HRM4Balticsi põnevad täiendused
Allikas: Äri-IT Kevad 2025
Autor: Triinu Pommer, BCS Itera HRM-valdkonna tootejuht
Personalihalduse ja palgaarvestuse tarkvara HRM4Baltics on loodud vastama kaasaegse töömaailma pidevalt muutuvatele vajadustele.
2024. aastal lisandus tarkvarasse 493 uuendust – 107 rohkem kui aasta varem! Arenduste hulgas on 103 uut lahendust ning 386 suuremat või väiksemat täiendust, muudatust ja parandust.
HRM4Balticsi versiooniuuenduste kokkuvõtte on üleval toote kodulehel aadressil www.hrm4baltics.com.
Toome siinkohal välja olulisemad täiendused, mis võiksid pakkuda lisaväärtust paljudele meie klientidele.
Aruandlus
Andmepõhine aruandlus Statistikaametile
HRM4Balticsi lahenduse uusim X-tee liides tagab mugava andmevahetuse Statistikaametiga ning vabastab kasutajad käsitsi palga ja tööjõuga seonduvate andmevormide täitmisest. Andmepõhine aruandlus võimaldab edastada Statistikaametile varasemate koondandmete asemel palju detailsemad ja vajalike klassifikaatoritega täiendatud andmed, mille alusel koostatakse vajalik aruandlus. Kui vastav seadistus on olemas, saab andmed liidese kaudu edastada vaid ühe nupuvajutusega. Lahenduse kasutamiseks on vajalik X-tee turvaserver.
Personalihaldus
Ametikohapõhine automaatne tervisekontrollikaardi loomine
Uue töötaja kaardi loomisel saab nüüd automaatselt luua ka tervisekontrollikaardi. Seadistus on ametikohapõhine – kui ametikohale on lisatud vastav marker, ei ole sellel ametikohal töötajatele enam vaja tervisekontrollikaarte käsitsi luua.
Otsetee puudumise või palgakande lisamiseks
Töötajakaardil on nüüd otseteed puudumiste ja palgakannete kiireks sisestamiseks.
Palgateatise uus kujundus
Lisaks HRM4Balticsi tavapärasele palgateatisele saab lahenduses kasutada nüüd ka uue kujundusega teatist, kus on kõik tasud esitatud ühes tulbas ning on loobutud arvestatud ja kinnipeetud summade eristamisest. Võimalik on kasutada ka värve.
Teavituskirjade uued mallid
Teavituskirjade mallid on lahenduse uuendatud versioonis visuaalselt selgemad ja paremini struktureeritud. Kui varasemalt sai seadistuses kirjeldada teavituskirja sisu vaid ühe reaga, siis nüüd on võimalik kasutada erinevaid kirjamalle. Võimalik on kasutada ka muutujaid.
CV Online’i liides
Mitu täiendust on saanud ka HRM4Balticsi värbamiste lahendus. Olulisem neist on CV Online’i portaali liides, mis võimaldab kandidaatide CV-d pärida CV Onlinest otse HRM4Balticsi värbamiste lahendusse.
Aadressivälja abimees
Töötajakaardi aadressivälja mugavamaks täitmiseks on võimalik kasutusele võtta aadressivälja abimees. Aadressivälja täites pakutakse automaatselt võimalikke aadressivariante, mida valides täituvad teised aadressiga seotud väljad automaatselt. Kuna lahendus tugineb RTE paketi aadressivälja otsingu funktsionaalsusele, on selle kasutuselevõtmiseks vajalik RTE paketi olemasolu.
Palgaarvestus
Lepingugrupid
Lepingugruppide funktsionaalsus võimaldab eelnevalt seadistada lepingugrupid, mida saab hiljem töötaja lepingureal valida. Lepingugrupiga saab siduda erinevad töötasuliigid koos dimensioonidega, nii et lepingugrupi lisamisel pannakse töötaja lepingureale automaatselt ka vastava lepingugrupiga seotud töötasuliigid. Funktsionaalsus võimaldab lepingugrupi tasude muutmisel uuendada automaatselt kõikide töötajate tasusid.
Tööajaarvestus
Tööajatabeli reeglid ja konfliktid
Täienduse on saanud ka tööajatabeli konflikti vaade, mis kontrollib nüüdsest ka töötaja passiivsuse ja töösuhte kehtivuse infot. Kui märkida töötajale tööaeg ajale, mil ta on passiivne või töölt lahkunud, kuvatakse tööajatabelis konflikt.
Uue funktsionaalsusena saab tööajatabelis seadistada reeglid üle- ja alatundide planeerimisele. Võimalik on määrata ka üle- või alatundide lubatud protsent. Kui töötajal on tööaega planeerides üle- või alatunde rohkem, kui tingimustes lubatud, ei ole juhil võimalik ööajaplaani kinnitada.
Mitme vahetuse kuvamine
Funktsionaalsus võimaldab tööajatabelisse kuvada töötajale juba teistest tööajatabelitest planeeritud tööaega ja vahetusi. Teiste tööajatabelite vahetused kuvatakse väiksemas kirjas joone all, et need ei segaks tööaja sisestajal tabeli täitmist.
Nooltega liikumine
Lisandus kauaoodatud täiendus, mis võimaldab uue visuaaliga tööajatabelis liikuda mugavalt igas suunas klaviatuurinoolte abil.
Vabade päevade sisestamine
Mugavamaks on muutunud ka tööajatabelisse vaba päeva soovide sisestamine. Enam ei pea seda tegema eraldi menüünupu alt, vaid soovitud päevad on võimalik tööajatabelisse märkida otse, kasutades tähist X.
Kuuvahetusele jäävate töötundide registreerimine
Ettevõtetes, kus töötatakse graafiku alusel, tekib sageli olukord, kus kuu viimase päeva vahetuse tunnid võivad jääda osaliselt nii praegusesse kui ka järgmisesse kuusse. Kui varasemalt registreeriti need tunnid alati tööaja alguse kuusse, siis nüüdsest on võimalik valida, kas need tunnid registreeritakse alguse või lõpu kuusse.
Iseteenindus
Lahkumisavaldus iseteeninduses
Masstaotluste funktsionaalsusele on lisandunud juurde uus liik, mis võimaldab iseteenindusportaali kaudu esitada lahkumisavaldust.
Palgaanalüüsi taotlus
Palgaanalüüsi taotluse funktsioon võimaldab saata HRM4Balticsi lahendusse seadistatud palgaanalüüsi vaateid, mida saab iseteenindusportaalis kinnitada. Kui ettevõttes on juhtidel tavaks enne töötasu väljamaksmist kõik maksmisele minevad tasud üle vaadata ja kinnitada, siis koondpalgalehe analüüsi kinnitamisele saatmine annab neile selleks just mugava võimaluse. Kuna kasutaja saab palgaanalüüse seadistada, võib kinnitamiseks saata mistahes soovitud vaateid.
Masstaotlused said allkirjakasti
Ettevõtetes, kus kõikidel töötajatel ei ole ligipääsu iseteenindusportaalile ning töötajate eest haldab iseteenindusportaali tegevusi ja taotluste esitamist juht, annab allkirjakast hea võimaluse töötajapoolse kinnituse lisamiseks. Allkirjakasti on võimalik lisada masstaotlustele liigipõhiselt ning sellele on võimalik määrata kontroll, et taotlusel oleks alati olemas ka allkiri. Lahendus annab juhile hea võimaluse taotluse edastamisel võtta oma töötajalt kirjalik kinnitus.
Puhkusetaotluse kinnitusring puudumise liigi alusel
Nüüd on võimalik luua kasvõi igale puudumise liigile oma kinnitusring.
Kinnitaja rollist sõltuv teavituskiri
Kinnitusringi kinnitajatele saab seadistada erineva sisuga meilimallid. See on vajalik näiteks siis, kui juhised, mis edastatakse juhile ja töötajale kinnitusmeilis, ei ole samad.
Mitmekordse kinnitamise vähendamine
Kinnitusringide lahendus on saanud juurde täiendusi, mis muudavad protsessi kiiremaks ja mugavamaks ning vähendavad topeltkinnitamisi.
Kui puhkusetaotluse kinnitusringis täidab üks ja sama isik kahte rolli (näiteks asendaja on samal ajal ka juht), on võimalik lisada seadistus, mis muudab ühekordsel kinnitamisel mõlemad read kinnitatuks.
Samasuguse täienduse on saanud ka sündmuste ja kuluaruannete lahendus, kus isikult ei nõuta enam kinnitust, kui taotluse kinnitajaks on määratud sama isik, kes taotluse esitab.
Varad
Varade üleandmine ja vastuvõtmine
2024. aastal uuendati põhjalikult HRM4Balticsi varade haldust. Varade üleandmine ja vastuvõtmine on nüüdseks täielikult digitaliseeritud ja üleandmisakte ei ole enam vaja paberil allkirjastada. Varade väljastamist on võimalik algatada nii Business Centrali põhivara moodulist kui ka HRM4Balticsi väikevarade alt. Vastutava töötaja valimisel suunatakse vara antud töötajale iseteenindusportaali kinnitamisele, kus töötaja saab vara vastuvõtmist kas kinnitada või selle vajaduse korral tagasi lükata.
Varade arvele võtmine ja üleandmine
Lisaks varade üleandmise kinnitamisele on vara halduril võimalik hallata kogu varadega seonduvat protsessi. Algatada saab nii arvele võtmise, töötajale väljastamise kui ka ühelt töötajalt teisele üleandmise. Vara saab saata ka hooldusesse. Vastavalt toimingule muutub vara seisund. Kõigile tegevustele on võimalik seadistada kinnitusringid.
Varade inventuur ja varade mahakandmine
Vara halduril on võimalik otse lahendusest algatada varade inventuur. Selleks tuleb valida varad, mida soovitakse inventeerida, ning alustada protsessi. Inventuuri käigus saadetakse kõikidele isikutele, kes on määratud teatud varade eest vastutavaks, iseteenindusportaali taotlus. Töötaja saab iseteeninduse kaudu kinnitada, kas vara on tema käes või kas see on kadunud või katki läinud. Vananenud, kadunud või purunenud vara on soovi korral võimalik maha kanda.