Chat

Kliendilood:

Tagasi

Lepingute haldus Eleringi näitel

Autorid: Urmas Kriisa, Elering finantsist
Eleringi-finantsist-Urmas-KriisaAllpool ülevaade lepingumoodulist  ühe näidislepingu näitel.

Nii nagu iga lepinguregistrit kasutav ettevõte, siis ka Elering ei saa hakkama ilma unikaalse Lepingu nr-ta mille järgnevas väljas võib olla täitsa korduv Pealkiri

Staatus on oluline jälgimaks erinevas etapis olevaid lepinguid. Olekud muutuvad automaatselt vastavalt kasutaja tegevusele. Näiteks võib jälgida kehtivaid, kuid Kehtiv kuni kuupäev on möödas ja kuraator pole  lepingut lõpetanud või vajadusel teinud lisa.

Lepingu partnerid. Eristatakse otseselt lepinguga seotud osapooli ning kaudseid, kuna teatud lepingutega tekivad kaudsed kulud (nt riigilõivud ), mida on vaja finantspoolel kajastada. Kõikidele osapooltele saab lisada vastavalt vajadusele summad, mis siis arvutatakse vastavalt  Valuuta tähisele kohalikusse valuutasse.

Lepingu vorm – DigiDoc formaadis lepingutele rakendub ID-kaardiga allakirjastamise ring. Ülejäänud lepingud skanneeritakse, lisatakse dropboxi ja sealt edasi salvestatakse dokumendihaldussüsteemi (DHS).

Lepingu alam(liik) – määratlevad millise valdkonna lepinguga on tegu ning  lihtsustab loendis samalaadsete lepingute leidmist.

Lepingu kuraator – lepingu otsene kontakt, eest vastutab lepingu täitmise ning  ka lepinguregistris olevate andmete õigsuse eest.  Vajadusel saab kuraatorit muuta, mis salvestub logisse.

Loo lepingu lisa. Lepingu muudatused kajastatakse lepingute lisadena, kus loomisel ettemääratud põhiandmed kanduvad lepingult kaasa.  Kasutada saab eri liiki lisasid, mis lähtuvad ettevõtte vajadusest. Lisad käituvad peaaegu nagu tavalepingud – neile saab määrata erinevaid kehtivusaegu, maksumusi, osapooli jne.

Seotud lepinguga nr. Lisade puhul täitub see vaikimisi pealepingu numbriga, kuid vajadusel on võimalik omavahel siduda ka tavalisi asjakohaseid lepinguid.

Lepingu allkirjastajad. Digitaalseks allkirjastamiseks tuleb Lepingu allkirjastajad täita ettevõtte volitatud isikutega. Peale kuraatori poolset lepingu kinnitamist algab töövoog, kus allkirjastajad saavad  teate

e-posti teel vajadusest leping allkirjastada ning seda saab teha otse teavitusest või siis vajadusel avades  NAV.

Lepingu objektid. Vajalike seoste tekkimiseks erinevate objektidega on vaja need lepingutele valida.  Praegusel hetkel on valitavad liinid, alajaamad, projektid, kinnistud/katastrid ning hiljem on nende pealt võimalik

seotud lepinguid avada ning näiteks infot edastada teistesse ettevõtte infosüsteemidesse (GIS). Kuna migreeritud andmed polnud piisava täpsusega uue registri jaoks, siis tuleb see ajutine väli täita peale lepingu andmete korrastamist.

Lepingu failid. Siia saab lohistada allkirjastatava dokumendi ning nimetus ilmub nähtavale allpool olevas aknas. Peale allkirjastamist faile lisada ei saa ning hiljem saab avada otse dokumenti siit -> Ava DigiDoc.

Lepingu piirangud. Avaliku teabe seadusest tulenevate piirangute märkimiseks, kuid on vabalt peakasutaja poolt seadistav muude piirangute jaoks. Kiirinfokaart Lepingu andmed võimaldab kiiresti näha kokkulepitud infot lepingu kohta. Plaanis on lisada siia ka info lepingu täitmise kohta.

Õigused. Lepingutele ligipääs on seotud õigustega ja neid saab tüürida selle nupu alt.  Vaikimisi  saavad uue lepinguga õigused lepinguga toimetada looja, kuraator,  vaikegrupp (sisaldab kõikidele lepingutele ligipääsu omavaid kasutajaid) ning Lepingu alamliigist tulenev kasutajagrupp, mis võimaldab valdkonnast sõltuvat ligipääsu.  Vajadusel  saab igale lepingule anda ligipääsuõigusi teistele kasutajatele või gruppidele.

 Maksetingimused. Aitab prognoosida lepingutega seotud rahavoogusid ja kontrollida raamatupidajatel arvetel esitatud maksetähtaegu.

Saada kinnitamiseks. Juhul kui lepingu andmed sisestab keegi teine peale kuraatori, siis  saadetakse lepingu andmed kuraatorile ülevaatamiseks ning  nende õigsuse peab kuraator kinnitama.

Kinnitamise logi. Kõiki erinevaid kasutajate poolt tehtud kinnitamisi ning allkirjastamisi on võimalik hiljem jälgida logi alt. Kasutusel on juba varem aktide kinnitamiseks loodud funktsionaalsus.