Taloudellisen taantuman aikaiset investoinnit viisinkertaistivat Logistika Plussin tuloksen kolmessa vuodessa

Nyt on sopiva ajankohta muistella hyvän asiakkaamme varasto- ja tuotantologistiikkayhtiön Logistika Plussin tarinaa aivan ensimmäisestä Äri IT-lehdestä (vironkielinen talouslehti) vuodelta 2009. Logistika Plussin johtaja Toomas Orutar uskalsi uida vastavirtaan aikana, jolloin lähes kaikki yritykset jäädyttivät investointinsa.

Logistika Pluss otti käyttöön Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central) -talousohjelmiston.

Nopeasti kasvava OÜ Logistika Pluss on pystynyt kasvattamaan volyymiaan yli viisi kertaa kolmessa vuodessa ja laajenee pian tukkusektorille, aloittaen yhteistyön Maxima-päivittäistavaraketjun kanssa Virossa.

Uuden suunnitelman mukaan vasta perustettu tytäryhtiö OÜ LPD alkaa hoitaa tavaroiden maahantuontia ja myyntiä, Logistiikka Pluss hoitaa edelleen varastointia ja toimituksia. Sopimus vaikuttaa hyvältä, vaikka Maxima tunnetaan myös vaativana asiakkaana, joka odottaa kumppaneiltaan suurta tarkkuutta.

Logistika Plussia tämä ei pelota. Vuosien mittaan yritys on pystynyt vähentämään asiakkaiden reklamaatiotapausten määrän alle 0,05 prosenttiin, kiitos järjestelmällisen toimintaprosessin ja IT-ratkaisun. Virossa hyväksytään yleensä 0,25 prosenttia. ”Asiakkaille tämä on erittäin tärkeää. Kaikki asiakkuutta harkitsevat kysyvät reklamaatiosta”, painottaa yhtiön toimitusjohtajaa Toomas Orutar. Se on yhtiön yksi ylpeydenaihe, johon Orutar on todella tyytyväinen ja joka on houkutellut heille monia asiakkaita.

Talousohjelmiston avulla uudelle tasolle

Hieman alle neljä vuotta sitten Elcoteqin tuotantolinjan johtajan paikalta Logistika Plussiin tulleen miehen tehtävänä oli viedä yhtiö kokonaan uudelle tasolle. Vision mukaan avainasemassa olivat talousohjelmiston käyttöönotto ja työjärjestelyjen parantaminen, jotta olisi mahdollista hallita moninkertaisia tavaramääriä.

He halusivat myös alkaa tarjota itselleen uutta perusvarasto- ja jakelupalvelua. Yhtiöllä oli jo valmistevero- ja tullivarasto aikaisemmin käytössä. Se oli myös BCS Iteran johtajan Erko Tamurin mielestä ensimmäinen uraauurtava hetki yhtiön kehityksessä.

Vielä kolme ja puoli vuotta sitten kaikki Logistika Plussin varastomiehet tiesivät, mistä varastonnurkasta pitää etsiä jonkun vuosikerran viiniä. Kaikki tieto oli työntekijöiden päässä.   Nykytilanne on aivan toinen. Pelkästään suurimalle asiakkaalle Valiorille on varattu yhdeksän metrin korkuista varastotilaa lähes 2500 neliömetriä. Yksikään työntekijä ei pystyisi muistamaan kaikkien tuotteiden sijaintia, se on tietokoneen tehtävä. ”Kun puhumme nyt tehokkuudesta, niin työn määrä on pikemminkin kasvanut, mutta työntekijöiden määrä on vähentynyt”, kertoo Orutar, jonka mukaan työntekijöiden määrä on laskenut neljässä vuodessa 126:sta 54:ään. Irtisanomisia ei ole tarvittu, koska työvoiman tarpeen väheneminen oli jo ennustettu ja henkilöstön kanssa oli tehty määräaikaiset työsopimukset.

”Taantuma on opettanut meille, miten toimia tehokkaammin”, Orutar toteaa, painottaen samalla, että yhtiö on vuosien mittaan johdonmukaisesti investoinut työprosesseihin (esimerkiksi ottanut käyttöön japanilaisen 5S-työmetodin) ja tietotekniikkaan. Rohkea päätös on tuottanut tulosta ja yhtiö on onnistunut liikkumaan ylävirtaan vaikeista ajoista huolimatta.

Investoinnit tuottavat tulosta

”Seuraava vuosi (2010) on käännekohta meille sekä liikevaihdon ja voiton puolella”, on mies ihan varma. Siihen viittaa myös se, että kuusi miljoonaa sijoitettua kruunua ovat alkaneet tehdä pikkuhiljaa tulosta.

Orutar liikkuu alueellaan ylpeänä ja itsevarmana. Hän hehkuu tyytyväsyyttä saavutuksistaan. ”Meillä on viisi osastoa, 2500 neliömetriä kukin”, hän viittaa kädellään yli varaston ikään kuin johdannoksi. ”Tässä on Värska- kivennäisvettä, Setomaalla tuotettu, mutta kaikki kulkee varastomme kautta. Heidän ei tarvitse itse murehtia logistiikkaa. Hoidamme kaikki heidän asiakkaidensa tilaukset”, Orutar kertoo palveluiden logiikasta. Kaikilla asiakkaiden tuotteilla on oma osoite varastossa, jolloin voi seurata säilyvyysaikoja ja toimittaa tuotteita eteenpäin tarpeen mukaan. Esimerkiksi suuret kauppaketjut, kuten ETK ja RIMI, haluavat, että niille lähetettävillä tuotteilla on kaksi kolmasosaa niiden säilyvyysajasta, toisin kuin yleensä on tapana lähettää varastosta tuotteet first-in-first-periaatteella.

Kun kyseessä ovat niin isot tuotemäärät, työ voidaan tehdä täsmällisesti ja kohtuullisessa ajassa vain sellaisen ohjelmiston avulla, josta varastotyöntekijät löytävät tuotteet helposti. Asiakkaat voivat myös tehdä tilauksia automaattisesti. Asiakkaan tarvitsee vain syöttää tilaus yrityksensä tietokantaan, ja se riittää – tietokanta on yhteydessä Logistika Pluss -ohjelmaan ja kaikki pyynnöt ja tarpeet tulevat perille online-nopeudella.

talousohjelmiston kehitys

Logistika Pluss määrittelee, valvoo ja tarkistaa suurta osaa varaston toiminnoista. Ohjelmaa on kehitetty jatkuvasti ja toimintoja on automatisoitu, ja Tamurin (BCS Itera) mukaan se on ollut toinen tärkeä kehitysvaihe yritykselle. Esimerkiksi viimeistään marraskuun alussa valmistuu manuaaliterminalin ensimmäinen kehitysaskel. Tämä tarkoittaa, että kun uusi tuote saapuu varastoon, tuote skannataan kannettavalla laitteella ja ohjelma laskee, mihin hyllyyn tavarat on vietävä. Aikaisemmin varastonhoitajan piti tarkistaa kaikki kuljettajalta saadulta paperilta ja syöttää tiedot ohjelmaan manuaalisesti.

Myös inventointi on tämän ohjelmiston avulla todella helppoa: pitää vain kävellä hyllyltä hyllylle ja skannata tuotteet sekä tulostaa rapportti.

Erikoisratkaisuihin on kiinnitettävä huomiota

Todellinen haaste oli yhtiön valmistevero- ja tullivaraston kehittäminen, sillä ilmoitus valmisteverokeskukselle sekä vero- ja tullivirastolle on hyvin monimutkainen ja lain mukaan yksityiskohtaisesti säännelty. ”Koska emme tarjoa mitään peruspalvelua, vaan erilaisia monimutkaisia ratkaisuja, olimme jumissa sekä me että ohjelmistonkehittäjä”, Orutar muistelee.

Ohjelmistoyhtiössä ei ollut henkilöä, joka olisi tuntenut  perusteellisesti valmistevero- ja tullimaksulakia, eivätkä he osanneet aina kysyä kaikkea. Huoli oli kuitenkin se, että jos jokin meni pieleen ohjelmassa, virhe aina paheni ja kaikki raportit muodostuivat väärin. Onneksi nämä ongelmat on voitettu, ja viranomaiset ovat hyväksyneet yrityksen laadun.

”Tänään meillä on erittäin hyvä ohjelmisto”, Orutar iloitsee ja pyrkii uusia tavoitteita kohti, eikä jää pitkäksi aikaa ihailemaan saavutuksia.

”Kun tavoite on saavutettu, alan selvittää, miten saavuttaa vielä enemmän” – tämä on miehen johtolause, joka on siirtynyt myös yhtiölle. Siitä on lähtöisin myös yhtiön tavoite jättää jalanjälkensä tukkusektorille, aloittaen yhteistyön Maximan kanssa.

Siitä tulemme myös yhtiön kolmanteen kehityksen vaiheeseen – laajentuminen uusille alueille. Koska ohjelmistoalusta on erittäin hyvin integroitavissa, siinä ei ole mitään ongelmia. Myyntiä varten tarvittavien lisäysten integrointi kestää BCS Iteran edustajan mukaan noin kuukauden ja on yhtiölle kannattava investointi. Näillä näkymin Logistika Plus aloittaa uudet toiminnat jo viimeistään marraskuussa.

Logistika Plussin kasvua tukeva talousohjelmisto: – varastonhallintaratkaisu: – tavaroiden vastaanottaminen, varastointi, hyllytys, keräily, paketointi ja toimitus, – kuljetuspiirien valvonta, – osoitteen merkkaaminen, – työjärjestelyjen painopisteen hallinta, – manuaalisten terminaalien hallinta (tavaroiden vastaanotto ja varastointi), – palvelujen hallinta kaikissa varastoissa (varastotoimintojen ja varastointimäärien numeerinen analyysi);- reklamaatioiden hallinta;- tulliterminaalin hallinta;- pikkutavaroiden hallinta;- valmisteverohallinta;- tullimaksunhallinta;- käsittelyvaraston hallinta;- panttipakkausten hallinta;- omistajanvaihdoksen hallinta;- tukkumyyntihallinta;- kirjanpito ja rahoitushallinta;- sähköiset integraatiot asiakastilausten hallintaan.