Printall viis HRM-lahendusega personali ja palgaarvestuse uuele tasemele
Allikas: Äri-IT Sügis 2025
Autor: Gerli Ramler
Printall AS on trükikoda, mille ajalugu ulatub aastasse 1971 ja mille toodangust ligi kaks kolmandikku liigub Eesti piiridest välja, peamiselt Skandinaaviasse ja Euroopasse.
Ettevõte on tuntud kvaliteetse perioodika ja reklaamtrükiste tootjana ning on investeerinud pidevalt nii masinaparki kui ka infotehnoloogiasse. Viimastel aastatel on fookusesse tõusnud personalihaldus ja selle digitaliseerimine, sest just seal tekkis vajadus kaasaegsema ja integreerituma lahenduse järele. „Veel aasta tagasi oli meil tööajaarvestus Exceli tabelites, palgaarvestus Taavi programmis ja lisaks hulgaliselt eraldi faile ning käsitsi peetavaid arvestusi. Otsisime lahendust, mis seoks need kõik ühte süsteemi – personali, palgaandmed ja töögraafikud. HRM4Baltics vastas nendele ootustele kõige paremini,” ütleb Printalli finantsjuht Triinu Raav.
Koostööpartneriks valiti BCS Itera, kellega ettevõttel oli juba varasem kogemus – IT-firma oli neile koostanud IT-auditi. Projekt algas 2024. aasta juunis ning võttis koos testimise ja paralleelse kasutuse perioodiga aega peaaegu aasta. „Ikka loodad, et tarkvaraprojekti juurutus läheb kiiresti, kuid reaalsus on tihti teine – asjad venivad paratamatult. Meil esines ka personalimuutusi ja suveperiood võttis oma osa, kuid üldjoontes kulges juurutus sujuvalt. Kõige olulisem on, et tiim võttis projekti omaks.”
Uue süsteemi kasutuselevõtt ei olnud ainult tehniline, vaid nõudis ka harjumuste muutmist ja tekitas töötajates kõhklusi. „Kui kutsusime graafikute koostajad programmi testima, ütlesid nad algul, et tulevad siis, kui see päriselt tööle hakkab. Tegime põhitiimiga täiendavad seadistused ise ära ja hiljem said graafikute koostajad anda sisendi, kuidas süsteemi paremaks timmida,“ räägib Raav muigega.
Finantsjuht nendib, et igapäevatöö kõrvalt ongi keeruline keskenduda millelegi muule ja mõelda ette, kuidas tahaksid, et asjad toimiksid. Personali poolelt oli Printallis eri perioodidel kaasatud 2–3 inimest: personalijuht, palgaarvestaja ja pearaamatupidaja. Kui projekt hakkas juba kuju võtma, oli õige aeg kaasata ka tööajagraafikute koostamise ja planeerimisega seotud inimesed.
Selleks, et üleminek oleks võimalikult sujuv, kasutati 2025. aasta alguses esimesed kolm kuud paralleelselt nii vana kui ka uut programmi. Excelisse kogutud tööajaandmed kanti üle HRM4Balticsi ning nende põhjal arvutati palka mõlemas süsteemis. „See oli meie tingimustes õige otsus,” nendib Raav. „Nii saime vead kätte ja kindlustunde, et kõik töötab. Kui aprillis ehk neljandal kuul hakkasime arvutusi tegema ainult HRM4Balticsis, oli kõik juba paigas. Eks turul ole palju neid programme, mis lubavad, et teevad kõike ja nii-öelda keedavad veel putru ka. Aga tuleb mõelda, mis on oluline ja millist teavet on vaja saada. Kahtlustan, et valitud HRM-i lahendust on keskmisest keerukam kasutusele võtta, aga kui selle loogikat tabad, on see suurepärane tööriist. Meie palgaarvestaja on igatahes praeguse lahendusega väga rahul.”
Finantsjuht peab üheks suuremaks võiduks ajakokkuhoidu. Näiteks varem lisati osa lisatasusid eraldi käskkirjade alusel, mida palgaarvestaja pidi käsitsi töötlema. Nüüd saab juht need otse programmis kinnitada. „Pole enam lõputuid Exceli tabeleid ega eraldi dokumente. Kõige parem on ülevaatlikkus – ühest kohast on võimalik kätte saada kogu info ja aruanded. Andmete kvaliteet ja võrreldavus on hoopis teisel tasemel.”
Ükski programm ei ole kunagi päriselt valmis
Printallis kasutab iga päev HRM-lahendust üle kümne inimese. Ettevõttes töötab kokku 175 inimest, mistõttu on oluline, et tööaeg ja graafikud oleksid selgelt hallatavad. Kuna Printallis on vahetustega töö ja erinevaid vahetusetähiseid kokku 35, muudab see tööajaarvestuse eriti keerukaks. Töötajad kasutavad tööle saabumise ja lahkumise registreerimiseks kiipe. Need andmed liiguvad automaatselt HRM4Balticsi, mis laseb lihtsalt võrrelda planeeritud ja tegelikku tööaega.
Ettevõttel on süsteemi laiendamiseks juba ideid. Esialgu keskenduti kõige kriitilisemale – palgale, tööajale ja personaliandmetele. „Kõike ei saa korraga ja ei peagi. Pigem võtame sammhaaval ja katsetame, kuidas see töötab. Näiteks mõtleme, kuidas saaks tööriiete arvestust HRM4Balticsis hallata. Aja jooksul tekib uusi ideid ning kindlasti võtame need kasutusele,“ sõnab Raav. „Oleme otsustanud uuendada ka oma IT-lahendusi laiemalt. Business Centrali finantsmoodul on juba juurutuses ning käimas on tootmistarkvara vahetus kaasaegsema lahenduse vastu. Tavaliselt minnakse vastupidises järjekorras – kõigepealt finants ja siis teised. Meie alustasime sealt, kus king kõige valusamalt pigistas. Näen, et see oli meie jaoks õige samm.”
BCS Itera panust hindab Triinu Raav kõrgelt. „Konsultandid on väga tublid ja lahendustele suunatud. Hea partner teeb kogu protsessi palju lihtsamaks. HRM-lahenduse juurutamine on andnud Printallile enamat kui lihtsalt uue tööriista. See on muutnud kogu organisatsiooni töökorraldust, lihtsustanud protsesse ja vähendanud vigade hulka. „Ükski programm ei ole kunagi päriselt valmis, aga kui näed, et saad iga sammuga ettevõtte tööelu lihtsamaks ja läbipaistvamaks teha, siis on see igati õigustatud investeering olnud.”
Printalli tegevusala on trükitud kommunikatsioon, nagu ajakirjad, ajalehed, kataloogid, brošüürid, otsepost, flaierid ja muu selline. Tootmine vastab ISO 9001 ja ISO 14001 standarditele ning ettevõte pakub trükiteenust, mis on sertifitseeritud PEFC, FSC, Nordic Swani ja ClimateCalci märgistega. Üle 65% toodangust läheb ekspordiks. Kliente teenindatakse lõuna- ja põhjanaabrite juures, Skandinaavias, Ühendkuningriigis, Hollandis, Prantsusmaal ja Saksamaal, kuid Printalli trükitud väljaanded on jõudnud lugejateni ka Põhja-Ameerikas, Aasias ja Aafrikas.