Koostöötamiskeskuste võrgustik Workland
Allikas: Äri-IT Sügis 2023
Kogu maailm liigub paindlikkuse poole.
Eestis, Lätis, Leedus ja Soomes täisteenuskontoreid ja coworking’u lahendusi pakkuv Workland on tuntud juba aastast 2016, mil Riias, Vilniuses ja Tallinnas esimeste Baltikumi jaoks unikaalsete keskustega turule tuldi. Nüüd on ettevõttel 16 keskust ning regioonis pakutakse rendiks umbes 3000 töölauda.
Worklandi teenust kasutavad nii suured, keskmised kui ka väikesed ettevõtted, kes vajavad kontoripinda. Worklandilt saab rentida paindlikel tingimustel eri lahendusi, näiteks fikseeritud või mittefikseeritud koht avatud tööalas, samuti kabinetid ühele, viiele, 20 või 50 inimesele. Lepingu võib sõlmida üheks päevaks, aga ka aastateks. Hetkel on Worklandi n-ö pikk leping 6–12 kuud, samal ajal kui klassikalistel kontoripindadel on see 3–5 aastat.
Ettevõtte arendusjuht Igor Beloborodov ütleb, et Workland aitab ettevõtetel efektiivselt lahendada kontorimured ja kui alguses peljatakse, et teenus on kallis, siis varsti mõistetakse, et see pole nii. „Kõigepealt tasub vaadata meie asukohti: esinduslik paik linnasüdames, mugavad ruumid, ilusad hooned. Pakume võimalust saada kontor prestiižikasse kohta, kus väikesed firmad ei jaksakski tõenäoliselt muidu ruume rentida. Rendihinna sees on lisaks koristamine ja prügivedu, kohv ja tee, printer, administraatorid – see kõik on kokku päris suur summa eraldi makstuna. Tühi ruum ei ole sama mis täislahendusega kontoriruum. Samal ajal on meil oluline roll luua ühtsuse tunnet kogukonna ühisürituste kaudu, olgu nendeks hommikusöögid, seminarid või lauamänguõhtud.”
Worklandi kuukäive on miljoni euro ringis, seega aastakäive jääb 12 miljoni kanti. Ja siin on Beloborodovi hinnangul ruumi kasvuks. „Loomulikult pole see mingi kerge äri ja n-ö millegi kõrvalt oleks seda väga keeruline teha. Oleme hinge ja südamega Worklandi kasvatanud ja leidnud oma niši. Oleme oma kogemustest palju õppinud ning saavutanud taseme, kus tunneme end mugavalt. Meie kliendid oskavad seda väärtustada.”
Nagu võikski arvata, mõjus koroonaperiood Worklandile positiivselt, sest paljud ettevõtjad leidsid end äkki olukorrast, kus töötajad jäid kodukontorisse, aga bürooruumide eest tuli ikka maksta. „Globaalselt on aru saadud, et kaugkontor on täiesti aktsepteeritav. Ja samas on vaja inimestel ka koos olla, sest interneti kaudu on keeruline näiteks ajurünnakuid läbi viia. Kuigi kaugtöö on tulnud, et jääda, vajavad inimesed ka vahetut suhtlemist – meie pakume selleks võimalust rentida täpselt nii suurt või väikest kontoripinda, nagu hetkel on vaja, kasvõi üheks koosolekuks,” selgitab Beloborodov. Kasutuspõhine kontseptsioon sai tõuke koroona ajal, hea näide on ka Telia Eesti kontori lahendus, kus inimesed käivad tööl roteeruvalt ja neil ei ole enam oma isiklikku töölauda.
Globaalne kinnisvaraettevõte Jones Lang LaSalle prognoosib, et aastaks 2030 on 30% kogu maailma ärikinnisvara mahust paindlikel tingimustel renditavad kontorid. „Traditsiooniline kontor ei kao kuhugi, kuid võtmesõna on paindlikkus. Meie klientide seas on nii üksi töötavaid vabakutselisi raamatupidajaid kui ka suuri rahvusvahelisi korporatsioone, kes vajavad töökorralduses paindlikkust. Ja seda me pakumegi oma täislahendusega kontoripindade ning mugavate lisateenuste näol, mida aitab meil veel paremaks muuta äsja kasutusele võetud uus majandustarkvara Business Central.”
Uue tarkvara eesmärk on vähendada kulukat käsitsitööd
Seni kasutas Workland vananenud Microsofti Navisioni, kuid ühel hetkel jäi see ajale jalgu. „Püüdsime aru saada, kuidas ettevõte paremini tööle saada. Meie tarkvaraversioon oli iganenud, seal polnud võimalik kasutusele võtta uuenduslikumaid ja paremaid võimalusi. Rääkimata ligipääsust – töötasime serveripõhiselt samal ajal, kui kõik olid kolinud pilve!” räägib Beloborodov.
Juhtkond hakkas otsima võimalusi tarkvarauuenduseks ja kui kulud olid kokku löödud, sai selgeks, et vana programmi litsentsitasude asemel on mõttekam valida uus Business Centrali tarkvara. Integreerimise ja seadistamise stardikulud on küll uue tarkvara puhul suured, ent kui jagada litsentsikulud ainuüksi viie aasta peale, tuleb uus programm hinnalt soodsam. Teiseks valikukriteeriumiks sai funktsionaalsus: Business Central on uuenduslik, integreerub tänapäevaste süsteemidega ja võimaldab teha igapäevatööd palju efektiivsemalt, sest ajakulukas käsitsitöö näiteks lepingute sisestamisel on kallis.
Beloborodov toob näite: „Meil oli seni nõupidamisruumide broneerimiseks oma leht ja ruumi kasutamiseks saatis klient e-kirja, raamatupidaja tegi talle arve ning klient maksis arve pangas. Saab ju tunduvalt kiiremini ja lihtsamalt: klient broneerib ruumi otse meie programmis, maksab krediitkaardiga ning makse jookseb kohe raamatupidamisprogrammi. Meie eesmärk on tööd võimaluse piires automatiseerida, käsitsitööd vähendada ja protsesse kiirendada.”
Partneriks valiti BCS Itera, sest tegemist on Beloborodovi sõnul kogenud ja tugeva Microsofti tarkvarade juurutajaga. Protsess algas kevadel ja nagu ikka iga uue asjaga, tuli ka ette komistuskive. „Eelkõige peavad inimesed ise harjuma ja õppima ning mitte ainult meie töötajad, vaid ka koostööpartnerid,” nendib ta. „Näiteks ei ole me läinud klassikalist teed, et palgata ettevõttele oma raamatupidajad igas riigis. Meil on raamatupidajateenus sisse ostetud ja nemad peavad kasutama meie programmi. Nii on meie finantsjuhil lihtsam, ta saab paremini jälgida andmeid ja rahavoogusid. Kuidas me konsolideerime oma andmeid, kui iga raamatupidaja edastaks need omas tarkvaras?”
Worklandis kasutab igapäevaselt Business Centrali umbes 15 inimest grupi 35 töötajast. Finantsjuht teeb seal eelarveid, planeerib rahavoogu, teised jälgivad eesmärke jne, samuti on oluline arvete kinnitamine läbi programmi, et kõik kulud oleksid kontrollitud ja õigustatud. Põhjalikumaks analüüsimiseks kasutatakse Power BI-d, kus on näha raportid ja saab analüüsida andmeid piirkonna- ja asukohapõhiselt.
Rohemõtlemine on aina olulisem
Jagatud kontor on just see, mis sobib mõttemaailmalt jätkusuutliku jagamismajandusega. „See on lai teema – me ei pea omama autot, tööriistu ega kontorit, vaid saame neid kõiki jagada,” ütleb Beloborodov. „Ühes keskkonnas ühe katuse all kontori jagamine tähendab see, et palju enam inimesi saab hakkama ühe kohvimasina ja printeriga, sama käib mööbli kohta. Meie klient ei pea neid endale ostma, vaid tuleb, sõlmib lepingu ja saab tööle hakata.”
Ta lisab, et Worklandi jaoks on jätkusuutlik tegutsemine väga oluline – uute projektide puhul jälgitakse alati, et hooned oleksid energiatõhusad ja varustatud moodsate tehniliste lahendustega, näiteks liikumisanduriga valgustus. Igapäevaselt tegeletakse prügisorteerimisega, pudelivee asemel on kontorite köökides veepuhastusfiltrite süsteemid ning propageeritakse vähemal määral printimist.
Workland on suurim koostöötamiskeskuste võrgustik Baltimaades, kuhu kokku kuulub 16 keskust, neist viis Tallinnas: Hobujaama, Vabaduse, Maakri 19, Maakri 25 ja Fahle keskus. Selle aasta augustis lisandus uus riik – Soome. Worklandi suurim osanik on investeerimisettevõte BaltCap koos ettevõtte asutaja ning tegevjuhtkonnaga.
Workland juurutas BCS Iteraga Microsoft Dynamics 365 Business Centrali kinnisvarahalduse erilahenduse Balti riikides ja Soomes.