Töötajatega seotud lepingute haldus haridusasutustes
Allikas: Äri-IT Kevad 2020
Autor: Merilin Kaselaid ja Triinu Pommer, BCS Itera HRM-valdkonna tootejuht
Olgu tegemist ükskõik mis valdkonna ettevõttega, kõigil tuleb leida sobiv lahendus tööjõu ja lepingute haldamiseks ning töötasu arvestamiseks.
Kui suuremalt jaolt on Eesti ettevõtetes tööl tavalise tähtajatu/tähtajalise töö- või võlaõigusliku lepinguga töötajad, on samas loomulikult ka erandeid. Üheks selliseks on ülikoolid ja haridussektor tervikuna.
Haridusasutustes on töötajatega seotud lepingute haldus üsnagi keerukas. Töötajaga sõlmitakse esmalt töösuhe, mis ei tähenda ilmtingimata veel samal hetkel töölepingu algust. Ühe töösuhte raames võib ühel inimesed olla väga palju eri liiki ja kehtivusajaga lepinguid.
Ühe töölepingu lõppemine ei tähenda ka kohe töösuhte lõppemist. Töötajal võib olla vaheldumisi ja korraga nii töö- kui ka võlaõiguslikke lepinguid. Enamjaolt on need sõlmitud tähtajalisena ja suhteliselt lühikese perioodiga. Sageli sõlmitakse sellised lühiajalised lepingud korraga ja etteulatuvalt pikema perioodi katteks. See aga tekitab vajaduse kajastada programmis lisaks kehtivatele veel etteulatuvalt tulevikus kehtima hakkavaid lepinguid. Olukorra muudab veelgi keerulisemaks asjaolu, et kõik need kajastatavad lepingud on sisult erinevad ja üksteisest sõltumatud. Kuna väljaspool haridusvaldkonda kasutatakse sellist lepingute süsteemi pigem harva, puudub personali- ja palgaarvestuse programmide standardlahendustes niisugune lepingute haldamise võimekus.
HRM4Baltics
HRM4Baltics tootes on loodud täiendav lahendus just haridusasutuste keerukale töösuhete ning lepingute haldusele mõeldes. See võimaldab määrata töötajale töösuhte, mis ei sõltu ühest kindlast töölepingust. Ühe töösuhte sees saab hallata eri perioodil kehtivaid töölepinguid, mis võivad järgemööda alata ja lõppeda, kehtida paralleelselt või vaheldumisi võlaõiguslike lepingutega.
Iga töölepingut käsitletakse eraldiseisvana, lähtudes töölepinguseadusest. Nii et töötajate puhkusepäevad, tasu ja parameetrid on alati seotud ühe kindla lepinguga. Töölepingu lõppemisel lähevad lukku kõik selle töölepinguga seotud saldod ja andmed, et need ei segaks teisi kehtivaid või tulevikus sõlmitavaid lepinguid.
Kasutajate töö lihtsustamiseks on HRM4Baltics loodud maksimaalselt automaatseks. Programm tuvastab töötaja lepingute kaardilt hetkel kehtiva lepingu ja määrab automaatselt kannetele ja puudumistele õige lepingunumbri. Personalitöötajal pole seega enam vaja kontrollida ja meeles pidada, mis numbriga leping hetkel sellele või teisel töötajal kehtib. Kontrolli eesmärgil on programmile lisatud funktsionaalsus, mis annab hoiatuse, kui töötajale soovitakse märkida puhkus perioodile, kus tal puudub kehtiv tööleping.
HRM4Baltics lahendust kasutavad paljud juhtivad kaubandus-, tootmis ja teenindusettevõtted. Uus funktsionaalsus on loodud küll haridusasutuste vajaduste ja soovide rahuldamiseks, aga sobib loomulikult kõigile ettevõtetele, kellel on tarvis hallata ühe töösuhte jooksul suuremat hulka eraldiseisvaid töö- ja võlaõiguslikke lepinguid.