Rahvusvaheline aruannete esitlusstandard IBCS muudab äriraportid selgeks ja loetavaks
Allikas: Äri-IT Kevad 2025
Autor: Mihkel Nugis, BCS Itrera BI konsultantarendaja
Väljakutsest võimaluseks: Kuidas muuta keerulised andmed visuaalselt selgeks ja kergesti mõistetavaks?
Finantsaruanded on raamatupidajate, analüütikute, finants- ja ettevõtte juhtide igapäevatöö osa. Tõhus ja selge andmete esitamine on sageli väljakutse, kuna keerulised tabelid ja diagrammid võivad kiiresti muutuda segaseks. Siin tuleb appi rahvusvaheline aruannete esitlusstandard IBCS (International Business Communication Standards).
Mis on IBCS?
IBCS on reeglite ja soovituste kogum, mis aitab standardiseerida äriaruandeid ja andmete visualiseerimist. Selle eesmärk on muuta aruanded
- selgeks – vältida liigset informatsiooni ning pakkuda lihtsasti mõistetavaid visualiseeringuid;
- ühtseks – kasutada samu sümboleid, värve ja vorminguid, et aruanded oleksid kergesti loetavad ja võrreldavad;
- tõhusaks – esitada andmeid nii, et lugejad saaksid kiiremini teha otsuseid ja tuvastada olulised trendid.
Aruanne vastab IBCS-i nõuetele, kui see järgib seitset reeglit, mis moodustavad akronüümi SUCCESS (n-ö SUCCESS-i valemi):
- SAY ehk sõnumi edastamine: igal aruandel peab olema sõnum, vastasel juhul on see lihtsalt andmekogum. Sõnumi edastamiseks on vaja tutvustada teemat ja esitada sõnumit toetavaid usaldusväärsed andmed.
- UNIFY ehk semantilise notatsiooni rakendamine: ühe ja sama asja tähistajad peaksid ka välja nägema ühte ja sama moodi. See põhimõte kehtib kogu aruande sisu kohta, st ühtlased peaksid olema terminoloogia, mõõdikud, esiletõstud jms.
- CONDENSE ehk informatsiooni tiheduse suurendamine: kogu oluline info peaks olema mahutatud ühele lehele. See eeldab ruumi tõhusat ja läbimõeldud kasutamist ning väikseid, kuid hõlpsasti äratuntavaid elemente.
- CHECK ehk visuaalse terviklikkuse tagamine: informatsioon tuleb esitada kõige tõepärasemal ja arusaadavamal moel, vältida tuleb valesid mõõtkavu, manipuleeritud kujutisi ja eksitavaid visuaale.
- EXPRESS ehk sobiva visualiseerimise valimine: valitud objektid (nt diagrammid, tabelid, pildid) peaksid sõnumi edasi andma koos aluseks olevate faktidega võimalikult intuitiivselt.
- SIMPLIFY ehk liigse keerukuse vältimine: kõik liiga keerulised, üleliigsed, segavad või ainult dekoratiivsed elemendid tuleks eemaldada.
- STRUCTURE ehk sisu organiseerimine: sisul peaks olema loogiline struktuur, selle elemendid peavad olema järjepidevad ja täielikud, ilma kattumusteta.
Miks IBCS?
Finantsvaldkonnas on otsuste tegemine sageli ajakriitiline. Selge ja standardiseeritud aruandlus aitab hoida kokku aega ja vältida valestimõistmisi. IBCS-il on selleks järgmised eelised:
- ajavõit – ühetaoliselt vormistatud aruanded vähendavad vajadust juhendamise ja selgitamise järele;
- parem arusaadavus – käibemäära, kasumimarginaali või kulude võrdlemine erinevate perioodide või ettevõtete vahel muutub lihtsamaks;
- professionaalne kuvand – ühtne ja järjepidev aruannete disain parandab ettevõtte mainet;
- vähem vigu – standardiseeritud kujundus vähendab inimlike vigade tekkimise riski.
Joonis 1. IBCS-i standardile vastab joonisel parempoolne aruanne: neutraalsed toonid ning punane ja roheline värv negatiivsete ja positiivsete muutuste rõhutamiseks (Allikas: https://zebrabi.com/ibcs/).
Kuidas IBCS praktikas toimib?
IBCS soovitab kasutada konkreetseid visualiseerimismeetodeid ja kujunduspõhimõtteid, et muuta aruanded selgeks ja loetavaks. Allpool on toodud mõned näited.
1. Värvid ja mustrid
- Kasutage tugevaid värve ainult tähtsate punktide esitamiseks.
- Positiivsed näitajad võivad olla kuvatud rohelisena, negatiivsed punasena, kuid ülejäänud elemendid peaksid olema neutraalsed.
2. Diagrammid
- Mahtude ja suuruste võrdlemiseks kasutatakse tulpdiagramme.
- Trendide ja ajas muutuvate andmete näitamiseks sobivad joondiagrammid.
- Segaduse vältimiseks kasutage ühe andmekogumi võrdlemiseks ainult ühte diagrammitüüpi.
3. Sümbolid ja ikoonid
- Standardiseeritud sümbolid ja ikoonid aitavad vältida mitmetimõistetavust.
- Nooled: ülespoole suunatud nool tähistab kasvu, allapoole suunatud nool langust.
4. Ühtne ja järjepidev disain
- Sama tüüpi andmete puhul tuleb alati kasutada sama tüpograafiat ja diagrammitüüpi.
- Sama värvikood peaks kehtima kogu aruandlusperioodi jooksul.
Joonis 2. Tulpdiagramm kujutab näidu väärtust kuude lõikes (tegelik väärtus ‘AC’, eelmine aasta ‘PY’, tuleviku väärtus ‘FC’).
Joonis 2. kujutab IBCS-i standardi rakendamise iseloomulikku näidet, kus tegelik väärtus on kujutatud tumeda taustaga, eelmiste perioodide väärtused valge tausta ja musta raamjoonega ning tuleviku oodatavad väärtused viirutatud taustaga tulpadena. Kui võrdlus käiks eelarvega, tuleks IBCS-i soovituse kohaselt kasutada tulpade värvimisel halli tooni.
Aruandeloomise rakendusi on palju. Mõni neist sobib IBCS-i nõuete täitmiseks hästi, mõni teine ei pruugi aga kõiki võimalusi pakkuda. Enamikule aruannete koostajatele tuttav Excel pakub kujundamisel suurt vabadust ja sellega ei tohiks olla keeruline IBCS-i reeglitele vastavat aruannet luua. Populaarsel Power BI rakendusel on samuti lai valik disainivõimalusi, kuid sellega ei saa näiteks kasutada tulpadel viirutatud tausta, mis on IBCS-i soovitus tuleviku väärtuste visualiseerimisel.
Turult leiab palju aruannete rakenduste arendajaid, kelle toodetel on IBCS-i sertifikaat. Kui tahta aruannete loomisel hoida kokku aega, siis on sellised spetsiaalsed rakendused vägagi abiks.
Kokkuvõte
IBCS ei ole pelgalt kujundusreeglite kogum, vaid strateegiline lähenemine, mis muudab aruanded selgemaks ja mõjusamaks. Selle standardi kasutuselevõtt võib oluliselt parandada finantskommunikatsiooni ning aidata vähendada tõlgendamisvigu ja kiirendada otsustusprotsesse. Kui soovite viia oma finantsaruanded uuele tasemele, on IBCS suurepärane valik.
IBCS-i kodulehelt (https://www.ibcs.com/ibcs-standards-1-2/) leiate mahuka ja detailse dokumendi, kus on artiklis käsitletud SUCCESS-i valemi seitse kategooriat täpsemalt koos näidetega lahti kirjutatud.
Kui jääte ise IBCS-i rakendamisega hätta, tuleb BCS Itera pika kogemusega ärianalüüsi meeskond teile soovi korral appi.