Tõhus tööjõu planeerimine ja arvestamine – kas võidad sina või võidab konkurent?
Allikas: Äri-IT Sügis 2024
Autor: Birgit-Kai Kiuru, BCS Itera HRMi konsultant
Mida pakub kaasaegne tarkvara?
Tulude suurendamine ja ebavajalike kulude kokkuhoid konkurentsitihedal turul on keeruline ülesanne igale organisatsioonile. Nende jaoks, kelle tegevusvaldkonnas sõltutakse graafikuga tööst, tunnitasudest ja liikuvast tööjõust, on see katsumus palju keerulisem, sest ebamäärasust ja ootamatusi on rohkem ning viimase hetke muudatused suurendavad ka kulusid. Paljudel organisatsioonidel puuduvad moodsad ja toimivad lahendused tööaja planeerimise ja arvestamise tõhusaks haldamiseks. Milline peaks olema tööaja planeerimise ja arvestamise tarkvara, et organisatsioonil oleks lihtsam oma eesmärke saavutada?
Tööaja planeerimine ja arvestus võivad olenevalt ettevõtte tegevusvaldkonnast olla kas keerulised või väga keerulised. Ettevõttes, kus kuupalka saavad töötajad töötavad esmaspäevast reedeni, piisab üldjuhul vaid puudumiste ja ületundide haldusest. Tööaja arvestamist ei tehta siiski vaid elementaarseks palga maksmiseks, vaid tööaega on töötajatel vaja kirja panna ka muudel lisapõhjustel, näiteks IT-sektoris klienditöö tundide tuvastamiseks, mille pealt tekib kogemus tööde ligikaudset mahtu ennustada.
Paljudes tootmis-, kaubandus- ja teenindusettevõtetes võib tööaja planeerimine ja arvestamine olla keskmisest keerukam ülesanne. Tööaja planeerimine ja arvestamine on kuust kuuse korduv protsess, mis mõjutab peaaegu kõiki ettevõtte töötajaid, ning kui see ei toimi tõhusalt, siis toodab see töölõik iga kuu miinust ning lisaks ettevõtte tulemustele mõjutab see ka neid inimesi, kes sellega igakuiselt tegelema peavad, alates töödejuhatajast kuni palgaarvestajani välja. Loomulikult mõjutab ebatõhus, vahel ka ebaõiglane ning paindumatu graafik ka töötajat, kelle rahulolematus võib lõpuks viia töölt lahkumiseni.
Kas Excel ei kõlba?
Paberil graafikut seinal kohtab järjest vähem, kuid Excel on veel siiski levinud ja väga tubli töövahend. Excel „kannatab“ teadupärast kõike ning kuigi see on väga võimekas ning valemite abil saab paljusid tööaja probleeme lahendada, siis miinus on see, et vigade tuvastamine on ajamahukas ning töötajate lepingulise info haldamine topelttöö. Kui korralikus tarkvaras on töötaja tabelisse lisamine või sealt eemaldamine lihtne toiming või lausa täisautomaatne, siis Excelis tuleb töötaja isikuandmed, leping, koormus ja normtunnid ikkagi käsitsi sisestada. Kui tööaja haldamise tarkvara asub personali- ja palgaprogrammi juures, on andmete vahetamine lihtne. Kui kasutatakse liidest teise programmiga, on lahendus samuti hästi toimiv. Excelisse on lisaks keeruline panna tööajakava kinnitamisega seotud detaile ning summeeritud tööaja tingimuste keerulist infot. Küll aga on plaani kinnitamise, ootamatute puudumiste ja summeeritud perioodi ülevaate saamine lihtne igas korralikus tööajaarvestuse programmis.
Tööaja efektiivne ja õiglane planeerimine
Ilma korraliku töövahendita kaotavad juhid võimaluse teha oma tööd optimaalseimal viisil. Automatiseeritud töögraafikute koostamise tarkvara aitab juhtidel koostada graafikuid märksa väiksema ajaga. Kui ettevõte saab kasutada tööaja planeerimise eelseadistatud mustreid, on ajakava loomine tarkvaras vaid minutite küsimus.
Tarkvara aitab paremini näha andmeid, et teha strateegilisi tegevusi, nt vähekoormatud töötajate suunamine teise üksusesse, kus parajasti on tööjõupuudus, ning selle töötaja töölekutsumine, kellel on kõige väiksem tõenäosus töötada kokku üle normi tunde, et vältida ületunnitasu maksmist. Kõik need pealtnäha väikesed otsused aitavad maksimeerida tootlikkust ja vähendada kulusid.
Lisaks sellele, et graafik oleks majanduslikult optimaalne ja tooks vähem kulusid, peab arvestama ka sellega, et töötajaid koheldaks võrdselt (nt satuksid enam-vähem võrdse regulaarsusega tööle riigipühade ajal) ning oleks võimalik arvestada töötajate soovipäevadega ning eritingimustega,nt osakoormus, lapsevanema kohustused jne. Lisaks on töötajale tähtis, kui ta saab igal suvalisel ajahetkel vaadata oma graafikut iseteenindusest ning näeks ka tegelikult kirja läinud aega ning jooksvaid muudatusi ja kokkuleppeid.
Pilt 1. HRM4Balticsi tööajatabel. Lisaks tööajale näeb ja saab juht infot, kui palju on tehtud mingit teatud töölõiku ja mitu inimest seda sel päeval tegid, samuti on näha üle- ja alatunnid.
Tegelik tööaeg mitmest allikast
Stopperiga ei võta keegi ukse peal aega, selleks on tänapäeval juba moodsamad süsteemid, mis võimaldavad töötajate tööaega sekundi pealt mõõta. Kiibiga, kaardiga, näotuvastusega tööaja registreerimine ei ole enam midagi ennekuulmatut. Küll aga tasub siingi arvestada seda, et kiibist sisseloetud info peab kuhugi jõudma – mitte vaid eksporditavasse XLS-faili, vaid ka tööajatabelisse või otse palgaarvestuse aluseks. Mõne tööajaarvestuse tarkvaraga kaasneb ka tööaja registreerimine abivahendiga, samas on neil puudu palga- ja personalimoodul. Siin tuleb leida kuldne kesktee ning liidesed on siingi hea lahendus. Samuti on olulisel kohal erinevate tarkvarapakkujate omavaheline koostöö ka pärast esialgse liidese valmimist, sest muudatused on sama kindlad kui maksud. Tegelik tööaeg võib tulla ka mitmest allikast, nt lähetuses viibiv töötaja teeb tööd, aga kohapeal oma tööaega selle päeva eest registreerida ei saa. Selle info saab sisestada näiteks personalitöötaja või töödejuhataja või miks mitte töötaja ise iseteenindusportaali kaudu.
Pilt 2. Tööjõu tootlikkuse jälgimise näidis (HRM4Baltics).
Seadus muutub jälle, kas ka tarkvara?
Tööaja planeerimine ja arvestamine peab toimuma seaduse järgi. Seadustel on aga kombeks muutuda ning tarkvara peab muutuma koos nendega. Vahel juhtub ka nii, et seaduse muudatus võetakse vastu vaid paar nädalat enne selle jõustumist. 2024. aasta alguses muutus näiteks töötaja järjestikuse puhkeaja arvestamine ning nüüd peab igal summeeritud ajaga töötajal olema 47 tundi järjestikust vaba aega. Varasemalt oli see olnud kord seitsme päeva jooksul 36 tundi puhkeaega ilma, et sellele eelneks igapäevane puhkeaeg 11 tundi. Kuigi muudatusest räägiti pikalt ette, siis ametlik otsus tuli vahetult enne muudatust ning tarkvara pakkujad peavad kas omama piisavat meeskonda, et ootamatud muudatused tootesse sisse arendada või siis piisavat võimekust seadistusteks, et poleks vaja arendust või oleks see minimaalne. Seda tüüpi muudatusi saab enamasti seadistada tööajatabeli sees toimivatele kontrollidele ja reeglitele, et juhid ei eksiks.
Mis meie andmetest edasi saab?
Lisaks sellele, et andmed peavad jõudma palgaarvestuse aluseks, on seda infot vaja tootmise planeerijatel, projektijuhtidel ning juhtidel. See tähendab, et sobilikul kujul ja visuaalis peaks töötajate tehtud töötunnid ja sellega paralleelselt tekkinud kulude ülevaade jooksma ka juhtide töölauale, et vaadata suuremat pilti. Üks võimalus on lasta alluvatel teha perioodipõhiseid aruandeid, teine võimalus on luua automaatseid aruandeid või võtta kasutusele (HRM) BI-lahendus, mis suudab andmed kokku panna nii, et keegi ei pea sellele iga päev lisaaega kulutama.
Aga mida töötaja arvab?
Oxfordi Ülikooli uuring* näitab, et töö ja tööandajaga rahul olevad töötajad on 13% produktiivsemad. Nad ei tee 13% rohkem tööd, aga nad teevad oma tööd tõhusamalt ehk tööandja saab sama ajaga rohkem kasu. Kui töötaja ei pea tegema ületunde, jooksma tööle tulekahjusid kustutama oma puhkuse ajal või graafikujärgsel vabal päeval ning ta saab vältida rumala töö tegemist, siis on eeldused töörahuloluks juba loodud.
* Bellet, Clement and De Neve, Jan-Emmanuel ja Ward, George, Does Employee Happiness have an Impact on Productivity? (October 14, 2019), https://ssrn.com/abstract=3470734.