Kuidas optimeerida ettevõtte protsesse ja saavutada äriline edu Business Centraliga

Allikas: Äri-IT Kevad 2025

Autor: Terje Võrk, BCS Itera tootmise konsultant

Ettevõtte juhtkonna jaoks on oluline mõista, et muudatuste edukus ei seisne ainult uue tehnoloogia rakendamises, vaid ka töötajate valmisolekus ja suutlikkuses sellega kaasa minna.

Protsesside ülevaatamise tähtsus

Millal viimati vaatasite üle oma ettevõtte igapäevaseid protsesse? Sageli jäävad pikaajalised tööviisid muutmata, kuigi majandustarkvara, näiteks Business Central, aitaks tõhustada ettevõtte tegevusi, kui võtta kasutusele juba standardis olevad erinevad funktsionaalsused. Protsesside analüüs ja optimeerimine ei tähenda ainult probleemide lahendamist. See on võimalus muuta ettevõtte töö sujuvamaks, läbipaistvamaks ja atraktiivsemaks nii töötajatele kui ka juhtidele.

Vaadates üle oma laoprotsesse, võib leida mitu parenduskohta. Näiteks võimaldab avatud aluse (ingl open bin) funktsioon lao töötajatel vältida iga väikese detaili eraldi komplekteerimist. Selle asemel saab tootmistööline võtta vajaliku hulga kulumaterjali otse, samal ajal kui mahakandmine toimub automaatselt vastavalt kooslusele (BOMile).

Käsiskännerite kasutuselevõtt vähendab vajadust laodokumentide printimiseks, säästes nii aega kui ka ressursse. Varude haldamise selguse ja parema ülevaate saavutamiseks võib lao jagada erinevateks tsoonideks, näiteks tootmise, toormaterjali ja valmiskaupade aladeks, ning kasutada sobivaid laodokumente, nagu laolähetus ja laonoppimine.

Tugev partnerlus – eduka projekti võti

Iga protsesside optimeerimine algab hetkeolukorra kaardistamisest. Hiljutine projekt tõestas selgelt, kui oluline on põhjalikult mõista ettevõtte igapäevast toimimist. Koos kliendiga kaardistasime nende protsessid nii Business Centralis kui ka väljaspool seda, luues tervikliku ülevaate „as-is“ olukorrast. See võimaldas tuvastada nii tugevusi kui ka kitsaskohti, suunates tähelepanu valdkondadele, kus arengupotentsiaal on suurim.

Kui otsustatakse kaasata partnerfirma konsultant, on ülioluline, et ta osaleks süvitsi igas protsessis. Mida paremini ta mõistab ettevõtte igapäevatööd, seda täpsemalt saab ta pakkuda praktilisi ja tõhusaid lahendusi. Hästi toimiv partnerlus aitab tuvastada valdkonnad, kus tarkvara suudab anda suurima efektiivsuse kasvu.

Tihe koostöö konsultandiga võimaldab märgata ka väikeseid, kuid olulisi detaile, mis võivad pinnapealse vaate puhul jääda tähelepanuta. Süvitsi minek tagab, et muudatused pole pelgalt tehnilised täiustused, vaid toetavad nii ettevõtte strateegilisi eesmärke kui ka igapäevaseid tööprotsesse.

Keskendumine suurele pildile ja paindlik kohanemine

Projektide käigus tekib sageli hulgaliselt ideid ja soove, kuid edu võti on suuna hoidmine. Selleks on kasulik kaardistada ka „to-be“ protsess ehk soovitud tulevikulahendus. Meie kogemus näitab, et liigne detailidesse süüvimine või iga väikese erandi lahendamine võib hajutada ressursse. Selle asemel tasub aeg-ajalt samm tagasi astuda ja küsida: mis on selle muudatuse tegelik väärtus?

Näiteks uue kauba loomise protsessi saab oluliselt kiirendada, kui luua kaubagruppide kaupa standardiseeritud kaubamallid. Need sisaldavad juba eeltäidetud baasandmeid, mis lihtsustavad ja kiirendavad uute kaupade lisamist. Kui tegu on tootega, millel on palju variatsioone, aitab konfiguraatori lisamoodul luua kiiresti uusi kaubakooslusi (BOM). Need lahendused ei säästa mitte ainult aega, vaid vähendavad ka vigade tekkimise riski.

Protsesside optimeerimine on dünaamiline protsess – alguses kavandatud lahendused ei pruugi alati praktikas toimida. Seetõttu katsetasime projekti käigus erinevaid seadistusi ja jälgisime nende mõju. Kui mõni lahendus osutus ootamatult keerukaks või ei andnud soovitud tulemusi, ei kartnud me suunda muuta. Peatusime, analüüsisime olukorda ja kohandasime lähenemist. Paindlikkus ja julgus teha muudatusi või loobuda ebaefektiivsetest tegevustest on edu võti.

Uute protsesside kujundamisel kiputakse sageli keskenduma tootmise ja lao efektiivsusele, kuid sama oluline on tagada, et finantskanded jääksid korrektseks ja läbipaistvaks. Isegi kui tegevused ei ole otseselt seotud finantskannetega, näiteks laotegevused, tekivad nendest siiski kanded, mis peavad sisaldama finantsanalüüsiks olulisi andmeid. Need andmed on vajalikud, et tagada täpsed ja usaldusväärsed finantsaruanded ning toetada ettevõtte strateegilisi eesmärke. Lisaks on oluline, et kontserni andmevajadused oleksid arvestatud ja toetatud.

Töötajate kaasamine – muudatuste eduka rakendamise võti

Protsesside muutmine kulgeb märksa sujuvamalt, kui töötajad, kes hakkavad neid iga päev kasutama, on kaasatud juba algusest peale. Kui otsuseid tehakse ainult juhtkonna tasandil, võivad olulised detailid jääda tähelepanuta, mõjutades otseselt töövoogu. Töötajate kaasamine aitab neil paremini mõista muudatuste eesmärki ja suurendab nende valmisolekut uusi lahendusi omaks võtta. Samuti on see võtmetähtsusega, et vältida vastuseisu ja tõsta kasutajate rahulolu.

Näiteks ühe kliendiga koostööd tehes kavandasime uute laotegevuste kasutuselevõttu, mida ettevõttes varem polnud. Eesmärk oli rakendada need tegevused käsiskännerite kaudu, kuid alustasime teadlikult lihtsamalt – töötajad tegid esmalt protsessi läbi Business Centralis. See andis neile võimaluse uute töövõtetega harjuda ja need oma igapäevatöösse integreerida. Alles siis, kui uus protsess oli sujuvalt toimima hakanud ja töötajad sellega kohanenud, võtsime kasutusele mugavuslahenduse, nagu käsiskännerid. Selline järkjärguline lähenemine aitab vältida ülekoormust ning tagab, et muudatused võetakse vastu ladusamalt ja tõhusamalt.

Ettevõtte juhtkonna jaoks on oluline mõista, et muudatuste edukus ei seisne ainult uue tehnoloogia rakendamises, vaid ka töötajate valmisolekus ja suutlikkuses sellega kaasa minna. Kui muudatusi viiakse ellu õiges tempos ja töötajad on kaasatud juba algfaasis, vähenevad riskid ja suureneb juurutamise edukus.

Terviklik lähenemine – rohkem kui lihtsalt paberil plaan

Protsesside analüüs ja optimeerimine ei ole pelgalt teoreetiline harjutus – see on reaalne võimalus suurendada ettevõtte efektiivsust, parandada läbipaistvust ja muuta töökeskkond atraktiivsemaks. Kuigi Business Central pakub selleks võimsaid tööriistu, sõltub edu eelkõige läbimõeldud strateegiast, selgest fookusest ja professionaalsest toest.

BCS Itera kogenud konsultantidena oleme valmis teid sellel teekonnal toetama – tuvastame kitsaskohti, planeerime muudatusi ja viime ellu lahendusi, mis loovad reaalset väärtust. Kasutage meie teadmisi ja kogemusi ning viige oma ettevõtte töö uuele tasemele – sujuvamaks, efektiivsemaks ja tulevikukindlamaks!

Võtke meiega ühendust juba täna, et alustada oma ettevõtte tõhustamise teekonda!