Objektide haldus – traditsioonilisest digitaliseeritud äriks

Allikas: Äri-IT Kevad 2025

Autorid: Külli Rebane, BCS Itera ärijuht ja Erol Kunman, BCS Itera ERP konsultant

Teenuseäri võib esmapilgul tunduda lihtne, objektide haldus samuti – haarad lapi ja ämbri, varuosad või kruvikeeraja ning asud hooldama. Tegelikkuses on see aga palju keerukam.

Äri, kus võtmerollis on inimesed, on sageli ettearvamatu ja raskesti planeeritav. Just see ongi üks põhjusi, miks protsesside digitaliseerimine on muutumas (ja paljude jaoks juba muutunud) vältimatuks konkurentsieeliseks.

Edu võti peitub usaldusväärsuses, paindlikkuses, efektiivsuses ning sellest tulenevas hinnakujunduse läbipaistvuses ja kvaliteedis – ning muidugi inimestes. Käsitsi andmesisestus, paberipõhised töövood ja killustatud infosüsteemid aeglustavad tööd ning suurendavad vigade tekkimise riski. Seevastu automatiseeritud andmehaldus, reaalajas jälgitav hooldusinfo ja nutikad lahendused aitavad parandada teenuse kvaliteeti ja tõsta ettevõtte konkurentsivõimet.

Tööstuse suund on selge: tarkade haldusplatvormide, tehisintellekti ja IoT-lahenduste kasutuselevõtt muudab haldusprotsessid järjest tõhusamaks ja ennustatavamaks.

Kõik algab heast majandustarkvarast ehk ERP-ist

Eesti turg muutub järjest konkurentsitihedamaks, mistõttu on oluline leida tööriistu, mis annavad ettevõttele eelise. ERP-süsteem võimaldab koondada kõik ettevõtte protsessid – alates raamatupidamisest ja laovarude haldamisest kuni tööplaanide koostamise ja aruandluseni – ühte süsteemi. Tulemuseks on väiksem eksimisruum ning vähem oletusi, juhuslikkust ja suulist infot. See on eluliselt tähtis ettevõtetele, kes soovivad kasvada ja turul püsida.

Tänapäeval ei peaks keegi tegema käsitööd, mida masinad suudavad teha kiiremini ja täpsemalt. Näiteks ühes ettevõttes, kus värbamine oli igapäevane tegevus, liikus tööle kandideerijate dokumentatsioon paberkandjal nelja erineva töötaja vahel. Igaüks sisestas andmed eraldi süsteemidesse ja tabelitesse, mis põhjustas ajakulu ja vigu. ERP-lahenduse rakendamisel asendati kogu protsess üheainsa sisestusega, see säästis aega ja tagas andmete täpsuse. Sarnaseid edulugusid leidub veel mitmest valdkonnast.

Objektide halduse ERP – mida, kellele ja milleks?

Enamik ERP-lahendusi on universaalsed ja sobivad paljudele ettevõtetele, kuid need ei pruugi arvestada konkreetse ärivaldkonna vajadustega. Microsoft on loonud võimaluse täiendada ERP-süsteemi erimoodulitega, mida arendavad nende partnerid. Näiteks on Dynamics 365 Business Centralile loodud objektide halduse moodul, mis on mõeldud ettevõtetele, kes osutavad teenuseid kindlatel objektidel, näiteks turva-, puhastus-, jäätme- või elektriteenuseid pakkuvatele firmadele. See moodul võimaldab hallata objektikeskseid äriprotsesse terviklikult – alates teenuse osutamisest ja arveldamisest kuni objektipõhise palgaarvestuseni. Kõik oluline info on ühes kohas ja kergesti kättesaadav.

Mis on objektikeskne äri?

Objektikeskse äri puhul on ettevõtte tegevus ja protsessid korraldatud objektide, mitte ainult klientide või lepingute ümber. Objekt on keskne üksus, mille alusel plaanitakse ressursse, koostatakse töögraafikuid, tehakse eelarveid ning arvestatakse materjali- ja tööjõukulusid.

Näiteks koristusfirma, mis hooldab kaht erinevat hotelli, võib ühes neist pakkuda igapäevast ja põhjalikku koristust sama meeskonnaga, samas kui teises toimub koristamine kord nädalas, kuid iga kord erinevalt. Samuti võib turvafirma saada kliendilt erisoovi mitte siseneda aeda, kus liiguvad vabalt ringi peremeest kaitsvad koerad. Kui sellised eripärad on süsteemis kirjas ja nähtavad töötaja telefonis punaste hoiatusmärkidena, on eksimuste ja ebameeldivuste oht oluliselt väiksem.

Objektikeskne ERP-lahendus aitab hallata ja optimeerida teenuste osutamist vastavalt iga objekti eripäradele, muutes töökorralduse lihtsamaks, täpsemaks ja tõhusamaks.

Millist lisaväärtust annab?

Business Centrali objektilahenduse suurim eelis on andmete koondumine ühte süsteemi. Kõik objektiga seotud andmed – finantsinfo, müügiajalugu, eelarved, vara ja personal – on kergesti kättesaadavad ja ühekordselt hallatavad. See toetab igapäevast müügitegevust ja lihtsustab juhtimisotsuseid.

Teine oluline väärtus on arveldusprotsessi automatiseerimine. Lahendus genereerib perioodilisi arveid vastavalt kokkulepitud teenustele ja ootamatult kasutatud materjalidele, vähendades käsitsi tehtavate toimingute hulka ja vigade arvu.

Kolmandaks aitab objektilahendus paremini jälgida ja hallata teenuste osutamiseks vajalikke ressursse – töötajaid, nende oskusi, varustust ja materjale. Objektipõhine töögraafik tagab, et õiged inimesed on õigete seadmetega õigel ajal õiges kohas.

Selline objektikeskne lähenemine annab kliendile kindlustunde, et kõik tellitud tööd saavad tehtud. Ükski kohviplekk ei jää vaibale ja kõik kaablid paigaldatakse õigesti. Töötajad tunnevad end samuti turvaliselt, kuna kokkulepete meelespidamine on tarkvara ülesanne. Korrektsed e-arved jõuavad kliendi ERP-süsteemi õigel ajal, ilma vajaduseta neid üle kontrollida või vaidlustada. Töötajad teavad täpselt, millal ja milliste seadmetega nad peavad objektil olema. Selle tulemusel on kliendid rahulolevamad, töötajad õnnelikumad ja ettevõtte kulud väiksemad.

Jah, mu ettevõttel on seda vaja!

Objektilahenduse kasutuselevõtt ei ole keeruline, kuid eeldab protsesside läbimõtlemist ja vajadusel ka ümberkorraldamist. Kui ettevõtte vajadused ja eesmärgid on selged ning meeskond valmis, on suur samm digitaliseerimise suunas tehtud.

Kokkuvõttes – kliendikogemus on iga äri oluline osa. Kui kliendiandmeid hallatakse tabelites ja e-kirjades, kannatab teeninduse kvaliteet. Käsitsi haldamine toob kaasa infokao, vigased andmed ja kehva oma töötaja kogemuse.

Objektipõhine ERP-lahendus koondab kõik töötajate, tegevuste ja klientide andmed ühele platvormile, andes tervikliku ülevaate kliendisuhtlusest ja võimaldades pakkuda isikupärastatud teenust.