Keila Vesi: kardinaalne muudatus äristrateegias suisa nõudis uut majandustarkvara

Allikas: Äri-IT Sügis 2022

Keila Vesi on viimase nelja aastaga teinud läbi tõelise uuestisünni – töötajate arv on viiekordistunud ja uute tegevusalade käive ületab juba traditsioonilist veemajandust. Selleks et areng jätkuks, oli majandustarkvara uuendamine vältimatu samm.

Keila Vee kontori veeautomaadi juurde suuri siniseid veekanistreid ei tassita, automaat pakub sedasama joogivett, mis Keila inimeste kodudes kraanist tuleb. Ja tallinlased võivad siin vaid kadedust tunda: joogivett pumbatakse Keilas kambriumi ajastu põhjaveekihist, peamiselt 150 meetri sügavuselt. Aga veel enne, kui see veevärki jõuab, tehakse sellega sada imet. Eesti ühes nüüdisaegsemas veetöötlusjaamas filtreeritakse põhjavesi läbi spetsiaalsete liivafiltrite, aereeritakse ehk õhustatakse ning eemaldatakse liigne raud ja mangaan. Ikka sel eesmärgil, et vesi oleks hea maitsega, tervisele ohutu ning ei ajaks kohvimasinat umbe. Rauda võib olla joogivee ühes liitris normi järgi kuni 200 mikrogrammi – Keila joogivee ühes liitris on seda vaid 12,6 mikrogrammi.

Keila linn on oma veemajanduse eest hästi hoolitsenud: viimase paarikümne aasta jooksul on 95% veetaristust rekonstrueeritud, tööd jätkuvad ka praegu. Kõik on paigas, kõik toimib. Keila Vesi paigaldas mõne aasta eest kaasava eelarve raames linnaruumi isegi paar toredat avalikku joogiveekraani.

Aga arvamus, et tegemist on mugava tööpaigaga, kus inimesed võivad vaikselt tiksuda, on täiesti vale. Võiks isegi öelda, et neli aastat tagasi tabas Keila Vett täielik ümbersünd.  Sellest ajast on töötajate arv suisa kordi kasvanud: 9 töötajalt pealt 52ni. Keila Vesi on nimelt oma hoole alla võtnud ka Keila omavalitsuse kinnisvara haldamise ja tänavavalgustuse korrashoiu. Nüüdseks on asjad jõudnud nii kaugele, et kinnisvarahalduse käive ületab juba veemajanduse oma.

„Ei ole mõistlik mune ühes korvis hoida,“ räägib ettevõtte juht Janno Jazõkov, kellel varasem töökogemus puudutas riigi kinnisvara haldamist. Tõepoolest, ka munitsipaalettevõtted võivad jõuda oma arengus uuele tasemele, kui ainult soovivad.

Vana tarkvara jäi ajale jalgu

Kardinaalne muutus tõi kaasa vajaduse ka uue majandustarkvara järele. Kuna varasem MS Dynamics oli seadistatud puhtalt vee-ettevõtte jaoks, oli väga tülikas kajastada teiste tegevusvaldkondade kulusid-kulusid ja projekte. Ja kinnisvarahalduses on projekte teatavasti palju. Andmete sisestamine muutus paljuski käsitsitööks ja seda olukorras, kus kinnisvara valdkond üha kasvas. Seetõttu ongi ettevõttes selle aasta algusest kasutusel Microsofti Business Centrali majandustarkvara.

Mida see finantsaruandluse poolelt tähendab, kommenteerib Keila Vee finantsjuht Inna Allmere: „Kui viimased aastad istusin alatasa õhtutundidel Excelis ja püüdsin andmeid kokku saada, siis nüüd toimib andmete kiirtöötlus. Minu unistus saada tööajaga oma ülesannetega hakkama on täitunud.“

Tema vastutada jäi ka uue tarkvara juurutamise eestvedamine, sest ei oli praktiliselt võimatu öelda. „Teadsin, et uue majandustarkvara juurutamine on hiigeltöö, aga sama hästi teadsin ka, et vana programmiga ei ole võimalik jätkata,“ ütleb Inna Allmere. „Ma ei tundud end IT-valdkonnas kuigi kindlalt – olin töötanud ju finantsi peal, igasugu kahtlused-kõhklused tekkisid. Aga mu tugevaim külg on sihikindlus: kui midagi ette võtan, viin selle ka lõpule. Nüüd on hea tunne, et olen midagi täiesti uut juurde õppinud.“

Üks argument, miks Business Centrali kasuks otsustati, oli see, et ettevõttes juba oli kasutusel Business Centrali eelkäija Dynamics NAV. Business Centrali kasuks rääkis ka see – eriti tulevikule mõeldes –, et tarkvara võimaldab luua ühtse keskkonna, kuhu saab integreerida eri projektid ja valdkonnad, näiteks personalihalduse. Siiski tutvuti enne lõplikku otsust veel teiste majandustarkvaradega ja nagu avaliku sektori ettevõttele ette nähtud, korraldati konkurss. Sellest väljus võitjana BCS Itera.

Ajutine projektijuht oleks ära kulunud

Uue majandustarkvara juurutamist alustati eelmisel aastal töötubadega, kus pandi paika lähteülesanne. Ehk eesmärgid, kuhu taheti uue tarkvaraga jõuda, ning probleemid, mida see aitas lahendada. 1. jaanuarist 2022 viidi saldod uude tarkvarasse üle – ja siis enam taganemisteed ei olnud.

„Muidugi oli see paras proovikivi. Nii mitmedki uskusid juurutuse jooksul, et saame uue tarkvara kohe tööle – nad ei olnud valmis, et ühel hetkel tuleb tegeleda andmebaasi korrastamisega ning panustada sellesse päris palju energiat ja aega,“ tõdeb Inna Allmere.

Janno Jazõkov lisab, et tühjalt kohalt siiski ei alustatud, kuna kasutusel oli ju Business Centrali eelkäija Dynamics NAV. Tagantjärele tunnistab ettevõtte juht siiski, et äritarkvara vahetus, mis tähendab ka äriprotsesside detailideni lahtivõtmist, on mahukas töö. Kui tal oleks võimalus kogu protsess uuesti läbi teha, palkaks ta eraldi projektijuhi, kel on konkreetse tarkvara juurutamise kogemus olemas. „Meie finantsjuhil, kes projekti meie poolelt eest vedas, oli unetuid öid ja stressi ikka omajagu – see oli suur lisakoormus. Ta pidi ju samal ajal ka pearaamatupidaja tööd tegema. Müts maha!“ Kui Keila Vesi oleks palganud juurutusperioodiks oma projektijuhi, oleks temast olnud kasu nii lähteülesande koostamisel kui ka sisendi andmisel BCS Iterale.

Juurutamise edukus ja kiirus sõltub suurel määral ka koostööst juurutuspartneriga ja siin

ütlevad Keila Vee inimesed koostöö kohta vaid häid sõnu. „BCS Itera finantskonsultant Pille Nurmis ei jätnud meid kunagi hätta, lahendas kõik mured ära.“

Tarkvara on vundamendiks uuele arenguhüppele

Nüüdseks, mil uus tarkvara on olnud kasutusel juba üle poole aasta, on asjad paika loksunud ning Keila Vee inimesed plaanivad tasapisi juba järgmisi samme. Janno Jazõkov selgitab: „Business Central on selles suhtes väga efektiivne ja võimas platvorm, et sinna saab kogu äriprotsessi koondada, selle osi analüüsida ning tänu sellele killustunud tarkvaradest loobuda. Näiteks plaanime integreerida palga- ja personalihalduse mooduli. Aga see ei ole selle aasta töö, me räägime ikka kolmest-neljast aastast. Kui kõik, ka esmatasandi juhid, valdavad Business Centrali vabalt ja ei kuluta oma küsimustega raamatupidajate aega. Ja kui kõik juhid õpivad uue majandustarkvara abil vajalikke analüüse tegema.“

Tarkvara vahetus võimaldab Keila Veel ette võtta veel ühe suure muudatuse. Praegu haldab ettevõte kohaliku omavalitsuse kinnisvara ja seda kõige laiemas tähenduses, alates hoonetest ja lõpetades mänguväljakute, tänavavalgustuse ja liiklusmärkide korrashoiuga. Edaspidi plaanib ettevõte minna selle teenusega ka avalikule turule.

Veemajanduse arendamist pole muidugi unustatud. Nimelt analüüsitakse praegu, milline tehnoloogia on Keila reovee puhastamiseks sobilik. Vastust ootavad muu hulgas ka sellised küsimused, et kuidas töödelda muda või kas rajada oma biopõleti.

Kui aga vaadata Keila Vee kontori veeautomaati, siis kas Keila puurkaevude kvaliteetne vesi võiks jõuda ka teiste sealsete ettevõtete kontorite veeautomaatidesse? Ja miks mitte pudelis poeriiulitele Eviani, Haage ja Värska kõrvale? Janno Jazõkov naeratab ja jääb hetkeks mõttesse: „Vee pudelisse panekut on meil ettevõttes mõnikümmend aastat tagasi viljeletud, aga miks see ära lõpetati, selle kohta jään vastuse võlgu. Ilmselt ei olnud see tol hetkel rentaabel. Samas ei saa välistada, et võime selle suuna mõne aasta pärast ette võtta.“