Töötajate iseteenindusportaal, mis räägib neljas keeles ja tunneb eri maade tööseadusandlust
Allikas: Äri-IT Kevad 2022
Autor: Birgit-Kai Kiuru, BCS Itera HRM konsultant
Paljudes ettevõtetes toimub üllataval kombel näiteks puhkuseavalduste esitamine ikka veel e-kirja teel või lausa paberil. See on päris suur ajakulu. Kui aga virtuaalmeeskonnad tegutsevad nii Eestis, Lätis kui ka Leedus, on personaliandmete haldus veelgi nüansirohkem ja keerukam. BCS Iteral on siin lihtne lahendus välja pakkuda.
Kui ettevõtte jaoks on Eesti turg väikseks jäänud ning laienetakse Lätti ja Leetu, puutuvad juhid kokku kohaliku töökultuuri, tööõiguse ning palgaarvestuse eripäradega. Palga- ja personaliarvestuseks vajalike alusandmete kogumiseks on digilahendusi vähe või ei sobi need mingil põhjusel konkreetsele ettevõttele. Näiteks ei saa lahendust kasutada kõigis vastavates keeltes või tekivad digipädevuse ja tööstiiliga seotud probleemid.
Kuidas valida töötajate iseteenindusportaali, kui sellele on seatud rida tingimusi? Esiteks peab see olema lihtsasti kasutatav ka vähese digioskuse korral, lisaks peab see olema nii eesti, läti, leedu kui ka inglise keeles ning tagatipuks arvestama iga riigi palgaarvestuse, personalihalduse ning sõltuvalt ettevõttest ka maatriksjuhtimise eripäradega.
Ühine iseteenindusportaal üle terve Baltikumi
BCS Itera koostoopartneril Elva Balticsil on valminud iseteenindusportaal. Seda saab kasutada kolmes riigis eraldiseisva portaalina, aga suurema efekti tagab liidestus personalihalduse- ja palgaprogrammidega. BCS Itera palgalahendusega HRM4Baltics on baasliides loodud ning meie klientidel ei ole tarvis portaali kasutuselevõtuks suuri lisainvesteeringuid teha. Samuti on portaaliga liidestatud meie Läti ja Leedu partnerite palgaprogrammid. Iseteenindusportaal pole muidugi vaid puhkuseavalduste esitamiseks, seal on ka palju muid võimalusi, nt isiklike andmete muutmine, puhkusesaldo vaatamine, tööandja kompensatsioonipaketti kuuluvate lisahüvede taotlemine, tööajagraafik, kolleegide kontaktid ja sünnipäevad, ettevõtte uudised jpm.
Infoliikumise parandamine virtuaalmeeskondades
Virtuaalmeeskondadel, kes teevad tööd üksteisest kaugel või lausa eri riikides, on kommunikatsiooni tagamine ning tiimitunde hoidmine paras väljakutse. Tiimiliikmed kohtuvad näost näkku harva ja seetõttu on nad ka sotsiaalses mõttes üksteisest eemal. E-kirjadest või vestluskeskkonnast info leidmine ei ole kuigi tõhus tegevus.
Iseteenindusportaal on abiks just sellises olukorras, kus juht on Eestis, meeskonnaliikmed Lätis ja Leedus, aga ühe isiku puudumisega peavad kõik kursis olema ning lisaks tuleb Läti tiimiliikmel ametlikult asendada Leedu kolleegi. Arvestama peab ka iga riigi seadusandlusega (nt mitu päeva lapsepuhkust saavad töötajad riigiti võtta) ning kokkuvõttes peavad need andmed jõudma palgaarvestajateni nii, et neil ei oleks vaja infot uuesti sisestada. Portaal katab kõiki neid vajadusi.
Iseteenindusportaal põlvkonniti
Märksõnad on efektiivsus, korrektsus, ajavõit ja mobiilsus. Portaal on loodud nii, et selle kasutamine on intuitiivne ning nõuab kasutajatelt vaid elementaarseid digioskusi, mis on enamasti olemas ka pensioniikka jõudnud beebibuumeritel. Aastal 2022. moodustab suurema osa tööjõulisest elanikkonnast põlvkond, kes on kogu tööelu kasutanud arvutit ja nutitelefoni ning kellel ei ole portaali kasutamisega raskusi.
Portaali saab rakendada ka tootmisettevõtetes, kus inimesed ei tee tööd arvuti taga, sest iseteenindusportaali põhilahendust saab kasutada ka nutitelefonis või tootmissaali üldkasutatavas arvutis. Eriti noorematele inimestele on oluline, et töö käigus tehtu loob väärtust, ja kui sellise rutiinse tegevuse jaoks nagu puhkuseavalduse esitamine või puhkusesaldo vaatamine suunatakse nad pastakat haarama, samu andmeid korduvalt sisestama või personalispetsialisti vastust ootama, siis ei aita see kaasa tööandja konkurentsis püsimisele.
Moodsad digilahendused on üks osa töötaja kogemusest
Tööandjad teavad, et häid töötajaid on raske leida, kuid veel raskem on neid enda juures hoida. Seega ei tasu teha nii, et inimesed peavad kulutama oma aega ebatõhusa tegevuse peale. Töötajad tahavad oma andmeid näha siis, kui neil tekib selleks vajadus, ja just selles kohas, kus nad parajasti tööd teevad, kusjuures selleks ei taheta kulutada enamat kui vaid mõni hetk.
Kokkuvõtteks
Iseteenindusportaal pole ammu enam midagi sellist, mida peaks kasutama vaid kontoritöös ettevõttes, kus ametis nooremapoolsed töötajad. See on keskkond, mis võimaldab eri riikide töötajate andmete haldust korraldada ühiste põhimõtete alusel ning jätab töötajatele rohkem aega tööks, milleks nad tegelikult värvati. Lisaks lihtsustab iseteenindusportaal tunduvalt juhtide, personalitöötajate ja palgaarvestajate tööd, kes tahavad ju samuti eelkõige tegutseda mõttestatult. Kokkuhoitud aeg ja närvirakud on seda kõike väärt!
Kui küsite, miks pole HRM4Baltics võimalik kasutada palgaarvestuseks Lätis ja Leedus, miks peab sealseid kohalikke palgaprogramme kasutama, siis saame öelda, et oleme asunud selles suunas tegutsema ja saame varsti sellegi kohta uudiseid edastada.
Näited iseteenindusportaali võimalustest ja erinevate funktsionaalsuste esitamisest
