Tarkvara mis sobib kõigile ei sobi kellelegi!
Autor: BCS Itera ärijuht Külli Rebane
Turul on palju majandustarkvarasid, mille puhul on keeruline aru saada, kellele see sobib, kuid mida reklaamitakse kui kõigile sobivat. Kas ikka sobib?
Esiteks me teame, et igal ärisektoril on omad märkimisväärsed eripärad. Teiseks peaks lahendus pakkuma võimalusi, kuidas olla oma konkurentidest sammuke ees. Tarkvara saab aidata ja võtmesõnaks on erilahendused ning see ei tähenda ainult ERP´d ehk majandustarkvara. Korralik ERP katab reeglina kõik ettevõtte põhiprotsessid: ost, müük, ladu, tootmine, projektid, finantsid jpt, ehk kogu ettevõtte baasvajadused. erilahendus ehk vertikaallahendus astub sammukese edasi ja aitab digitaliseerida või automatiseerida ettevõtte valdkonnapõhised nüansid ja just sellele valdkonnale eripärased protsessid. Kui palju räägitakse sellest, et korralikku ERP lahendusse on koondatud parim maailmapraktika ja erinevate ettevõtete kogemused, siis veelgi rohkem peab see paika vertikaallahenduste puhul.
Oluline on siinjuures teada ka seda, et tavaliselt ei tööta valdkonnapõhiseid erilahendusi välja mitte ettevõtted, mis koosnevad tarkvara-arendajatest, kes on loodava lahenduse jaoks äri vaid kõrvalt näinud, vaid ettevõtted, kus võtmetegijad on ise samast ärist või äridest välja kasvanud. Nad teavad täpselt selle valdkonna kitsaskohti ja seda, kuhu tarkvara teravik suunata.
Ehitusettevõtted
Igal ettevõttel on kindlasti sarnaseid protsesse, nii on näiteks ka ehitusettevõte-tele olulised finantsid, ost ja müük, aga konkurentsieelise annab eelkõige projektide täpne eelarvestamine ja eelarve täituvuse jälgimine. lisaks on seda tüüpi ettevõttel reeglina iga objekti kohta hulk lepinguid nii pea- kui ka alltöövõtjatega. Lepingud on sõlmitud kindlate summade peale ning nende täituvust jälgitakse nii jooksvalt kui ka akteerimise ning arvelduse käigus. lisaks saab tarkvara kaasa aidata, et ühtegi summat ei saaks arveldada rohkem, kui on kokku lepitud. kuna projektijuhil on lisaks tegelikele kuludele näha ka eeldatavad kulud, saab hälvetega tegeleda ennetavalt ja projekti planeeritav lõppeelarve on igapäevaselt teada.
Haldusettevõtted
Ettevõtetel, kes tegelevad rendipindade haldusega, on aga erinevad ootused: kuna konkurents on tihe ja iga vaba pind on ettevõttele kulu, on ülioluline omada täpset ülevaadet renditud pindade hõivatuse ja hõivatuse plaani kohta (milliste klientidega, milliste pindade kohta ja kui pikaks ajaks on lepingud sõlmitud). vajadusel saab juba varakult hakata tegelema uue rentniku otsinguga. Teine oluline teema on erinevate lisakulude jaotamine pindadele vastavalt suurusele, erinevatele kogutud näitudele ja hinnakirjadele. arvestus peab olema automaatne ja täpne. Arved peavad jõudma rentijateni õigeaegselt. Rentijad teavad, et kõikvõimalikke haldusega seotud küsimusi tekib pidevalt – rendileandja peab kiiresti saama infot erinevate küsimuste ja probleemide kohta ning nendega tegelemine peab algusest lõpuni olema läbipaistev.
Taristuettevõtted
Taristuettevõtted, kes hooldavad ja haldavad suuri infrastruktuure, vajavad aga lahendust, kus varad on hallatud ja korralised hooldustööd vastavalt välpadele ja näidikutele varakult planeeritud. Kaasaegsed seadmed suudavad anda piisavalt infot näiteks esimeste märkide kohta hooldus töö vajalikkusest (andurid, mis mõõdavad kulumist, niiskustaset jms). kõik selleks, et probleeme ennetada, mitte tegeleda n-ö tulekahjudega; aga ka kulude täpsemaks eelarvestamiseks, kuna meil on teada, mis hetkel, mis mahus töid tuleb teha ja milliseid varuosi tuleb hankida. Lisaks toimub taristu pidev inspekteerimine ja puuduste tuvastamisel automaatne töökäskude loomine nende likvideerimiseks. näiteks elektriliinide korral käib töötaja tahvliga mööda Eestit, märgib tahvlisse piirkonna ja sealse võsa kõrguse. kui võsa kõrgus ületab teatud piiri, luuakse töökäsk just selles piirkonnas võsa lõikamiseks. Töökäsk liigub kohe töö teostajale, kes saab asuda tegutsema enne, kui võsast sirguvad kõrged liinideni ulatuvad puud.
Rendiettevõte
See, mis on oluline taristuettevõttele, ei pruugi aga kõnetada seadmete rendiga tegelevat ettevõtet. mis on rendiettevõtte jaoks kõige kriitilisem? Neil on oluline teada, millal ja mis seadmed on saadaval ehk online rendikalender. teine oluline lõik on kõik, mis puudutab rendilepingute sõlmimist: seade tuleb kiirelt välja anda, klient soovib lepingu vormistada võimalikult kiiresti. Hinnastamine ja rendipäevade arvestus peab olema paindlik ehk lisaks kliendi-põhistele hindadele ja allahindlustele peab saama määrata, kas renti arvutatakse kuu, tunni või päeva eest; kas renti võetakse ka pühapäeva eest, kui rendipunkt on suletud jpm. Kuna seadmeid rendivad suurte ehitusettevõtete nimel paljud erinevad volitatud isikud, peab ERP aitama kontrollida, kas seadmele järgi tulnud isik ikka võib seda ettevõtte nimel teha.ka toote tagastamisel soovib klient, et see toimuks kiiresti. Piltlikult öeldes on kliendi soov seade üle ukse tagasi visata ja vastu saada tagastamist tõestav paber ning tagatiseks jäetud summa. Kiire protsess on oluline ka ettevõttele, sest tema huvi on seade võimalikult kiiresti jälle rendile anda ning saada tagastamisel kohe infot ka selle kohta, kas ja milliseid hooldustöid tuleb seadmele teha. Ja lõpuks loomulikult ka arveldus: kas perioodiline, seadmete väljaandmisel või hoopis ettemaksuna.
Kokkuvõtteks: iga tegevuse jaoks oma lahendus
Kahtlemata liigub maailm selles suunas, et igale spetsiifilisele valdkonnale, ärile või protsessile on vastav lahendus. Kõige lihtsama näite selle kohta saame telefonile äppe valides – iga tegevuse jaoks on kindla tootja lahendus.kahtlemata saab kõik erisoovid lahendada ka ühe partneri poolt lahendust vajalikul määral kohendades. Kuid selliste projektide miinuseks on kindlasti pikem aeg ja see, et tarkvaras kajastub ühe ettevõtte protsess sellisena, nagu see täna on. seega jääb kasutusele võtmata just see paljuräägitud maailma best practice, mis aitab protsesse võimalikult täpseks optimeerida.