Chat

Uudisvoog:

Tagasi

CostPocketi rakenduse abil kõik arved ja tšekid automaatselt ja digitaalselt majandustarkvarasse

Autor: Külli Rebane; BCS Itera ärijuht
Allikas: Äri IT Sügis 2019

Ärireisid – tore vaheldus, kuniks tuleb tegeleda reisijärgse paberimajanduse ja tšekkide sorteerimisega. Lõunasöök äripartneriga – vajalik, ent kulukas, kui restoraniarve koos pükstega pessu läheb. Rahakotist leitud ammune ja pleeki­nud tšekk, mida on piinlik raamatupidamisse esitada… Dynamics 365 Business Central pakub lahendust, mille abil kõik tšekid automaatselt ja digitaalselt majandustarkvarasse sisestada.

Klassikalised päevad komandeerin­gu järel: kõigepealt tuleb leida kõik kuludokumendid, koostada kulu­aruanne näiteks Excelis, sisestada tšek­kidel olev info Excelisse, trükkida aruanne välja ja klammerdada tšekid aruande kül­ge (paremal juhul skaneerida tšekid ning esitada need kirja teel). Siis tuleb võtta aruandele kinnitused, edastada dokumen­did raamatu pidamisse, kus info Excelist omakorda raamatupidamistarkvarasse sisestatakse. Igapäevaselt nii tegutse­des tundub olevat tegu väga tavalise ja harjumuspärase protsessiga. Mustvalgelt kirja pandult hakkab aga häirekell peas lööma – kui palju väärtuslikku aega me kulutame asjade peale, mida on imelihtne automatiseerida!

BCS Itera kasutab kulutšekkide ja kulu aruannete automatiseerimiseks CostPocketi lahendust,
mis on juba Dynamics 365 Business Centraliga liidestatud.

Tänapäeva maailmas, kus digiteerimine, pilv, äpid ja mobiilsus ei ole enam tuleviku­trend, vaid reaalsus; kus klienditeenin­duses suhtleb meiega masin; kus masin ja tarkvara suhtlevad omavahel ilma inimese sekkumiseta; kus üha rohkem töid on dele­geeritud robotitele, on igati põhjendatud ootus, et kuluaruanded tekivad jooksvalt ja paari liigutusega ning kõik kulud on ette­võttel teada reaalajas, mitte kuu lõpus või kuid hiljem.

Kuidas käsitsitööd ja vigu vähendada?

Tänapäeval on meil enamikul taskus nuti­telefon. Me eeldame, et sellest piisab, kui kontorist eemal olles on vaja ühte või teist teha. Kulude reaalajas kajastami­seks raamatupidamises piisab täiesti nuti­telefonist.

Õhtusöök koostööpartneritega – klõps pilt tšekist. Märgin juurde, et maksin arve ise (või ettevõtte vahenditest, kui kasuta­sin selle krediitkaarti). Edasise detektiivi­töö vähendamiseks valin kulu liigi, millega esitatav tšekk on seotud (antud juhul siis esinduskulu) ning vajadusel kirjutan juur­de ka pisikese selgituse. Kui mul on juba avatud kuluaruanne, saan tšeki sellega siduda.

Olengi seega vajalikud dokumendid esitanud. Aega kulub mõni minut ning kui tšekk ongi järgmisel hommikul kuskile ka­dunud, on see digitaalselt jõudnud juba raamatupidamisse. NB! mitte PDF-ina, mida peetakse sageli ekslikult digitaalseks do­kumendiks, vaid juba ERP dokumendina, kus digiteeritud tšekilt on leitav teenuse­pakkuja, kellelt teenus osteti, summa jm vajalik ning tuvastatav info, millega jääb seotuks ka algne pilt. Raamatuidajal jääb üle dokument kinnitada ja kulu on juba järgmisel hommikul ka raamatupidamises kajastatud.

Või võtame komandeeringu – enne sõitu alustatud kuluaruandega on jooksvalt või­malik siduda mitmeid kulutšekke kogu ko­mandeeringu jooksul. Täpselt samamoodi: taksosõit – pilt; hotelliarve – pilt… see­järel seon kulud aruandega ning koman­deeringu lõppedes esitan selle koos seotud dokumentidega elektroonselt kinnitami­seks. Aruande kinnitamisel kajastatakse raamatupidamises kõik aruandega seo­tud dokumendid – midagi ei unune, kulud saavad kajastatud ilma pikema viivituseta ning vigu ja käsitsitööd on minimaalselt.

Digiteerimisest räägitakse palju ja kulu­aruanded on üks pisike sammuke prot­sesside automatiseerimise ja n­ö rumala käsitsitöö vähendamise poole. BCS itera kasutab kulutšekkide ja kulu­aruannete automatiseerimiseks CostPoc­keti lahendust, mis on juba Dynamics365 Business Centraliga liidestatud. Aga mo­biilseid kulude haldamise ja sisestami­se lahendusi on teisigi ja enamikku neist on võimalik suhtlema panna ka oma ERP lahendusega. Business Centrali kuluaru­annete moodulit saab kasutada ka ilma mobiiliäpita.

Business Central ja CostPocket tooteleht

Juhtimine Tehnoloogia

5 põhjust, miks peaksid aruandluse Excelilt Power BI-le viima

Eelmine uudis