Ohjelmistoprojekti johtaa suuriin muutoksiin – BCS Iteran käyttöönottoprojekti
Tämä on tarina yrityksestämme, joka tarjoaa Microsoft Dynamics NAV -käyttöönottopalveluita: BCS Iterasta. Kerromme teille omasta Dynamics NAV projektistamme. Käytämme NAVia päivittäisessä työssämme ja liiketoimintamme suunnittelemisessa. CRM, resurssien- ja myynninhallinta ovat kriittisiä liiketoimintaprosessejamme.
JÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTI VAIKUTTAA KOKO YRITYKSEEN, SEN PROSESSEIHIN JA HENKILÖSTÖÖN. SE TÄYTYY SUUNNITELLA TARKKAAN JA VIEDÄ KUNNOLLA LOPPUUN ASTI. ÄLÄ TUHLAA AIKAA JA RAHAA TYHJÄN TAKIA.
BCS Iteran liiketoiminta perustuu projektinhallintaan ja ydinliiketoimintaamme ovat toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotot ja konsultaatio. Tästä syystä projektien suunnittelu, toteutus ja hallinta ovat olennainen osa koko liiketoimintaa. Päätimme päivittää oman NAVimme uudempaan versioon ja ottaa käyttöön projektinhallinta moduulin kokonaisuudessaan: perus projektitiedot, projekti- ja budjettisuunnittelun, resurssisuunnittelun, sopimusten hallinnan, raportoinnin ja laskutuksen.
Tänä päivänä järjestelmä on täydessä käytössä jokapäiväisessä työssämme. Sen käyttöönottaminen suunniteltiin tarkoituksella, sillä se loi perustan tehokkaalle ja kattavalle projektinhallintajärjestelmälle., jota seurasi joukko jatkoprojekteja. Projektin aikana BCS Iteran tiimillä oli mahdollisuus kokea samat haasteet, jotka myös asiakkaamme kohtaavat. Jälkikäteen suurimmat haasteet olivat asiat, ei teknologia. Muutosten hallinta ei ole ikinä helppoa, erityisesti silloin kun ne vaikuttavat ydinliiketoimintaan ja koskevat yrityksen jokaista työntekijää.
MITKÄ OLIVAT HAASTEET ENNEN PROJEKTIA?
Ennen tätä ratkaisua jokapäiväiseen projektisuunnitteluun käytettiin MS Projectia ja Exceliä. Taloushallinto oli NAVissa ja sopimustiedot Excelissä. Yrityksen kasvun myötä projektien hallinnasta tuli sietämätöntä. Myöhempi analyysi osoitti, että nämä virheet olisi voitu välttää ja riskejä pienentää, jos projektinhallintamenetelmää olisi käytetty oikein.
The Surestep menetelmä (Microsoftin luoma) oli käytössä, mutta sitä ei oltu toteutettu oikealla tavalla. Kuten sanotaan: ”Sinä TODELLA käytät menetelmää tai sitten ET”. Ei ole mahdollista käyttää ainoastaan osia siitä, sillä se tarkoittaa, että et käytä sitä.
Jotta koko yrityksessä ymmärrettäisiin prosessi samalla tavalla, tietojärjestelmät ja projektinhallintaprosessit tarvitsivat kehittämistä.
PROSESSIN PERUSONGELMIA OLIVAT:
- Ei ollut olemassa yleiskatsausta käynnissä oleviin projekteihin – kuinka paljon on suunniteltu, kuinka paljon on tehty ja kuinka paljon on vielä tehtävää, miten paljon asiakkaalta ollaan jo laskutettu. Nämä tiedot levitettiin useampaan eri paikkaan: MS Excel (suunnitelma), NAV (laskutus), Helpdesk (tehdyn työn rekisteröinti). Yleiskatsauksen saaminen vei liian kauan.
- Projektisuunnitelmat olivat puutteellisia – joitain tehtäviä oli unohdettu tai aikaa oli varattu liian paljon. Onnistuneessa projektissa jokainen tehtävät täytyy suunnitella tarkoin ja myös tehtävien väliset yhteydet tulee ottaa huomioon.
- Resurssien suunnittelu ja työajat olivat hankalia – resurssien tarpeista ei ollut yleiskuvaa, sillä projektisuunnitelman tiedot olivat tallennettuna Excel taulukoille.
MITÄ TEIMME?
- Kuten tavallista, projektinhallinta moduulin käyttöönotto alkoi analyysistä, joka kokosi tulevaan järjestelmään siirtymisen haasteet ja vaatimukset.
- Seuraavaksi asetettiin prioriteetit: ne, jotka tarvitsivat välitöntä ratkaisua ja ne, joista tulee jatkoprojekteja. Suurin osa vaatimuksista olisi voitu toteuttaa teknologian avulla, mutta inhimillisten tekijöiden vuoksi toteutus ei olisi onnistunut.
- Tärkeä osa oli muutoksenhallinta. Kaikille työntekijöille kerrottiin käynnissä olevista projekteista ja niiden tavoitteista. Tiedottaminen tapahtui pääasiassa kokouksissa ja koulutuksissa.
- Tietojärjestelmän kehittämisen kanssa yritys samanaikaisesti työsti liiketoimintaprosessejaan. Lopputuloksena NAVin käyttöönottoprosessin hallintaan liittyen tehtiin ohjeistukset ja manuaalit, joita nyt käytetään aktiivisesti.
MIKÄ ON MUUTTUNUT?
Teimme muutokset askel kerrallaan ja saimme MAHTAVIA TULOKSIA aikaan jo kuuden kuukauden jälkeen käyttöönotosta. Laskutusten määrä on kasvanut 20 %. Tämä oli palkinto kovasta työstä, mutta se oli vasta alkua yrityksellemme.
Yrityksemme kokonaistehokkuus on kasvanut merkittävästi ja taloudelliset mittarit vahvistavat tämän tuloksen. Nykyään projektipäälliköillä on enemmän aikaa keskittyä projektien johtamiseen hallinnollisten töiden sijaan. Miksei siis investoida toiminnanohjausjärjestelmään ja prosessien kehittämiseen? Mitä muutoksia se voisi saada aikaan juuri SINUN YRITYKSEESI?