Juht on alati majandustarkvara projekti peamine eestvedaja
Allikas: Äri-IT Sügis 2021
Autor: Kristina Ilves, BCS Itera kvaliteedi- ja metodoloogiajuht
Mõne aja eest lugesime meediast, kuidas ühes ettevõttes valiti keskkonnateenuse pakkujat ainult hinna järgi ning ohutus jäi tagaplaanile. Selle tulemusel põles maha terve tehas ja saadi kümme miljonit kahju. Hiigelkahju täpsete põhjuste suhtes jäid osapooled küll eriarvamusele, kuid minu kui kõrvaltvaataja jaoks oli ilmne: juhtimine mängis selles loos olulist rolli.
Juhi roll on väga oluline ka majandustarkvara juurutamisel, ehkki juurutusprojekti tellijapoolse hea eestvedamise kasu või selle valesti tegemise kahju pole nii selgesti mõõdetav kui mõnes teises valdkonnas, üldjuhul ei põle seetõttu ka ükski tehas maha. Ometi on võimalik professionaalse eestvedamisega saavutada palju parem tulemus kui ilma selleta.
Kui konkreetse juurutusprojekti korralduslik ja operatiivne eestvedamine on suuresti osapoolte projektijuhtide õlgadel, siis kogu organisatsiooni tasandil peab seda asjade õnnestumiseks tegema just lahenduse omanik ehk tellija (tipp)juht.
Ootused eestvedajale
Juhi viis tegevust majandustarkvara juurutamise ajal
1. Kirjelda eesmärk
Jõua arusaamisele, kust valutab ja kellel valutab (või kas üldse valutab). Alles siis on mõtet hakata otsima arsti, kes teeb selgeks põhjuse ja määrab ravi. Kui raviks on uue majandustarkvara juurutamine, siis tuleb läbi mõelda ja sõnastada projekti eesmärk. Teate ju küll seda vana head SMART-tehnikat! Missugune on juurutusprojekti konkreetne, mõõdetav, saavutatav, asjakohane ja ajaliselt määratletud eesmärk?
Selgesti sõnastatud eesmärk aitab keskenduda oluliste ärivajaduste kindlaks tegemisele ja lahendamisele. Ärivajadustest tuleneb lahenduse ulatus ehk skoop, millest omakorda sõltub investeeringu suurus. Samuti aitab selge eesmärk asjaosalistel hoida fookust ja võitlusvaimu selle sõna parimas mõttes.
2. Informeeri ja motiveeri sihtgruppe
Kui eesmärk on paigas ja otsus teele asuda tehtud, tuleb hoolitseda selle eest, et inimesed, keda uue lahenduse juurutamine puudutab, saavad õigeaegselt ning vajalikul määral infot ning on motiveeritud ja toetatud. Siin on abi kommunikatsiooniplaanist, mille koostamisega saab aidata juurutuspartner.
3. Kaasa oma projektimeeskond
Eestvedaja vastutus on enne teele asumist kokku panna tellija meeskond, kes on sobilik selleks, et täita hädavajalikke rolle juurutusprojektis. Juurutuspartner jagab kindlasti hea meelega infot rollide ja vastutusalade kohta.
Asjad tuleb korraldada nii, et iga rolli täitja saab aru, mida ja millal temalt oodatakse, ja kõigile antakse küllaldaselt aega oma ülesande täitmiseks. Kui inimesed näevad, et eestvedaja näol on olemas liider, kes pole kohal üksnes alguses, vaid kogu teekonnal, aitab see neil üle saada raskustest, mis ettevõtte südametöö ümberkorraldamise ehk uue majandustarkvara juurutamisega paratamatult kaasnevad.
4. Ole kohal ja otsusta
ERP partner ootab, et lisaks oma meeskonna motiveerimisele, suunamisele ja vajadusel ka vastupanu maandamisele, püsib eestvedaja huvi ja toetus projekti hea käekäigu ning eesmärkide täitmise osas kuni lõpuni välja. Nii on tellija investeeringu tasuvus kõige kindlamini kaitstud.
Selleks et võimaldada lahenduse omanikul ehk eestvedajal täita oma rolli võimalikult hästi, on BCS Iteral tavaks korraldada projekti juhtrühma kohtumisi igakuiselt või vajadusel ka sagedamini. Iga kord valmistatakse selleks ette olukorra aruanne ehk panoraamvaade projekti seisust, riskidest, muudatustest ja muust olulisest. Nii ei koba eestvedaja pimeduses, teadmata, kas kõik sujub ikka plaanipäraselt või mitte. Tänu regulaarsetele kohtumistele ei teki infosulgu, kitsaskohad ilmnevad operatiivselt ja nende lahendamiseks on võimalik ühiselt tegevuskavad koostada. Ka äritülide tekkimise tõenäosuse viivad sellised kohtumised miinimumi. Kokkuvõttes saab uue lahenduse kiiremini ja efektiivsemalt tööle ning inimesed on õnnelikumad.
Eestvedajal on otsustav sõna projekti olulisi samme või muudatusi puudutavates valikutes.
Elu on näidanud, et kõik asjad võtavad arvatust rohkem aega ning tähtajad on lähemal, kui algul tunduvad.
5. Küsi tagasisidet ja võta seda arvesse
Ühise teekonna lõpu lähenedes, kui kõik on oma panuse andnud ja kokkulepitud tööd tehtud, on eestvedajal vaja kindlaks teha, kas kasutajad on uuele lahendusele üleminekuks valmis. Selleks on mitu viisi, kuid eitava tagasiside saamisel on oluline takistused välja selgitada ning need kõrvaldada. Ikka selleks, et uue lahenduse kasutegur oleks võimalikult suur, projekti eesmärk tagatud ja kasutajad rahul.
*
Vaevalt leiame ERP partnerite seast kedagi, kes pole nõus väitega, et tippjuhist eestvedaja, kes täidab oma rolli vastutustunde ja pühendumisega, on iga juurutusmeeskonna unistus ning mängib suurt rolli nõuetele vastava ehk kvaliteetse lahenduse loomisel.