Chat

Uudisvoog:

Tagasi

Millele pöörata tähelepanu enne majandustarkvara valimist? NELI OLULIST SAMMU

Autor: Jane Juhanson, BCS Itera müügijuht

Põhiküsimus on: „Mida me tegelikult vajame?“ Aga enne kui sellele vastata, tuleks majandustarkvara valimisel läbida mõned sammud. Nii saab asja tuum selgemaks ka neile, kes pole varem IT-teemaga kokku puutunud.

ERP ehk majandustarkvara on ressursside kogum, mille abil saab äriprotsessid automatiseerida ja muuta andmed ettevõttes kasutatavaks infoks. Tulemuseks on reaalajas analüütika, mis aitab teha juhtimisotsuseid, tõsta konkurentsieelist ja suurendada kasumit. ERP-tarkvaraga juhitakse kõiki ettevõtte protsesse. Tavapärane ERP on jaotatud mooduliteks: finants, ost, müük, varude ja projektide juhtimine, kontaktihaldus, ladu, tootmine jne – nii saab ettevõte kasutada just enda jaoks vajalikku osa.

Millest alustada? Esmalt tuleb ära teha põhjalik eeltöö, mis tagab paremad otsused ja kindla-ma investeeringu.

1.Tehke kindlaks majasiseselt probleemid ja seadke eesmärgid

Eesmärke võib olla palju, alates läbipaistvast ja terviklikust ülevaatest, lõpetades juhtimisotsuste tegemiseks vajaliku usaldusväärse aruandlusega.

Enne ERP-tarkvara vahetamist vaadake üle ettevõtte protsessid. Tehke selgeks, millised on praeguse tarkvara kitsaskohad ja puudused. Mida te soovite uue tarkvaraga lahendada? Millised on need mõõdikud, mis võimaldavad ettevõttel teha kiireid otsuseid; kuidas neid andmeid kogutakse ja mõõdikuid jälgitakse? Mida ettevõte soovib projekti käigus saavutada? Millised on riskid, mis mõjutavad projekti eesmärki? Milline on eelarve ja ajaplaan tarkvara kasutusele võtmise jaoks?

Näiteks kui soovite ettevõttes klienditeenindust parandada, siis võib üks majandustarkvarale esitatav nõue olla see, et varude tellimine oleks automatiseeritud. Selline funktsionaalsus võimaldab müügiosakonnal pakkuda klientidele realistlikku tarnekuupäeva, parandades nii kliendikogemust.

2. Määratlege skoop ehk ulatus

Projekti skoobi ehk ulatuse haldamine hõlmab protsesse ja funktsionaalsusi, mis on olulised selle edukaks lõpule viimiseks (mida projekti täitmisel läbi viiakse ja mida mitte). Ulatus on tähtis kriteerium, mille alusel tulevikus võrdlevaid pakkumisi hinnata, sest selle põhjal esitab iga pakkuja oma arusaama investeeringumahust. Projektijuhtimise poolelt on vaja tagada, et projekt püsiks ajakavas ja kulgeks sujuvalt. Projekti kestel ulatuse täiendamine lisaülesannetega tähendab sageli kõrvalekallet ajaplaanist ja investeeringumahust.

Meie kogemusel on skoop mõistlik jagada etappideks, kus esmalt juurutatakse standardlahenduse funktsionaalsus. Seejärel saab projektimeeskond palju paremini aru, kuidas lahendus töötab ning kas ja kuidas on vaja seda veel täiustada.

3.Valige projektimeeskond

Projekti edu algab õigest meeskonna valikust, mille eelduseks on sobiv kvalifikatsioon, kogemused ja isikuomadused. Majandustarkvara juurutamisel määratakse projektijuht, peakasutaja ja võtmeisikud, kes osalevad visiooni väljatöötamisel, juhivad ülesannete täitmist ja teevad ettepanekuid protsesside parendamiseks. Hiljem võtavad nad osa majandus-tarkvara testimisest ja ülevaatamisest. Andke meeskonnale vastav aeg, vabastage nad vajadusel enamikust igapäevastest töökohustustest, et nad saaksid keskenduda.

Tugev ERP projekti juhtimine on vajalik, et püsida ajakavas ja eelarves.

4.Kohtuge tarkvara pakkujatega

Te ei ole üksi! Isegi kui teie ettevõttel puudub varasem kokkupuude protsesside kaardistamise, ERP-tarkvara valimise ning juurutamisega, saab enne projekti algust pöörduda ärikonsultatsiooni saamiseks teiste tööstusharude ettevõtete poole, kellel on majandustarkvara juurutamise kogemus. Nemad aitavad teil selles maailmas paremini orienteeruda. Paljud viivad läbi ka digiteerimise ja automatiseerimise diagnostikat, andes ülevaate ettevõtte kitsaskohtadest eri protsessides, samuti hinnangu selle kohta, mis järjekorras neid lahendada ja mis võiks olla kõige selle maksumus.

Majandustarkvara vahetamist tasub kaaluda, kui …

 

  • majandustarkvara ei anna juhtimisotsuste tegemiseks vajalikku infot;
  • majandustarkvara ei kata kõiki äriprotsesse. Ettevõttes on rida protsesse, mis on tihedalt põimunud ja mida tuleb ühtselt hallata;
  • informatsiooni haldamiseks kasutatakse kontoritarkvara (MS Office, Google Docs), mis pole mõeldud suures mahus info talletamiseks;
  • majandustarkvara ei paku vajalikul tehnoloogilisel tasemel tuge ehk ei võimalda automatiseeritust;
  • esinevad turvalisuse probleemid.

Määratlemata

Uus vaheleht BCS Itera kodulehel – Tooted&Äpid

Eelmine uudis

järgmine uudis

Juhtimine Metoodika

Kuidas juhtida muudatusi esimesest päevast alates?