Copilot Business Centrali majandustarkvaras: AI-abimees juhi töölaual

Allikas: Äri-IT Sügis 2025

Autor: Reelika Randmaa

Tänapäeva kiiresti arenevas ärikeskkonnas peavad ettevõtted kasvava surve all säilitama konkurentsivõime, suurendama tõhusust ja tegema andmepõhiseid otsuseid.

Traditsioonilised käsitsi tehtavad protsessid on seejuures muutunud arengut pidurdavateks kitsaskohtadeks. Siinkohal astubki mängu Microsofti Copilot – nutikas Dynamics 365 Business Centrali tehisintellekti tööriist, mis aitab ettevõtetel liikuda rutiinilt väärtusloomele.

Kujutle ettevõtet, kes püüab hoogsalt muutuvas majanduskeskkonnas toime tulla – pidevalt tuleb reageerida, planeerida ja otsustada. Kui meeskonna aeg kulub korduvatele ja ajamahukatele ülesannetele, jääb vähem võimalusi strateegiliseks juhtimiseks. Microsofti Copilot, mis on ärikasutajale mõeldud AI-assistent, aitab andmetes kiiremini orienteeruda, hoogustab tööprotsesse ning toob fookuse tagasi sellele, mis loob ettevõttele tegelikku väärtust.

Copiloti praktilised kasutusviisid äris

Ettevõtted, kes rakendavad tehisintellekti ajastul nutikaid AI-tööriistu, liiguvad edasi kiiremini, teevad paremaid otsuseid ja kasutavad oma andmeid tõhusamalt. Microsofti Copilot Business Centralis on loodud väikese ja keskmise suurusega ettevõtetele, pakkudes tuge ning ühendades ettevõtte peamised funktsioonid – finantsid, müügi, kliendihalduse ja laoprotsessid – ühtsele pilvepõhisele platvormile, kus kõik andmed on hõlpsasti kättesaadavad ja analüüsitavad.

Vestlus äriandmetega loomulikus keeles

Üks Copiloti silmapaistvamaid funktsioone on „Chat with Copilot“ – vestlusaken, mis võimaldab kasutajal esitada küsimusi loomulikus keeles ja saada vastuseid otse Business Centrali andmetest. Näiteks võib küsida: „Milline klient võlgneb mulle kõige rohkem?“ või „Näita viimast müügitellimust kliendile X.“ Copilot otsib info kiiresti välja, esitab selle loetavas vormis ja vajaduse korral koostab analüüsi vahelehe, kus saab andmeid täiendavalt töödelda. Sama funktsioon sobib suurepäraselt ka õppimiseks ja igapäevaseks toeks. Kasutaja saab näiteks küsida, kuidas mingi protsess töötab: „Kuidas väljastada arve?“ või „Selgita, mis on dimensioonid.“ Copiloti vastused on seotud Microsofti ametliku dokumentatsiooniga, mis tagab, et info on korrektne ja ajakohane.

Andmeanalüüs, mis ei vaja Excelit

Ettevõtte juhtimiseks on andmete mõistmine hädavajalik, kuid traditsiooniline lähenemine – andmete eksport Excelisse ja sealne analüüs – on aeganõudev. Copiloti funktsioon „Analysis Assist“ muudab andmetega tegelemise lihtsamaks. Kasutaja saab loendilehel analüüsida andmeid loomulikus keeles, öeldes näiteks: „Sorteeri müügid koguse järgi kahanevas järjekorras.“ või „Näita keskmist kulu tootekategooria kaupa.“ Copilot loob kohandatud vaate ja kuvab selle otse süsteemis, ilma et oleks vaja Excelit või liigendtabeleid. See kiirendab otsuste tegemist ja muudab analüüsi kättesaadavaks ka neile, kellel puudub sügavam huvi tabelitega töötamise vastu.

Turundussõnumite automatiseerimine

Tootekirjelduste loomine võib olla ajamahukas, eriti kui uusi tooteid lisandub tihti. Copiloti funktsioon „Marketing Text Suggestions“ kasutab olemasolevaid andmeid, näiteks suurust, värvi või materjali, ning genereerib automaatselt tootekirjeldused. Kasutaja saab valida teksti tooni – formaalne, loominguline või juhuslik – ning kohandada pikkust, olgu see vaid pealkiri või lühike kirjeldus. Lisaks aitab tööriist tooteinfo kvaliteeti standardiseerida, eriti kui andmed imporditakse erinevatest allikatest. Tulemuseks on turundustekstide kiirem loomine ja vähem käsitööd.

Automaatsed soovitused andmesisestuses

Andmesisestus on igas organisatsioonis vältimatu, kuid sageli ka ajamahukas. Copiloti funktsioon „Autofill“ täidab väljad automaatselt varasemate sisestuste põhjal. Näiteks müügitellimust luues oskab Copilot soovitada müügiesindaja koodi, kui seda kasutatakse sageli samas kontekstis. See funktsioon töötab nii uute kui ka olemasolevate kirjete puhul ning toetab tekstitüüpi välju, näiteks kliendi nimi, kontaktisik või tootekood. Kasutaja saab soovituse alati tagasi lükata või asendada, seega kontroll jääb inimese kätte.

Müügitellimuste agent – automatiseeritud suhtlus kliendiga

Üks uuemaid ja võimsamaid Copiloti funktsioone on „Sales Order Agent“ – autonoomne AI-agent, mis automatiseerib suure osa müügiprotsessist. Agent jälgib kliendipäringuid e-posti teel, tuvastab tellimussoovid, kontrollib laoseisu, koostab pakkumised ning saadab need PDF-vormingus otse kliendile, ilma et müügiesindaja peaks sekkuma. Kui klient pakkumise kinnitab, loob agent automaatselt müügitellimuse Business Centralis ja saadab kinnituse e-posti teel. See vähendab käsitsi andmesisestust ning kiirendab tüüptellimuste käitlemist, võimaldades müügimeeskonnal keskenduda keerukamatele tehingutele ja kliendisuhetele.

E-dokumentide automaatne vastendamine ostuprotsessis

Copilot pakub tuge ka ostutöövoogude lihtsustamisel. E-dokumentide vastendamine ostutellimuse ridadega aitab automatiseerida arvete ja tellimuste seose loomist isegi siis, kui sissetulev arve ei vasta täpselt algsele ostutellimusele. See tähendab, et tehisintellekti abil tuvastab süsteem automaatselt vastavad tellimused ja kuvab vastenduse selgete märgistustega (roheline – täielik vastavus, kollane – väiksem lahknevus, punane – probleem). Kasutaja saab vajaduse korral käsitsi sekkuda, kuid süsteem teeb suure töö juba ette ära. Väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele, kus ressursid on piiratud, tähendab see märkimisväärset ajavõitu ja väiksemat veaohtu.

Andmekaardi kokkuvõtted – kiire ülevaade olulisest

Ettevõtte juhtidel on harva aega sukelduda igasse detaili – siin tuleb appi funktsioon „Summarize with Copilot“, mis kuvab olulised andmed otse kliendi-, toote- või tellimusekaardilt. Näiteks on võimalik kohe näha, kas kliendil on maksmata arveid või milline on laoseis konkreetse toote puhul. See vähendab vajadust sirvida mitut vahelehte, et jõuda vajaliku infoni, ja aitab teha kiireid otsuseid just siis, kui need on kriitilise tähtsusega.

Strateegiline mõtlemine jääb inimesele

Kuigi Copilot suudab täita muljetavaldavaid ülesandeid, ei tunne ta teie ettevõtte strateegiat ega tee otsuseid teie eest. Ta töötleb olemasolevat infot ja esitab selle loogilisel, aga üldistataval kujul. Kui küsimus on ebamäärane, on ka vastus tõenäoliselt samasugune. Tulemuste kvaliteet oleneb sellest, kui hästi osatakse seada selge eesmärk ja esitada täpseid küsimusi – see ongi see, mille kohta inglise keeles öeldakse prompt engineering.

Samuti ei valideeri Copilot fakte. Kogu genereeritud info vajab kriitilise pilguga ülevaatamist ja vajaduse korral täiendavat kontrolli. Microsofti disainipõhimõtted näevad ette, et kui vastus ei põhine kindlatel andmetel, siis seda ei esitata või kuvatakse see koos allikaviitega.

Andmete turvalisuse ja neile ligipääsu üle otsustab ettevõte

Copilot on loodud nii, et andmete ja ligipääsu kontroll jääb täielikult ettevõtte kätte. AI-abimees kasutab ainult neid andmeid, millele kasutajal on juba õigused, ega pääse ligi teabele, mis pole talle määratud. Euroopa Liidu klientide puhul ei liigu andmed ELi andmepiirist välja. Samuti saab administraator määrata, millised funktsioonid on aktiivsed ja kellel on neile juurdepääs. Microsofti lähenemine tagab, et andmeturvalisus ei põhine usaldusel, vaid läbipaistval ja hallataval süsteemil.

Miks valida Copilot?

Copilot ei ole lihtsalt „uus funktsioon“ – see on juhtimisvahend, mille strateegiline kasutuselevõtt aitab

• automatiseerida korduvaid tegevusi (nt andmesisestus, arvetöötlus);
• kiirendada andmepõhiste otsuste tegemist (vestlus, kokkuvõtted, analüüs);
• suurendada müügiprotsesside tõhusust (Sales Order Agent);
• vähendada käsitsi tööd ja vigade arvu;
• suurendada meeskonna keskendumist strateegiale ja kliendile.

Praegune Copilot ei paku lõppkasutajale täielikult sujuvat ja lokaliseeritud kogemust. Eesti keel pole süsteemis veel hästi toetatud ning keerukamate ülesannete puhul võivad esineda ebatäpsused või tõlgendamisvead. Seetõttu eeldab iga funktsiooni kasutamine oskust, kannatlikkust ja kriitilist hinnangut.

Samas on potentsiaal tohutu. Copilot areneb kiiresti – juba 2025. aasta jooksul on oodata uut „Payables Agent“ funktsiooni, mis aitab automatiseerida ostuarvete haldust. Tulevik kuulub autonoomsetele agentidele, kes suudavad järjest rohkem äriprotsesse toetada iseseisvalt, ilma kasutaja pideva sekkumiseta. Praegu on parim aeg hakata õppima, kuidas neid tööriistu targalt rakendada.

AI ei juhi inimese eest, vaid aitab inimesel juhtida paremini

Tulevik ei kuulu masinatele – see kuulub inimestele, kes oskavad tehisintellekti mõtestatult kasutada. Microsofti Copilot Dynamics 365 Business Centralis ei ole lihtsalt uus funktsioon, vaid märgiline samm juhtimiskultuuri ja tööviiside muutumises. See aitab juhtidel keskenduda olulistele teemadele – strateegiale, kliendisuhetele ja ärikasvule.

Copilot ei loo iseseisvalt midagi uut, vaid toetub olemasolevatele andmetele, ühendab need tähenduslikuks tervikuks ja teeb info arusaadavaks. Innovatsiooni algimpulss tuleb alati inimeselt. Copiloti väärtus sõltub teie ettevõtte eesmärkide selgusest, küsimuste täpsusest ja tulemustele antavast kriitilisest hinnangust.

Microsoft on teadlikult võtnud suuna arendada tehisintellekti kui ärivõimendit. Copilot ei ole lihtsalt lisatööriist, vaid osa suuremast visioonist, kus AI on integreeritud igapäevastesse protsessidesse, tõstes töö tõhusust, juhtimise kvaliteeti ja otsustuskiirust. Copilot ei ole luksus, vaid uus standard. Küsimus pole enam kas?, vaid kuidas? – kuidas kasutada AI-tööriista targalt, sihipäraselt ja äriliselt tulemuslikult.

Kas sinu ettevõte on valmis astuma sammu tulevikku?