Ohjelmiston vaihto on suunniteltava ajallisesti hyvin
Lähde: Äri-IT Sügis 2023
Yksi BCS Iteran ensimmäisistä asiakkaista oli jäätelövalmistaja ja pakastettujen elintarvikkeiden myyjä Premia Tallinna Külmhoone AS,
… joka on käyttänyt Microsoftin ratkaisuja jo vuodesta 2001. Suuryritykselle tyypilliseen tapaan Premian haasteena on erittäin suuri tietomäärä, sillä pelkästään liiketoiminta-analyysiä käyttää harvinaisen suuri määrä ihmisiä eli lähes 30 työntekijää.
Premiassa käytetään useita liiketoiminta-analyysityökaluja, ja olemme myös tehneet tietovaraston valmiiksi ja ottaneet käyttöön useita datamittareita. Esimerkiksi viimeisessä liiketoimintaohjelmiston versiovaihdossa siirsimme koko analyysin moniulotteiseen tietomalliin”, kertoo Kalvi Tering, joka on toiminut Premian IT-päällikkönä vuodesta 2000 ja johtaa päivittäin liiketoimintaohjelmiston pääkäyttäjäpalvelua tarjoavaa yritystä Softsystems OÜ.
Tärkeimmät suunnat Premian liiketoiminta-analyysissä ovat hänen mukaansa olleet kustannusten jakamisratkaisu talousraportoinnissa, myyntimäärien automaattinen kustannuslaskenta (kuljetus- ja lämmityskustannukset, varastotyöntekijöiden palkat jne.) sekä raporttien automaattinen liikkuminen emoyritykseen, kansainväliseen Food Union -konserniin. Konsernin pääkonttori sijaitsee Riiassa, ja joka aamu sinne lähetetään kolmesta maasta tarvittavat myynti- ja logistiikkatiedot. Ylimmät johtajat käyttävät näitä tietoja saadakseen kokonaiskuvan, mutta keskitason johtajat voivat mennä asiakas- ja tavaratiedoissa yksityiskohtiin.
Vuosi sitten Premiassa vaihdettiin liiketoimintaohjelman versiota, mikä vastasi käytännössä uuden ohjelmiston käyttöönottoa, sillä edellisestä kerrasta oli kulunut 13 vuotta. Askel oli pitkä, projekti kesti puolitoista vuotta, ja edellisen NAV-ohjelman sijasta käytetään nyt nykyaikaisinta ERP-ohjelmaa Dynamics 365 Business Central.
Oppitunti: aika
Premia Tallinna Külmhoonella on Dynamics 365 Business Centralin käyttäjiä noin 90, joista osalla on suuremmat oikeudet ja toisilla pienemmät: noin 50 henkilöllä on täysi oikeus ja 40 henkilöllä rajoitettu käyttöoikeus. Ohjelman käyttöönotto oli Teringin mukaan vaivalloista sekä IT-yrityksille että käyttäjille, ja yhtenä heikkoutena hän pitää aikasuunnittelua. ”Ensimmäinen kuukausi oli erittäin vaikea, se oli viime vuoden toukokuu. Huonoa oli, että siirtyminen sattui juuri kesään, jäätelömyynnin pääsesonkiin. Emme olleet suunnitelleet sitä niin, mutta käynnistäminen viivästyi. Jälkiviisautena olisimme voineet siirtää sen heti suoraan syksyyn.”
Ohjelmistokehityksiä oli tehty viimeisen 15 vuoden aikana niin paljon, että niitä oli vaikea löytää järjestelmästä. Kävikin ilmi, että useat asiat eivät päätyneet heti uuteen järjestelmään, ja toisaalta esimerkiksi tuotannossa tehtiin täysin uusi ratkaisu, joka oli aluksi työntekijöille vieras. ”Olimme mukauttaneet edellistä ohjelmaa itsellemme vuosien varrella, mikä teki ohjelmiston vaihtoprosessista monimutkaisen”, Tering sanoo. ”Yhteenvetona voidaan sanoa, että nyt olemme viisaampia, ja seuraavalla kerralla kiinnitämme samassa tilanteessa enemmän huomiota esimerkiksi ajalliseen puoleen. Toivotaan, että seuraavat versiovaihdot tapahtuvat nopeammin ja käyttäjien huomaamatta. Meillä on nyt jo uusi kokemus Business Centralin versiomuutoksesta, ja se olikin kivuton. Vaikka alun perin suunnittelimme vaihtavamme versiota kerran vuodessa, ensimmäinen kerta sujui niin sujuvasti, että ehkä alamme tehdä sen kaksi kertaa vuodessa, kuten on tarkoitettu.”
Viron lisäksi Premialla on tytäryhtiöt Latviassa ja Liettuassa, ja parhaillaan Liettuassa on meneillään uuden ohjelmiston käyttöönotto. ”Tavallinen ERP-ratkaisu ei anna tarvitsemaamme analytiikkaa ja raportteja riittävän nopeasti ja kätevästi. Siksi olemme jo vuosia käyttäneet BCS Iteran tarjoamaa tietovarastoratkaisua ja ulkoista liiketoiminta-analytiikkaratkaisua BI4Dynamics. Kun tytäryhtiöt ovat siirtyneet uuteen ohjelmistoon, haluamme kokeilla myös Microsoft Power BI:n interaktiivista datan visualisointia. Tämä voisi tapahtua aikaisintaan vuoden tai kahden vuoden kuluttua”, Tering lisää.
Liettuassa on tarkoitus ottaa Dynamics 365 Business Central käyttöön 1. helmikuuta 2024. Kyseessä on noin vuoden mittainen projekti. Latvian tytäryhtiölle ei ole vielä asetettu aikataulua.
MITÄ VÄHEMMÄN RAJAPINTOJA, SITÄ HELPOMPAA SE ON TYÖNTEKIJÖILLE
Premian lähestymistapa on ollut vuosikymmenien ajan se, että keskusohjelmistossa olisi olemassa mahdollisimman monta ratkaisua ja mahdollisimman vähän rajapintoja. Keskusohjelmiston on kyettävä kattamaan tuotanto, osto, myynti, rahoitus, kirjanpito, palkka, henkilöstö ja varastonhallinta. Kuten Premian IT-päällikkö sanoo: ”Ohjelmiston on tiedettävä, missä mikäkin tuote sijaitsee varastossa, jotta uusien ihmisten on helppo sopeutua. Voidaan sanoa, että aina on olemassa riski, että jos ohjelmistolle tapahtuu jotain, se tapahtuu kaikille tiedoille kerralla, mutta onneksi meille ei ole tapahtunut sitä vielä 20 vuoteen.
Yksi asia, jota uusi ohjelmisto ei kata, on markkinointi. Markkinointi-ihmiset käyttävät analytiikkaa, mutta mainoskampanjoita ei hallita liiketoimintaohjelmistoilla. Yritykselle on myös tehty joitakin palkanlaskentaintegraatioita, ja noin 80 % myynnin määrästä menee Telema EDI:n sähköisten asiakirjojen vaihdon kautta. Aiemmin myyjät tekivät tilauksia offline-tilassa, mutta nyt myyjien mobiilisovellus on Dynamics 365 Business Central -alustalla suorassa yhteydessä tietokantaan, joten sovelluksesta näkee heti varaston tilan, hinnat ja asiakkaiden velat, ja tilausten tekeminen tapahtuu reaaliajassa. Tuotannossa on olemassa myös ulkoinen tulostusratkaisu, joka on yhteydessä ERP:hen ja tulostaa etikettejä valmiille tuotteille.
Premia on ottanut yhteistyössä BCS Iteran kanssa käyttöön liiketoimintaohjelmiston kokonaisvaltaisen ratkaisun Dynamics 365 Business Central, joka kattaa yrityksen koko toimitusketjun. Käyttöön otettiin myös palkka- ja henkilöstöhallinta HRM4Baltics ja liiketoiminta-analyysiratkaisu tietovarastoineen.
Lisätietoa itera.fi, hrm4baltics.com ja bi365.fi.