Ekspress Grupp ühendas Rahva Raamatu ja selleaegse suurima raamatute hulgimüüja Raamatuvaramu. „Rahva Raamat oli aastaid kasutanud Microsoft Dynamics NAVi programmi, kuhu oli palju investeeritud, kuid tulemus oli nõrk: igapäevatoimingud said hädavaevu tehtud, kuid majandamine oli ebaefektiivne ja käsitöö maht igal tasandil märkimisväärne. Lisaks oli Raamatuvaramus kasutusel hoopis teine programm. Seega oli meie jaoks üks suurimaid ülesandeid kogu IT poole, sealhulgas majandustarkvara lahenduste ülesehitamine nii, et need vastaks ühendatud ettevõtte vajadustele. Oli selge, et kui see ei õnnestu, on meil raske raamatuäri õhukeste marginaalide juures ettevõtet kasumlikult  ja jätkusuutlikult majandada,“ meenutas Kogermann kuue aasta taguseid sündmusi.

 

Neli olulist õppetundi

Õppetund number üks oli Kogermanni sõnul järeldus, et IT- ja majandustarkvara arendamisel ei saa asju teha tüki- või etapikaupa, unustades ära terviklahenduse ja lõppeesmärgi: „Igapäevane reaalsus oli pidev tulekahjude kustutamine, kogu aeg arendati ehk tehti mingi tükk valmis ja saadi selleks korraks konkreetne probleem lahendatud, aga peagi tärkas teine ja pakilisem mure kuskil mujal. Samas olid ettevõtte IT kulud väga kõrged. See tähendas, et meil oli palju eri lahendusi, mis olid kogu terviku loogika täiesti segamini keeranud. Piltlikult öeldes hakkas 84. arendus 13. arendust segama ja iga uue puhul oli suur oht, et see tekitab anomaaliaid varem tehtud arendustes.“

Kuna 2006. aastal läks palju energiat kahe ettevõtte ühendamise peale, hakati uue majandustarkvaraga  intensiivsemalt tegelema 2007. aastal. Otsustati, et ei minda lihtsalt üle NAVi uuele versioonile, vaid kaardistatakse ettevõtte struktuur, äriprotsessid ja vajadused ning seejärel juurutatakse uus majandustarkvara versioon, mis arvestab olemasolevat ärimudelit, tulevikuperspektiivi ja aitab efektiivsemalt majandada.

Õppetund number kaks – peakasutaja on oluline. Põhjaliku analüüsi ja disainidokumendi tegemisse kaasati kõikide valdkondade juhid,  kuid hiljem tõdeti, et sellest jäi väheks. Miks? „Meie jaoks oli väga hea õppetund arusaamine, et kuigi kaasasime kõik olulised inimesed, ei olnud ühte vastutajat, peakasutajat. Väga paljud probleemid said alguse sellest, et kõik n-ö klotsid olid küll omaette hästi lihvitud, kuid me ei suutnud neid ühtseks tervikuks sulandada,“  möönis Kogermann.

Kuna selgus, et ettevõttes pole inimest, kellel oleks piisavalt pädevust ja ka aega oma põhitöö kõrvalt, kaasati kohe pärast programmivahetust 2009. aasta alguses NAVi peakasutaja – selleks sai väikefirma Softsystems, kes oli spetsialiseerunud NAVi  kasutavate ettevõtete IT haldamisele.

„See muudatus tähendas ennekõike süsteemset tervikvaadet ettevõtte vajadustele. Ükski osakonnajuhataja ega IT-poiss ei suhelnud enam programmi  arendajaga otse oma kitsast vajadusest lähtuvalt, vaid peakasutaja kaudu. Tema koondas kõikide osakondade vajadused, süvenes ja rääkis need arendajaga läbi ning jälgis ka üldist tervikut. Vastupidiselt algsetele hirmudele see protsessi aeglasemaks ei muutnud, kuna tõmblemist, ümbertegemisi ja poolkahtlase vajadusastmega arendusi oli vähem ja kokkuvõttes lõpptulemused kvaliteetsemad ,“ tutvustas Kogermann protsessi algust, mis tänaseks on viinud kogu IT halduse sisseostmiseni.

Kolmas ajamahukas õppetund oli tarkvaralahendust juurutanud koostööpartneri suhtumise muutmine, raamatuäri eripärade selgeks tegemine ning püüe panna ta kaasa mõtlema nii, et sünniks tervik, mis aitaks raamatuäri paremini majandada. „Me eeldasime, et kuna olime teinud väga põhjaliku disainidokumendi ning meil oli arendajaga juba pikaajaline koostöökogemus, siis on IT partner ka sisuliselt aru saanud meie äri eripärast ja vajadustest. Paraku oli reaalsus teine – meile müüdi arendustunde või ühte konkreetset programmiarendust, mitte lahendust, mis aitaks meil oma spetsiifilist ärimudelit paremini majandada. Sisuliselt pakuti meile masstoodet pealiskaudse süvenemisega, aga meile oli vaja n-ö rätsepaülikonda ja tõsist pühendumist. Suhtumise ja mõttemaailma muutumine oli vaevaline, kuid eduka lõppresultaadi saavutamiseks ainuvõimalik tee. Meil on heameel tõdeda, et lõpuks me sinna ka jõudsime,“ kirjeldas Kogermann.

Neljas õppetund saadi samuti töö käigus – tarkvaraarenduste rägastikus ära unusta riistvara. Kui uus programm oli juurutatud ning sellesse miljoneid investeeritud, kurtsid kasutajad, et see on väga aeglane ja igapäevatöö sõltus ka paljuski programmi toimimisest. Mingil perioodil oli töötajatele ettevõttes suurim stressiallikas ja sõimusõna  tarkvara. „Põhjus oli lihtne: me olime uppunud tarkvara arendamise küsimustesse,  aga olime unustanud ettevõtte kiire kasvuperioodil piisavalt investeerida ka riistvarasse. Mahud olid aga vahepeal kordades kasvanud. Kui olime ka riistvara uuendanud, hakkas igapäevatöö ladusamalt toimima ja ka arenduste efekt välja paistma.

 

KASU
Kuidas majandustarkvara aitab kiiresti arenevat ettevõtet igapäevatöös?

Igapäevatöö sujub suhteliselt ladusalt ning praegu on prioriteet teha majandustarkvarale peenhäälestust ehk parandada efektiivsust igal tasandil. „Tegeleme peenhäälestusega hulgimüügis, jaemüügis, veebipoes, laos ja sisseostu poolel. Eesmärk on inimeste aja ja energia kokkuhoid, nii et majandustarkvarasse investeeritud raha parandab efektiivsust ja vähendab igapäevast tööjõukulu käsitööle ja mahukate protsesside haldamisele,“ kirjeldas Gertti Kogermann. Lihtne näide on kaupluse juhatajate päeva konteerimine tööpäeva lõpus: kui varem kulus sellele tund või paar, siis nüüd kümmekond minutit. Kui see ajavõit aasta kokkuvõttes liita, saab juhataja nüüd oluliselt rohkem pühenduda oma põhitegevusele.

Teise näite võib tuua Rahva Raamatu viimasel ajal kõige kiiremini kasvanud valdkonnast – raamatumüügist veebipoes. Mahud on paari viimase aastaga kasvanud umbes kolm korda , kuid käibe kasvuga proportsionaalselt inimesi juurde ei palgata, vaid palju tööd aitab ära teha majandustarkvara. Inimtööjõud jääb viimase lihvi andmiseks kohtades, kus seda pole võimalik automatiseerida.

Ka inventuuride tegemine oli veel viis aastat tagasi väga töömahukas (tihti kestis see õhtust hommikuni) ja kulukas protsess – seda tehti pastakaga ja väljatrükitud tootenimekirja alusel. Täna käib töö käsiskännerite ja arvutitega, kuhu inventuuri tegijal on vaja sisestada vaid loetud toodete kogus. See on viinud inventuuri aja- ja  tööjõukulu rohkem kui 50% alla ja oluliselt on paranenud ka selle kvaliteet.

 

LISALUGU

Mõned Rahva Raamatu kasutatavad majandustarkvara lahendused:

Kassalahendus. Kasutatakse ka NAVi vertikaallahendusi. Üks neist on LS Retail, NAVi kassalahendus jaekauplustele. „Vana programmi puhul oli üks suuremaid muresid programmi hangumine, sest siis jooksid näiteks interneti kadumisel online´s töötanud kassad kinni ning tuli hakata käsitšekke kirjutama. See võttis aega, tekkisid kassajärjekorrad ning hiljem ebatäpsused inventuuris. Selle mure lahendas LS Retail – kassad töötavad ka offline´s ja  kui pärast interneti hangumist programm tööle hakkab, siis andmevahetus taastub,“ kirjeldas Gertti  Kogermann.
Varude juhtimine. Teine majandustarkvarast saadav kasu ilmneb varude juhtimises nii hulgi- kui jaemüügis, partnerite juures ning sisseostus. Muuhulgas aitab majandustarkvara paremini hallata ka spetsiifilisi ülesandeid, näiteks defitsiitse tiraažilõpu jaotamine, sesoonsusega ja piirkondlike eripäradega arvestamine. Näiteks milliseid raamatuid tuleks pakkuda Narva ja milliseid Kärdla Selveri müügiletis? Kui palju peaks koguseid suurendama suvisel tipphooajal saartel ja Pärnus asuvatel raamatulettidel? Seda aitavad analüüsida majandustarkvara peensusteni väljatimmitud lahendused, et sisseostu- või hulgimüügijuht saaks siis otsuse vastu võtta.
Laotöö. Enne majandustarkvara vahetust toimus Rahva Raamatus laotöö 90. aastate keskpaigast pärineva loogika alusel – see, kus riiulis asusid Varraku või Koolibri raamatud, oli iga laotöötaja peas. NAVi laohaldusega saavutati olukord, kus programm ütleb komplekteerimisel toodete asukoha ja aitab planeerida sissetuleva kauba asukohta.
Selle aasta suurimaid arendusprojekte on üleminek täielikult paberivaba laoni. Esimese etapina jõuti hiljuti markeerijate töökohtade kaotamiseni. Kui varem pani laos kaks markeerijat oma kauplustele ja  teistele edasimüüjatele minevatele raamatutele hommikust õhtuni hinnakleepse peale, siis nüüd tuleb arvutist välja noppeleht, õiges järjekorras hinnakleepsud ning komplekteerija võtab riiulist järjest raamatuid ja lisab neile hinnad. Lisaks kahe inimese tööjõukulu kokkuhoiule on praegusel lahendusel ka kontrollifunktsioon, sest kui komplekteerijal jääb 3-4 kleepsu üle, on kuskil viga tehtud.

 

comments powered by Disqus