Varude täiendamine

Varude automaatse täiendamise lahendus LS Retail Replenishment on abivahend ettevõtte ostjatele. Funktsionaalsuse kasutamine vähendab oluliselt ostuosakonna töötajate koormust ning muudab ostuprotsessi kiiremaks ja efektiivsemaks.

Kellele

Varude automaatse täiendamise lahendus on eelkõige mõeldud järgmistele ettevõtetele:

• Ettevõtte põhiliseks tegevusalaks on jae- või hulgikaubandus, kus kiire ostude planeerimine ja täpne varude haldamine on edu aluseks.
• Ettevõte on korraldanud oma ostuptotsessi ühel järgneval viisil:

a)       Ost toimub kesklattu ning sealt edasi jaotatakse kaubad kauplustesse. Vastavalt kaupluste ladude vajadusele koostatakse varude täiendamise funktsionaalsusega ostutellimus kesklattu ja siseliikumisdokumendid kaupluste ladudesse. Kauba saabumisel saab kesklaost kohe alustada kaupade lähetamist.

b)       Ostutellimused tehakse otse kauplustesse ja keskladu ei ole. Sel juhul loob funktsionaalsus ostutellimused otse kaupluste ladudesse.  

• Ostu ja varusid hallatakse tsentraalselt, s.t. sellega tegelevad ostjad peakontoris.
• Firma jaoks on oluline, et kaup oleks õigel ajal õiges kohas.
• Ettevõte soovib ise seadistada erinevaid varude täiendamise reegleid ning olla varude planeerimisel võimalikult paindlik.
• Vaja on ostjate töökoormust vähendada ning võimalikult palju nende tööd automatiseerida.

Kasu

• Ostuprotsess kiireneb ja see on selgemini hallatav ning seetõttu on kaubad on õigel ajal õiges kohas.
• Väheneb kulu kaupade ladustamisele, kuna sisseost toimub vastavalt reaalsele vajadusele ning ei teki olukordi, kus kaupa on liiga palju sisse ostetud.
• Ostjate töö muutub efektiivsemaks:

a)       Varude täiendamise funktsionaalsus arvestab kaupluste laoseise automaatselt, ostjad ei pea aruannete põhjal kaupade vajadusi jälgima.  

b)       Väheneb aeganõudev käsitöö, kuna ostu- ja siseliikumisdokumendid luuakse ERP lahendusse automaatselt. Kasutajad ei pea neid enam käsitsi ükshaaval koostama ja lattu edastama.

• Oluliselt vähenevad olukorrad, kus kaup saab laost otsa ning selle tõttu kannatab müük. Eriti oluline on see kampaaniate jälgimise juures.

Võimalused

Lahenduse võlu seisneb selles, et funktsionaalsus arvutab automaatselt eeldefineeritud reeglite alusel välja, kui palju kaupa on kesklattu või kaupluse ladudesse vaja hankijatelt täiendavalt juurde osta. Samas pakutakse välja, kui palju kaupu on oleks vaja ettevõttesiseselt kesklaost kaupluste ladudesse saata. Peale süsteemi poolt välja arvutatud koguste ülevaatamist (vajadusel koguste korrigeerimist) ja töölehe kinnitamist luuakse Navisionis automaatselt ostutellimused kesklattu või siseliikumisdokumendid kesklaost kauplustesse.  

Varude täiendamise tegevused käivitatakse peakontoris, kuhu on info kaupluste laoseisude kohta tsentraalselt koondatud. Juurdetellitavate koguste väljaarvutamiseks on võimalik kasutada erinevaid meetodeid, kuid samas jääb ostjatel alati võimalus automaatselt arvutatud kaubakoguseid ise korrigeerida. Koguste arvutamiseks on neli meetodit:   

• Keskmine müük – tellitava koguse arvutamise aluseks võetakse päeva keskmine müük seadistatud perioodis.
• Eeldatav müük – kasutakse uute kaupade puhul, millele määratakse eeldatav päevane müügikogus ning selle põhjal pakutakse välja soovituslikud ostukogused.
• Laotasemed – klassikaline meetod, kus arvestatakse lao min-max koguseid ehk kui kauba laoseis läheb alla seadistatud piiri, siis pakutakse ostmiseks välja maksimumtaseme saavutamiseks vajalik kogus. 
• Üks ühele – soovituslikud ostukogused pakutakse välja täpselt vastavalt müüdud kogusele, nt kui müüakse kaks püksirihma, siis süsteem pakub ostetavaks koguseks ka kaks rihma.   

Eelnevalt mainitud meetodid ehk varude täiendamise reeglid määratakse kaupadele ostjate poolt. Seadistused võivad olla kauba-, tooterühma- või kaubakategooria põhised. Näiteks kui kaup lisatakse tooterühma Telerid, siis omistatakse sellele automaatselt käesolevale tooterühmale eelnevalt määratud varude täiendamise reeglid. Kasutaja ei pea enam kaubapõhiselt hakkama seadistust tegema.

Samas on ostutellimuste automaatse koostamise puhul toetatud variant, kus eri piirkondades asuvatesse kauplustesse ostetakse kaupu erinevatelt hankijatelt. Sel juhul tehakse varude automaatse täiendamise seadistus kauba ja kaupluse lao põhiselt ning sama kauba ostutellimused tehakse ettevõttes tervikuna erinevate hankijate lõikes.

Varem loodud, kuid siiani tarnimata ostutellimusi võetakse varude planeerimisel ja soovituslike tellimiskoguste väljapakkumisel arvesse. Seeläbi on välistatud  topeltkoguste tellimine.