Kinnisvaraäris peab andmetel põhinev juhtimine olema pikaajalise vaatega
Allikas: Äri-IT Sügis 2025
Autor: Gerli Ramler
Tähtis pole ainult rahaliselt mõõdetav kasu, vaid ka lõppkasutajate rahulolu.
Viimaste aastate muutused kinnisvarasektoris pole olnud kõige soodsamad. Geopoliitiline olukord, inflatsioonisurve ja üldine majanduse madalseis on avaldanud mõju ka Balti ärikinnisvaraturule. Keerulised ajad nõuavad aga nutikust ning just selles on silma paistnud regiooni juhtiv ärikinnisvaraettevõte Kapitel. Ettevõtte ärikontroller Anne Junolainen räägib, kuidas läbimõeldud IT-investeeringud on aidanud säilitada stabiilsust.
Meie jaoks on oluline hoida fookus pikaajalisel strateegial – ehitada ja juhtida kinnisvara, mille väärtus ajas kasvab ning mis tagab üürnike rahulolu ka keerulistes turuoludes,“ ütleb Anne Junolainen. Kapitel tegutseb lisaks Eestile ka Lätis, Leedus, Tšehhis ja Hollandis. Grupi koosseisu kuulub 36 ettevõtet, kuna kinnisvarasektorile omaselt on iga arendusprojekt või portfelli kuuluv valmis objekt omaette juriidiline üksus. See tagab, et nii ettevõttel kui ka pankadel on iga kinnisvaraobjekti tuludest ja kuludest selge ülevaade.
Viimased aastad on toonud kogu Balti ärikinnisvaraturule märkimisväärse jahtumise, mille põhjused on eeskätt geopoliitiline ebastabiilsus ja nõrk majanduskeskkond.
Anne Junolainen selgitab, et Baltimaade langev ja väga rahulik ärikinnisvaraturg esitab ka nende ettevõttele väljakutseid, ent kui võrrelda Balti riike, on Eesti olukord mõnevõrra parem. 2023. aasta 150 miljoni euro suuruselt mahult kasvas ärikinnisvara tehingute kogumaht 2024. aastal 483 miljoni euroni. Suure osa sellest kasvust andsid Viru Keskuse ja Kristiine Keskuse omanike vahetus. „Meie ise suurendasime osalust Viru Keskuses. See oli strateegiline otsus. Usume kaubanduse arengusse ja oleme ka oma portfelli kuuluvate keskuste uuendamisel lähtunud kaubandust juhtivatest trendidest: võtmeteemaks muutuv tarbijakäitumine ja ostujõud, ostlemise ühendamine ajaveetmisvõimalustega, samuti vajalike teenuste – eeskätt tervise- ja iluteenuste – pakkumine kaubanduskeskustes.”
Tallinna büroopindade turg on väga konkurentsitihe, viimasel aastal on nõudlus vähenenud ja vakants on kasvanud kõigis büroomajade segmentides. „Sellest tulenevalt on tunda survet üürihindadele. Kodukontorite trend kohati küll jätkub, ent paljud ettevõtted on naasnud kontoriskäimise praktika juurde, kuna sellel on lisaväärtus. Üürnikud vajavad üürisuhetes paindlikkust ning eelistavad büroohooneid, kus on kvaliteetne töökeskkond ja võimalikult palju lisateenuseid, mis tagavad mugavuse ja aitavad säästa aega. Just sel põhjusel oleme viimastel aastatel oma büroohoonetesse rajanud autopesula, jõusaalid, massaažikabinetid, pakiautomaadid, jalgrattaruumid ja muud teenused. Jätkuvalt on oluline energiatõhusus ning mõistlikud kõrvalkulud.”
Kapitel lähtub pikaajalisest strateegiast ja keerulistes oludes ei ole jäädud ootama paremaid aegu, vaid on investeeritud teadlikult. 2024. aastal investeeriti 196 miljonit eurot, 2023. aastal 103 miljonit eurot. Suuremad projektid on olnud seotud Viru Keskuse osaluse omandamise ning Tallinnas Arteri kvartali ja Riias Elemental Business Centre’i büroohoone arendamisega.
„Tänaseks on nii Arteri kui ka Elementali hooned välja üüritud, mis näitab, et hästi läbi mõeldud ja atraktiivne arendus leiab endale keeruliselgi ajal üürniku,“ ütleb Anne Junolainen. Lisaks kaubandus- ja büroohoonetele arendas Kapitel viimasel paaril aastal Solina maitseainetehast ning uuendas mitut kaubanduskeskust, praegu on töös Riias asuva Spice Home’i uuendus. Kapiteli projektid pole olnud ainult ehituslikud, osa investeeringutest on seotud ka IT-lahenduste arendamise ja andmepõhise juhtimisega.
IT-investeeringud ei saa toimuda juhuslikult ega lokaalselt
„Selleks, et kõik ettevõtted saaksid oma igapäevatööd teha ühtsetel alustel ning ühtsete juhtimis- ja finantsarvestuse põhimõtete järgi, on oluline ühtne majandustarkvara. IT investeeringud ja nende juhtimine toimub tsentraalselt grupi tasandil – nii finantseerimine kui ka lahenduste analüüs ja tellimine. Oluline on, et iga uus tükike sobiks olemasoleva lahendusega ja kõikidele ettevõtetele. Iga pusletükk peab sobituma olemasolevasse tervikpilti, mitte töötama isoleeritult,” selgitab Anne Junolainen.
Alates 2015. aastast on kogu grupp viidud ühtsesse ERP-süsteemi, kui hakati juurutama Microsoft Dynamics NAV-i, hilisema nimega Dynamics 365 Business Central. Esimesed üksused läksid üle 2016. aastal, kogu grupp 2020. aastal. Kõik tütarettevõtted töötavad täna sama platvormi peal. Viimane suurem projekt oli 2024. aastal, mil Kapitel omandas enamusosaluse Viru Keskuses. Sellega seoses integreeriti grupis olemasolevasse tarkvarasse Business Central ettevõtte finantsarvestus, tarkvaraga liidestati ka üürihaldustakvara Moderan. Andmed viidi üle BI4Dynamicsi andmelattu.
„See annab meile ühtlase andmestruktuuri, parema andmekvaliteedi ja võimaluse võrrelda ettevõtteid omavahel, sõltumata nende asukohariigist või ärisuunast,“ märgib Anne Junolainen. Lisaks on kasutusel kinnisvarasektori erilahendus Soft4RealEstate, mis on Business Centraliga täielikult integreeritud. See tähendab, et töötajatel on üks koht, kuhu nad andmed sisestavad ja kus andmed tekivad. Selle tulemusel saadakse detailsed ja ühtsetel alustel loodud andmekogumid. Ükskõik kui ilus raport ka ei ole, pole kasu võrreldamatute asjade võrdlemisest. Andmete kvaliteet on esimene ja kõige olulisem.
Anne Junolainen sõnab, et väga tähtis on lähtuda tegelikust ärivajadusest: mis on lahendamist vajav probleem?, kas lahendus säästab töötajate aega?, kas see annab uut informatsiooni ja täiendab olemasolevaid andmeid?, kas tegemist on seadusest tuleneva kohustusega? Samuti on oluline teada, kas lahenduseks tehtavad kulud on mõistlikud ning vastavuses saadava kasuga. Seejuures pole tähtis ainult rahaliselt mõõdetav kasu, vaid ka lõppkasutajate rahulolu. Näiteks kui lõppkasutaja peab tegema kümme tarbetut lisaklikki, mis teda ärritavad, siis nende eemaldamine on lisakulu ja ei pruugi tööaega märkimisväärselt säästa, kuid suurendab oluliselt töötaja rahulolu.
Andmepõhine juhtimine võimaldab reageerida õigel ajal
Kapitelis on andmepõhine juhtimine muutunud operatiivse juhtimise keskseks tööriistaks. Andmeid kogutakse selliste lahenduste kaudu nagu ERP, BI andmeladu, üürnike portaalid, kassasüsteemid, kaubanduskeskuste külastajate loendurid ja energiatarbimise mõõdikud. Eesmärk on kasutada andmeid trendide võimalikult varajaseks märkamiseks. Näiteks kui mõnes objektis langeb täituvus ja vakants suureneb või kui kõrvalkulud kasvavad ebaproportsionaalselt, siis on võimalik reageerida enne, kui olukord probleemiks kujuneb.
Oluline osa on ka mõõdikutel, mida kasutatakse otsuste tegemiseks. Finantsnäitajate kõrval jälgitakse segmentidele omaseid KPI-sid: kaubanduskeskustes külastajate arv ja kaupluste käive, hotellides täituvus, logistikakeskustes pindade kasutusmäär jne. Hooned on väga erineva otstarbega ning näiteks kaubanduskeskustel, büroohoonetel, logistikakeskustel, hotellidel ja tootmishoonetel on igaühel oma spetsiifilised andmed. Tähtis on, et need andmed oleksid kättesaadavad õigel kujul ja õiges kontekstis.
Anne Junolainen lisab, et praegu keskendutakse eelkõige olemasolevate analüüsi- ja BI-lahenduste täiendamisele ning auditi läbiviimisele, et kaardistada andmete liikumine ja leida viisid, kuidas need omavahel tööle panna. „Business Centrali eripära on see, et raportid peavad olema igas ettevõttes eraldi seadistatud. Kui meil on palju ettevõtteid, siis ei pruugi neis kõigis olla kõik raportid täpselt ühtemoodi seadistatud, mis tekitab koondinfos segadust. Andmete ühtlustamine on igikestev protsess ja kompromisside kunst,” tunnistab Kapiteli grupi ärikontroller. „Täiesti üks ühele ei ole võimalik kõiki andmeid ühtlustada. Eri riikides on erinev tava, lepingutes võib olla mitmesuguseid nüansse, inimeste mõtlemisloogikad on isemoodi. Siinkohal on jällegi oluline mõistlikkus: kui palju dimensioone on mõistlik eristada. Näiteks 500 dimensiooni on väga detailne, aga nii kaob ülevaatlikkus ja andmesisestajatele lisandub liialt tööd.”
Inimesed andmete keskel
Kapitelis on kokku 53 töötajat ning neil kõigil on võimalus kasutada Business Centralit. Andmelaole pääseb ligi vastavalt ametikohale ja rollile. Eesmärk on jagada andmeid otse algallikast, ilma et keegi peaks andmeid vahepeal käsitsi edasi vahendama. Näiteks üürisuhetega tegelevad töötajad näevad kõiki oma lepinguid ERP-is, kus saavad otse süsteemist jälgida tähtaegu, teenuste hindu ja pindade seisu. Sama kehtib ka müügiraportite kohta: kaubanduskeskuste töötajad näevad klientide ja ostude arvu ning kaupluste käibeid. Mida rohkem andmeid jagada, seda paremini saavad inimesed oma tööd teha – väheneb sõltuvus infovahendajatest ja tööprotsess kiireneb.
IT-lahenduste juurutamisel on partnerite roll oluline, kuid ärikontroller rõhutab ka tellija enda vastutust: „Ise peame teadma, mida vajame. Loomulikult ootame partnerilt teadmisi ja lahendusi, mida me ise ei tea ega tunne, kuid tellijana peame suutma defineerida oma probleemi ja soovitud lõppeesmärgi. Paraku on harjumuse jõud suur ja lõppkasutajana tahaks, et asjad oleksid harjumuspärased. Samal ajal võib olla olemas palju arenenumaid tööriistu, mis võimaldaks asju hoopis teise nurga alt ja palju mõistlikumalt teha. Siin ootakski partneri panust.”
Kapiteli tulevikuvaade on suunatud selgelt automatiseerimisele ja musta tehnilise töö vähendamisele. „Praegu kulub liiga palju aega numbrite kokkupanekule, selle asemel et keskenduda põhjustele ja sisulisele analüüsile. Meie eesmärk on seda proportsiooni muuta. Soovime, et tõlgendamisele jääks võimalikult vähe ruumi, sest inimeste loogika on erinev, lisaks võimalikud keeleprobleemid, mis võivad viia selleni, et pealtnäha ühesugust tehingut võidakse kajastada erinevalt. Nii võib juhtuda, et liidetakse kokku valed asjad ning tulemus ja selle pealt tehtav otsus lähevad nihkesse.”
Kinnisvaravaldkond on Anne Junolaineni sõnul tulevikku suunatud pikaajaline äri, millel on samal ajal kasutada ainult mineviku andmed. „Paraku ei saa mineviku andmete pealt ennustada tulevikku. Väga kogenud spetsialistidel on arenenud kõhutunne, mis juhib neid täiendava analüüsi ja õigete otsuste tegemise poole. Muidugi saab otsustamisel tugineda osaliselt varasematele andmetele, näiteks nagu vee, gaasi või elektri tarbimise dünaamika ajas. Aga arendust alustades tuleb seada vaade ainult tulevikku. Ei ole mingit mõtet võrrelda ehitus- ja üürihindu 20 aasta taguse ajaga. Oluline on tulevik.”
Kapitel on hea näide sellest, kuidas pikaajaline visioon, teadlikud IT-investeeringud ja andmepõhine juhtimine suudavad ka keerulisel ajal pakkuda stabiilsust ja väärtust. Ettevõte ei otsi kiireid võite, vaid tugevat vundamenti. Süsteemne lähenemine ja tark andmekasutus on nende viis ehitada väärtuslikumat kinnisvara ja paremat äri.