Rentniku Portaal hoiab kokku kinnisvarahaldaja aega ja raha
Autor: Leho Hermann, BCS Itera müügijuht
Kõik ettevõtted, kes haldavad mingit tüüpi kinnisvara, seisavad iga kuu silmitsi suhteliselt ajamahuka ülesandega: kuidas saada arvete koostamiseks kokku korrektne alusinfo. Tänu Dynamics NAV-i kinnisvarahoolduse lahendusele on see nüüd lihtne ja mugav. Tutvustab Leho Hermann.
Kinnisvarahalduse arveldusprotsessi võib laias laastus jagada kaheks:
- Igakuine makse ruumide kasutamise eest, mis on suhteliselt fikseeritud number. Summa võib küll vastavalt tarbijahinnaindeksile või muudele näitajatele kõikuda, kuid enamasti ei muudeta seda igakuiselt. Kaubanduskeskustes võib makse küll sõltuda näiteks käibest.
- Kokkulepped, kuidas arveldatakse muutuvaid kulusid, nagu vesi, küte, gaas vms. Olenevalt pinna tüübist võib olla mitmeid iseärasusi, näiteks kaubanduskeskustes on oluliseks baasinfoks ka konkreetse poe käive või külastajate arv.
Kui fikseeritud summadega on asi lihtne – need võetakse igakuiselt lepingust ja mingit lisatööd see ei vaja, siis arvelduste tegemine just muutuvate kulude näitajate põhjal on ajakulukas. Palju aega ei võta mitte arveldamine ise, vaid algandmete kogumine ja nende süsteemi sisestamine. Üks pool asjast on veel arveldusvalemite kirjeldamine süsteemis, mis on enamasti samuti ühekordne tegevus (võib-olla tuleb neid aja jooksul ka muuta, kuid see ei pruugi olla suur töö).
Praktika näitab, et tavapäraselt kasutatakse andmete kogumiseks ja süsteemi sisestamiseks kõige levinumat majandusarvestuse programmi – Excelit. Iseenesest ei ole sellel lahendusel midagi viga, seni kuni hallatavate pindade ja kogutavate andmete arv on väike.
Enamasti kogutakse kütte-, vee- ja muud näidud kokku e-kirja, telefoni teel või paberil. Seejärel toksitakse need käsitsi majandustarkvarasse. See on protsessi kõige suurem pudelikael ja ajaraisk. Esiteks kulutab see mõttetult aega ning teiseks on suur vigade tekkimise oht, mille otsimine ja parandamine võtab omakorda veelgi rohkem aega.
Efektiivne kinnisvarahaldus
Dynamics NAV-i kinnisvarahoolduse lahendusel on välja pakkuda lahendus, mis hoiab ühelt poolt kokku kinnisvarahooldaja aega ning teisalt lihtsustab ka rentnike suhtlemist rendileandjaga. Lahenduse põhimõte on Rentniku Portaal, mis võimaldab haldajal koguda ning rentnikul sisestada kokkulepitud infot veebi kaudu.
Igal rentnikul on oma ligipääsuõigused ning kuu alguses või lõpus peab ta sisestama eelmise perioodi kokkulepitud näidud alates tüüpilistest vee- ja elektrinäitudest kuni külastajate arvu ja poe käiveteni (kaubanduskeskuste puhul). Seejärel liiguvad need automaatselt Dynamics NAV-i arvelduse poolele, kus raamatupidaja käivitab arvutused ja valmistab ette arved.
Aga selleks, et portaal poleks rentnikule vaid koht, kuhu andmeid sisestada, vaid pakuks ka muid lisandväärtusi, on sinna lisatud veel:
- kehtivad lepingud,
- arvelduste ajalugu,
- pinnaga seotud töökäsud ehk tööde tellimused.
Kokkuvõttes on Rentniku Portaal vajalik lisamoodul nii rendileandjale kui ka rentnikule, kuna ühelt poolt kulub kogu arveldusprotsessile palju vähem aega ning teisalt on olemas koht, kus mõlemad pooled saavad jälgida, millist infot on omavahel jagatud. Rääkimata sellest, et haldaja vigade tekkimise võimalus on viidud miinimumini. Nii saab tülikast andmete sisestamisest ja infovahetusest võidetud tunnid investeerida oma äri edendamisse.