Kuidas Multivac seitsme kuuga neljas riigis uue majandustarkvara juurutas

Allikas: Äri-IT Kevad 2024

Autor: Ann-Kristin Kruuk

Pakkelahenduste tööstuse suur tegija Multivac jõudis hiljuti kiiduväärse verstapostini, rakendades Microsoft Dynamics 365 Business Centrali ERP-süsteemi Soomes, Eestis, Lätis ja Leedus.

Vaid seitse kuud väldanud projekt annab tunnistust tõhusast projektijuhtimisest, koostööst ja sihikindlusest. Projekti tagamaadest, elluviimisest ja õppetundidest kõneles Multivaci finantsdirektor ja projekti eestvedaja Saara Julin. BCS Itera poolelt hoidis Multivaci projektil kätt pulsil Soome esinduse juht Maarika Helstin.

Loo peakangelane Multivac tegeleb pakkeliinide ja -materjalide tarnimisega tööstusettevõtetele. Saksamaa kontserni kuuluv Soome ja Baltimaade haru keskendub eelkõige projektimüügile ja masinate hooldusteenusele. Kõigis neljas riigis on Multivacil ka ladu.

Tungiv vajadus uue tarkvara järele

Projekti algus viib meid 2022. aasta maikuusse, mil Soome kontoris võeti vastu otsus leida ja juurutada uus majandustarkvara. Juhtfiguuriks sai Saara Julin, kelle ülesandeks oli valida uus süsteem, defineerida protsessid ja leida Multivaci vajadustele vastav lahendus.

Uut tarkvara oli Saara sõnul vaja kohe ja praegu: „Meil oli vana tarkvaraga palju probleeme, ruttu oli vahetust vaja. Tegu oli liiga lahja tarkvaraga, mis ei toetanud meie nüüdseid vajadusi ja kasvu.”

Uue ERP-süsteemi juurutamise algus Soomes sai ajastatud 2022. aasta novembrisse. Saara, kes polnud varem sarnast projekti ette võtnud, asus koos kolleegidega uurimistööd tegema. Multivac toimetab, nagu öeldud, neljas riigis: Soomes, Eestis, Lätis ja Leedus. Eesmärk oli leida kõigi jaoks üks ERP-lahendus, millele oleks tugi igas riigis. Lisaks tuli grupi poolelt veel üks piirang – tarkvara peaks olema pilvepõhine.

Kuigi Soome kontor on teistest peaaegu kolm korda suurem, on põhitegevus kõikides riikides väga sarnane. Baltimaades toimetavad kontori- ja maajuhid, püramiidi tipus on Saara, kes peab esitama aruandluse Saksamaa peakontorile nelja turu kohta.

Uue tarkvara otsinguil

Uurimistöö käigus jõuti Business Centrali majandustarkvarani, mis vastas kõigile nimetatud kriteeriumitele. Seejärel oli vaja leida sobilik tarnijaettevõte, kellega koostööd alustada ja kes oleks kohal igas riigis. See polnud sugugi lihtne, sest neid, kelle harud on Eestis ja Soomes, on küllaga, aga sellist, kes suudab tuge pakkuda neljas riigis, tuleb harvem ette. Õnneks leiti eesti keeles guugeldades lõpuks BCS Itera, kellega põrgatati juba sama aasta augustis esimesi ideid. BCS Itera toetab projekte Lätis ja Leedus sealsete partnerite kaudu, kelleks on Elva Baltics ja Softera.

„Nii algas meie koostöö Maarika Helstiniga BCS Iterast. Maarika oli meile suureks toeks – ta oli väga paindlik ja vajadusel alati olemas. See on olnud minu senise tööelu kõige raskem ja nõudlikum projekt, aga tänu heale koostööle läks kõik üsna libedalt,” tõstab Saara esile Maarika rolli projekti õnnestumisel.

Soome kui pilootriik

Plaan nägi ette, et esmalt juurutatakse Business Central Soomes pilootprojektina. Seejärel matkitakse seda kogemust Baltikumis ja lisatakse kohalikud täiendused.

Varasügisel tegeles Saara ettevalmistustega ja ta meenutab ajakava nõnda: „Mõnede takistuste tõttu ei saanud me projektiga alustada enne novembrit, aga ma hakkasin juba protsesside ja definitsioonidega tegelema. Novembri alguses saime käima testkeskkonna, alustasime tööga ning uue tarkvara esimene tööpäev oli 1. veebruaril 2023.”

Muidugi polnud kõik esimesest päevast alates sugugi ideaalne, ent Saara eesmärk oli tarkvara jooksma saada ja nad saidki. Juba järgmisel päeval pärast testkeskkonna kasutuselevõtmist tehti iseseisvalt andmete import. Maarika näitas tiimile, kuidas Business Central töötab, samuti leiti sobiv mall, mille järgi andmed sai vanast süsteemist välja võtta.

Business Centrali juurutamisse Soomes olid kaasatud kõik regionaalsed kontorijuhid. Koos käidi läbi Baltikumi protsessid ja võrreldi neid Soomega, sest sealse esinduse ärimahu suuruse tõttu tuli teha kohandusi.

Läti üllatab

Kõiki funktsionaalsusi, mida Soome Multivac kasutab, polnud Baltikumis vaja ja nii sai juurutamist hõlpsamaks muuta. Seadistamisel ja lokaliseerimisel oli abiks BCS Itera ning kohaliku lokaliseerimispartneri roll oli lõpuks väga väike.

Küll aga tuli välisabi hankida Lätis. „Enamik väljakutseid tulenes õigusaktide erinevustest, eriti käibemaksuseadustes. Kõige keerulisem riik oli meie jaoks Läti sealse käibemaksuseaduse tõttu, mis oli nii erinev, et meie algsed seadistused ei sobinud,” ütles Saara.

Seejuures otsustati juba varakult, et muudatusi süsteemis hoitakse maja sees ja neid teeb ainult BCS Itera. Vastasel juhul võib tekkida suur segadus, kui lokaliseerimispartnerid omavoliliselt muudatusi teevad. Eestis sai Business Central juurutatud 2023. aasta aprilli alguses, Lätis ja Leedus juuni alguses.

„Ärge teie nii tehke”

Küsimusele, mitut inimest oleks vaja sellise projekti elluviimiseks ametlike töötundide raames (ehk ideaalses maailmas), vastas Saara, et viiest abilisest võiks piisata. Aga samas rõhutas ta korduvalt: „Meie juhtum pole päris võrreldav tavaliste projektidega, sest tegime seda tõesti rekordajaga. Ma ei soovita nii teha! Võtaksin aasta, planeeriksin põhjalikult, tegutseksin rahulikult kontoritundide arvelt.”

Tuleb meeles pidada, et Saara tiim jätkas juurutamise taustal igakuiste aruannete koostamisega, osales juhatuse koosolekutel jne – kõik need ülesanded jooksid paralleelselt. Seejuures ei hilinenud ükski aruanne!

Väikest abiväge siiski oli: „Tavaliselt on mul raamatupidamises abiks üks inimene, kuid selle projekti raames tuli kolleeg emaduspuhkuselt tagasi ja keskendus täielikult Business Centrali juurutamisele. Olen väga uhke oma meeskonna ja saavutuse üle, sest saime hakkama nii vähese ajaga.”

Tõrkeid oli ka, sest polnud aega kõiki koolitada. Aga võrreldes sellega, kui kiiresti uus majandustarkvara juurutati, siis Saara sõnul poleks paremini saanudki: „Ma tõesti ei teadnud, kuidas kõik kulgeb. Ja hea, et ma ei teadnud, sest alguses oli ikka raskeid hetki, aga otsustasin siiski alustatu lõpule viia. Järgmise sammuna püüan leida aega, et teha protsessid veelgi tõhusamaks.”

Saara näpunäited samasugust teekonda kaaluvale ettevõttele taanduvad neljale punktile:

• varu aega,
• leia hea partner,
• pühendunud meeskond,
• põhjalik planeerimine.

Ja lõpetuseks lisab ta ühe kuldaväärt tarkuse: „Tunne oma äri. Mul ei olnud Business Centraliga kogemust, aga teadsin, kuidas meie protsessid toimivad ja kuidas nad veelgi paremini toimiks.”

BCS Itera kommentaar:

Koostöös BCS Iteraga juurutas Multivac Soomes ja Balti riikides Dynamics 365 Business Centrali majandustarkvara, kus lisaks põhimoodulitele võeti kasutusele projektijuhtimise ja hooldusteeninduse funktsionaalsus. Juurutusprojekt algas Soomest, kus on suurim kasutajate arv ja kõige keerulisem protsess. Hiljem liideti Eesti esindus ja sellele järgnes juurutus paralleelselt Lätis ja Leedus. Projekti õnnestumise peamised tegurid olid Multivaci pühendunud peakasutajad ja efektiivne koostöö kõikide osapoolte vahel.