Liiketoiminta-analyysi talousohjelmiston laajennuksena eli tietojen analysointi

Kirjailija: Urmas Tutt; BCS Itera liiketoiminnan analysointiasiantuntija

Liiketoiminta-analysoinnin tehokas toteutus ja käyttö voivat vaikuttaa merkittävästi yrityksen tulokseen ja antaa hyvän kilpailuedun.

Yritykset ottavat käyttöön talousohjelmistoja (ERP-järjestelmiä), jotta liiketoimintaprosessit ja niihin liittyvät toiminnat olisi helpompi hallita. Liiketoiminta-analyysi (Business Intelligence, BI) mahdollistaa liiketoimintaprosessien paremman ymmärtämisen käyttämällä yrityksen ERP-järjestelmän tapahtumakohtaisia tietoja syötteenä. BI-ratkaisujen tehokas käyttö voi todellakin antaa merkittävän kilpailuedun.

Yleensä ERP-järjestelmillä on laajat raportointitoiminnot kussakin moduulissa, kuten rahoitus, osto ja myynti. Moduulien välisen raportoinnin toimivuus on kuitenkin rajallinen ja ERP-ohjelmiston mukauttaminen tähän tarkoitukseen on erittäin kallista. Vastaavasti ERP-järjestelmät ovat melko rajallisia sellaisten ominaisuuksien osalta, kuten menneiden trendien analyysissä ja tulevaisuuden ennusteissa.

Näiden raportointiongelmien ratkaisemiseksi on parasta ottaa käyttöön liiketoiminta-analyysin osio, joka hyödyntää yrityksen tietopankkia. Tässä artikkelissa BI-järjestelmä tarkoittaa konkreettiseen ERP-järjestelmään sopivaa tietopankkia sisältävää liiketoiminta-analyysiohjelmaa. Tätä BI-ratkaisua voidaan pitää ERP-järjestelmän laajennuksena.

Valmiin tuotteen edut

Perinteiseen BI-projektiin verrattuna tällaisella tuotepohjaisella ratkaisulla on monia etuja. Ensinnäkin ei tarvitse aloittaa tyhjästä, koska tietopankki on jo integroitu ERP-ohjelmistoon ja liiketoiminta-analyysin käyttöönottoprojektista jää pois eniten aivotyötä vaativa vaihe, jolloin opitaan vieraan tietopankin toimintatapaa.

Toistuvien käyttöönottojen ja jatkuvan tuotekehityksen tuloksena valmistuotteena tarjottavalla liiketoiminta-analyysillä on useita toimialakohtaisia mittareita. Asiakkaan on tietenkin asetettava liiketoimintastrategiastaan johtuvat tavoitteet ja niiden saavuttamiseen tarvittavat mittarit. Ja jos käy ilmi, että valmistuotteessa ei olekaan tarvittavia mittareita, täytyy olla mahdollista lisätä niitä.

Liiketoiminta-analyysin käyttöönotto

Vaikka ERP ja BI liittyvät läheisesti toisiinsa ja täydentävät toisiaan, niillä on edelleen selviä eroja. ERP-järjestelmän painopiste on liiketoimintaprosesseihin liittyvässä operatiivisessa toiminnassa. Järjestelmän on varmistettava liiketoiminnan tehokas toiminta eli hyödynnettävä resursseja mahdollisimman tehokkaasti. BI-järjestelmän painopiste on taas strategisten päätösten tukeminen. BI auttaa varmistamaan liiketoiminnan tuloksellisuuden eli saavuttamaan liiketoimintastrategian tavoitteet. Painopisteen mukaan määrittyvät ohjelmiston avainhenkilöt ja heidän roolinsa eikä henkilöiden tarvitse olla samoja kuin ne, jotka ottavat ohjelmiston käyttöön.

Kun halutaan päivittää sekä ER että BI, liiketoiminta-analyysi kannattaa tehdä hyvissä ajoin. Aivoriihet valittaessa  ja tulkittaessa suorituskykymittareita (Key Performance Indicator, KPI) johtavat usein tarpeeseen tehdä muutoksia talousohjelmiston tietorakenteisiin. BI-sovelluksia ei kuitenkaan pidä kiirehtiä, koska analytiikkaa ei voida kehittää, ennen kuin päätietolähde ERP on valmis. Teknologisessa ja metodologisissa menetelmissä järjestelmillä on myös perustavanlaatuisia eroja.  ERP-sovellukset tehdään yleensä ohjelmistopaketteina ohjelmistokehitysmenetelmien ja -kokemuksen mukaan. BI-sovelluksen mukautukset ovat olemukseltaan prosessipohjaisia ja pikemminkin luovat parhaita käytäntöjä kokeellisesti.

Hyvin harvoin asiakas käyttää vakiomallista ERP:iä, pieniä mukautuksia tehdään lähes aina asiakkaan tarpeen mukaan. Siksi avoimuus, sopeutumiskyky ja integrointi ovat myös ratkaisevia tekijöitä BI-järjestelmän arvioinnissa ja valinnassa. Kun ERP-järjestelmän tietorakenteisiin tehdään muutoksia ja ne ovat merkityksellisiä analyyttisen raportoinnin kannalta, pitää pystyä muuttamaan tietojen latausprosessia ja uusien tietojen sisällyttämistä analyysiympäristön raportointiin. Avoimuus ja integrointi puolestaan merkitsevät sitä, että kaikista liiketoimintaprosesseja tukevista tukijärjestelmistä peräisin olevia tietovirtoja ei välttämättä tarvitse kanavoida keskitetyn ERP-järjestelmän kautta. Jos ne ovat strategisesti tärkeitä, mutta ne eivät tuota lisäarvoa ERP-kontekstissa, on järkevä integroida ne suoraan BI-järjestelmään, olipa sitten kyseessä suunnittelu, budjetointi tai tuotannonhallintajärjestelmä.

BI-projektia käynnistettäessä on varmasti tärkeää ottaa huomioon asiakkaan nykyinen suhde ERP-järjestelmiin. Joskus onnistuneen liiketoiminnan kehittämisen vuoksi on tarpeen siirtyä Excelistä ERP-järjestelmän ensimmäiseen käyttöönottoon. Jos ERP-järjestelmistä ei ole kokemusta ja aloitetaan heti myös BI-ratkaisun käyttöönotto, yksi ongelmakohta on raporttien tulkinta. Usein halutaan jättää niin paljon kuin mahdollista BI:n tehtäväksi. Joskus se voikin näennäisesti säästää kuluja, mutta yrityksen kokonaiskulut voivat jopa kasvaa.

Joskus taas korvataan vanha ERP-järjestelmä uudella tai päivitetään vanhaa järjestelmää. Näissä tapauksissa asiakkaalla on jo kokemusta ERP-järjestelmän käytöstä, mikä on varmasti hyödyksi, kun puhutaan tiedonhallinnasta. Jos asiakkaalla on jo tietopankki käytössä, pitää päättää miten edetään BI-projektin osalta.

Bi-ratkaisua vaihdettaessa on syytä arvioida aikaisempien tietojen oleellisuutta ja mahdollisuutta sisällyttää ne uuteen BI-ratkaisuun. Myös saman ohjelmistotuottajan ERP-järjestelmäpäivitysten kohdalla pitää päättää säilytetäänkö vanhat tiedot vai ei. ERP-versionpäivityksen yhteydessä parannetaan usein tietojen laatua – puhdistetaan ja systematisoidaan tiedot ajan saatossa kehittyneiden tarpeiden mukaiseksi.

Asiakkaat eivät useinkaan halua kuormittaa ERP-järjestelmää vanhoilla tiedoilla, vaan aloittavat saldoista. Mutta BI-ohjelmassa ei kuitenkaan haluta luopua aikaisemmista suuntauksista ja ennustamisen mahdollisuuksista. Tällaisessa tapauksessa on otettava huomioon kustannukset, jotka aiheutuvat muutettujen tietojen välisten yhteyksien kuvaamisesta ja hallinnoinnista.

Lopuksi suosittelen rohkeaa tarttumista BI-ohjelman toteuttamiseen! Tässäkin pätee vanha sananlasku ”Mittaa kahdesti ja leikkaa kerran!”, joten perusteellinen pohjatyö takaa parhaat tulokset. Kannattaa miettiä hyvin, missä järjestyksessä (tai rinnakkain) asiat tehdään ja mitä tuloksia ja milloin voidaan objektiivisesti arvioida. Tavoitteiden mukaan voidaan luoda hyvin toimiva projektisuunnitelma yhteistyössä BI- ja ERP-kumppanin kanssa.

Tiiviissä kilpailussa toimiva liiketoimintatietoratkaisu takaa etumatkan!