Andmepõhine aruandlus HRM4Balticsi tootes – mida peab teadma iga HRM-konsultant
Allikas: Äri-IT Kevad 2025
Autor: Kelly Stokkeby, BCS Itera HRM-konsultant
HRM-lahenduse uus aruandlussüsteem toetab andmepõhist aruandlust, kasutades XBRL GL-i ja X-teed, vähendades halduskoormust.
Uus aruandlussüsteem HRM-lahenduses
Alates 2025. aastast pakub HRM-lahendus oma klientidele võimalust esitada riigile vajalikke andmeid andmepõhise aruandluse kaudu. Uus aruandlussüsteem arendati välja koostöös Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse ja Statistikaametiga. Praegu hõlmab andmepõhine aruandlus kahte aruannet: palk ja tööjõud ning mees- ja naistöötajate brutotunnitasu oktoobris.
Andmepõhine aruandlus vähendab halduskoormust
Uue aruandlussüsteemi kasutuselevõtt HRM-lahenduses aitab vähendada ettevõtte halduskoormust, muutes aruandluse protsessid tõhusamaks ja täpsemaks. Peamine eelis on automaatne andmetöötlus, mis vähendab inimlikest eksimustest tulenevate vigade (nt valeandmete sisestamine või arvutusvead) tekkimise riski. Automaatne andmekogumine ja tarkvarapõhine töötlemine tagavad suurema täpsuse ja läbipaistvuse. Samuti saavad riigiasutused kogutud andmeid korduvkasutada, mis vähendab vajadust esitada sama infot erinevates formaatides.
Automatiseeritud aruandluse seadistamine ja kasutegurid
Selleks et võtta andmepõhine aruandlus kasutusele, peab konsultant tegema esmalt vajalikud seadistused. Pärast seadistamist väheneb aruannete koostamiseks ja esitamiseks kuluv aeg märkimisväärselt. HRM-lahenduses on loodud standardlahendus, kuid igal ettevõttel tuleb arvestada ka oma tasuliikidega ja teha vastavad lisaseadistused. Vajalike andmeväljade täitmist kontrollitakse kohe, vigade korral saab tunnuseid kiiresti korrigeerida.
Automatiseeritud aruandluse kasutuselevõtt eeldab, et ettevõttel on olemas X-tee turvaserver – aruandlus liigub infosüsteemide andmevahetuskihi X-tee kaudu. See tähendab, et X-tee turvaserveri ja andmepõhise aruandluse olemasolul ei pea ettevõte enam andmeid statistikaameti veebilehe kaudu esitama, aruanne edastatakse otse HRM-lahendusest.
HRM-lahenduses on andmete struktuur standardiseeritud ning loodud on taksonoomiad. Samuti on võetud kasutusele rahvusvaheline andmevahetusstandard eXtensible Business Reporting Language Global Ledger (XBRL GL). XBRL GL-formaat kasutab andmete edastamiseks HRM-lahenduses ettevõtte kajastatud ja taksonoomiaelementidega (klassifikaatorid) rikastatud tehinguid, mis on summeeritud taksonoomiaelementide tasemele.
Andmepõhise aruande koostamise ja esitamise protsess HRM-lahenduses
Andmepõhine aruanne esitatakse riigile iga kuu, mis nõuab põhjalikku andmetöötlust. HRM-lahenduses on loodud vigade kontrollimehhanism: kui aruande koostamisel avastatakse vigu, teavitab HRM-lahendus sellest kasutajat, pärast mida saab kasutaja vea parandada ning aruande uuesti esitada. Lisaks XBRL GL-formaadile saab aruande koostada ka Exceli vormingus, et andmeid oleks lihtsam lugeda.
Kuna HRM-lahendus tugineb palgakontodele, liiguvad kõik süsteemis tehtud tehingud palgakontodelt riigile ja on seotud ettevõtte kasutatavate palgakontodega. Kõik vajalikud andmeväljad täidetakse ja kontrollitakse automaatselt.
Mis on XBRL GL?
XBRL GL on struktureeritud XML-põhine andmeedastuse formaat, mis võimaldab äri- ja rahandusinfo kiiremat, tõhusamat ja odavamat edastamist, töötlemist ja analüüsimist. Rahvusvahelisel standardil põhineva struktuuriga andmevahetusfailide kasutuselevõtt lubab luua sarnaseid andmevahetusi erinevate rakenduste vahel. XBRL GL kasutab andmete edastamiseks ettevõtte finantsinfosüsteemis kajastatud ja taksonoomiaelementidega rikastatud tehinguid, mis on summeeritud taksonoomiaelementide tasemele.
Mis on taksonoomiaelemendid?
Andmepõhises aruandluses tähendab taksonoomia struktureeritud ja standardiseeritud klassifikatsioonisüsteemi, mis aitab korraldada andmeid ja piiritleda kategooriaid. Taksonoomiaelemendid määravad, kuidas andmed jagunevad ning kuidas neid erinevates aruannetes ja analüüsides kasutatakse. Taksonoomia võimaldab luua automatiseeritud aruandlussüsteeme, kus andmed liiguvad kindlaksmääratud klassifikatsioonide järgi, vähendades käsitsi töö vajadust ja muutes aruandluse kiireks ja täpseks.
Statistikaamet on kujundanud palga- ja tööjõutaksonoomia nii, et selle universaalset osa saaks rakendada ka teistes valdkondades. Praegu on Statistikaametil tehniline võimekus võtta andmeid vastu palga- ja tööjõutaksonoomiast.
